如何精簡紙質檔案

經常進行紙檔案的精簡工作十分重要，因為紙檔案不斷增加會占據辦公室太多的空間，如果不作適當的控制就會給工作帶來很大的不便。普遍公司會采取以下措施：1.使用懸掛式文件夾和檔案袋懸掛式檔案系統不僅使文件井然有序，而且還可以有效地使用空間。在檔案柜上加金屬架。如果你的檔案不能裝進懸掛式文件夾或檔案袋，你可以購置一些能插進檔案抽屜的金屬架。懸掛式文件夾和檔案袋存放非常方便，懸掛式文件夾既可以當導引卡和文件夾用，還可以當分隔器用。不要使用太多的懸掛式文件夾。在一個抽屜上使用太多的懸掛式文件夾不會節(jié)約空間，一打這樣的文件夾要占去3英寸的地方，這就要占據更多的放抽屜的空間，你還不如不要這樣，為懸掛式文件夾裝上一個金屬架就可以。使用懸掛式檔案袋。懸掛式檔案袋可以井然有序地存放單個文件夾，與懸掛式文件夾不同的是，它可以自由擴展，資料決不會壓在其他文件夾下面或者掉到抽屜下面的地板上，文件夾固定在一個地方，決不會掉下來或相互壓著。2.使用專用文件夾如果有必要把重要資料暫時轉移到另外一個地方，使用帶扣子或帶子的專用文件夾以確保里面資料的安全。3.使用抽屜分隔裝置在文件抽屜中，你可以使用輕便的抽屜分隔裝置來代替笨重的一大堆材料。分隔裝置牢固的底座可以使文件夾立起來而不會滑落，它還可以調節(jié)，可以隨需要加寬或弄窄。4.清除雜志和占地方的小冊子把舊雜志、舊冊子和其他印刷材料清理出去。期刊被感興趣的人閱讀過后，應該用現刊替代它們。如果有必要保留過時的印刷品，你可以把它放在不太顯眼的地方。同時，必須保存的資料要盡量放得緊湊一些。長條型的小冊子只需要占據文件夾的一小部分地方，因此應該在文件夾中放兩排或者三排。夾起來或裝訂好的印刷品必須放得均勻，你可以調整一下文件夾內的資料：邊上多出來的部分一半朝文件夾的右邊，一半朝文件夾的左邊。5.清除復制品把復制品清理出去，它們一般是備忘錄、信件、毛條校樣的復印件、出版信件和報告的翻印件和小冊子的相同版本。只保留必需的書信或報告的復印件，盡可能壓縮和集中檔案材料，避免重疊現象。如果你的老板有份完整的檔案，你再為他保存一份復制檔案和一份后續(xù)檔案，結果你可能事倍功半。除非你計劃把多余的小冊子和報告分發(fā)下去，不然不要保留相同的材料。許多秘書一般為辦公室保留3份，其余的送進公司的儲存室。6.清除剪報和照片的厚背襯必須保留的照片和剪報需要妥善保管，不能遺失或撕壞?？墒褂帽”骋r或透明膠布。7.清除不常使用、尺寸特殊的資料把尺寸特殊又占地方的材料清理出去，如模型、磁帶，把它們放在合適的地方，在正式檔案中加一張相互參照目錄卡就可以了。為了節(jié)省空間，把那些不能銷毀但不常使用的信件、文件和記錄放在貯藏室。不要保留標準調查表和通函的回條，但如果回條代表新的客戶和銷售，就在銷毀回復函之前把里面的姓名和地址補充進郵寄名單。但是無論紙張檔案您再怎么處理，還會浪費更多時間，效率依然低，名易文件管理系統系統，解決您一切檔案管理問題，提高效率，功能強大，容易安裝，可以免費下載使用！