隨著技術(shù)的不斷進步，企業(yè)建設(shè)不斷提出更高的需求,這就要求我們不斷總結(jié)經(jīng)驗,使用更為先進的技術(shù)開發(fā)出成熟實用的系統(tǒng)。文章主要闡述了辦公的功能需求，以及對系統(tǒng)平臺的要求，以及如何選擇辦公自動化產(chǎn)品提出了建議。定制開發(fā)和購買現(xiàn)有成熟產(chǎn)品可以滿足不同企業(yè)辦公自動化建設(shè)的需求，企業(yè)可以更具自己的實際情況選擇適合自己的辦公自動化系統(tǒng)。、

　　建設(shè)一個合適的辦公自動化平臺，在其上建立適應辦公自動化需求的,功能強大的、應用開發(fā)容易的、方便管理的、易于維護的、界面友好的各種應用，是企業(yè)辦公信息系統(tǒng)成功的關(guān)鍵。系統(tǒng)設(shè)計應充分考慮到企業(yè)目前及今后幾年的業(yè)務發(fā)展需要，使系統(tǒng)在實施后具有較高的使用價值和較長的生命周期，系統(tǒng)實施后，應從各方面提高企業(yè)的信息共享、信息傳遞、信息管理的效率。

　　一、企業(yè)辦公自動化業(yè)務需求分析

　　1、企業(yè)現(xiàn)狀分析

　　對于地方企業(yè)而言，由于企業(yè)自身信息化基礎(chǔ)比較薄弱，計算機軟、硬件配置較差，員工的素質(zhì)也參差不齊，其經(jīng)濟實力并不雄厚，和決策者對辦公自動化認識還不足，主要表現(xiàn)在以下幾個方面:

　　首先，認為辦公自動化即是利用現(xiàn)有的先進設(shè)備和技術(shù)，將原來的手工模式轉(zhuǎn)為電子模式而已，把企業(yè)的辦公自動化與桌面如:office等混為一潭，針對現(xiàn)在工作人員的日常工作，而不愿增加這方面的投入，而制約了企業(yè)信息系統(tǒng)的建設(shè)。

　　其次，企業(yè)在運作過程中，重視通過優(yōu)化業(yè)務過程的效率來提高生產(chǎn)效率、提高資金使用效率、加強對財、物管理的ERP、SCM、等系統(tǒng)，而忽視通過優(yōu)化管理過程來提高企業(yè)的日常辦公與決策效率、提高企業(yè)反應速度、決策能力、加強管理過程規(guī)范性的企業(yè)辦公自動化系統(tǒng)。

　　還有部分企業(yè)決策者為了節(jié)約資金，購買成型的通用辦公自動化軟件，甚至使用免費的辦公自動化軟件，但通用的辦公自動化軟件與企業(yè)的實際運作有所差異，系統(tǒng)維護方面是一大難題，系統(tǒng)運行狀態(tài)及數(shù)據(jù)有極大的安全隱患。

　　與此同時，企業(yè)為了適應信息革命的要求，提高自身的競爭力，建立符合企業(yè)特色的辦公自動化信息系統(tǒng)時在必行。

　　2、企業(yè)知識和經(jīng)驗的共享與轉(zhuǎn)移

　　對企業(yè)來說，其作用己經(jīng)越來越重要了。如何將企業(yè)員工頭腦中的知識和經(jīng)驗盡快和盡可能地保留在公司的知識庫中，提供多種形式的共享和轉(zhuǎn)移，轉(zhuǎn)化為企業(yè)的智力資源，這對于企業(yè)來說將是至關(guān)重要的。

　　3、協(xié)同辦公

　　企業(yè)普遍存在著部門內(nèi)和部門間的信息溝通和共享方面的問題，需要一個信息交流和溝通平臺。在企業(yè)的運作過程中，存在大量的文檔需要在不同的人員和部門間簽核流轉(zhuǎn)，特別是那些管理水平比較高、嚴格按照質(zhì)量認證體系執(zhí)行的企業(yè)更是如此。

　　4、方便的消息提醒機制

　　系統(tǒng)通過整合電子郵件系統(tǒng)和即時通訊系統(tǒng)為用戶提供電子郵件、手機短信和即時消息服務。電子郵件的整合方式為單點登錄、統(tǒng)一用戶管理、WebMail;即時通訊服務的整合方式為單點登錄、統(tǒng)一用戶管理、服務隨系統(tǒng)啟動。并通過電子郵件和即時通訊系統(tǒng)的數(shù)據(jù)接口實現(xiàn)系統(tǒng)中待辦事宜、催辦督辦、公告通知等的郵件、即時消息、短信提醒。

　　5、日常辦公系統(tǒng)化

　　一般在企業(yè)辦公自動化系統(tǒng)中均包括了企業(yè)日常行政辦公的常用流程，有效的信息資源利用機制和整合信息的系統(tǒng)，如信息發(fā)布、會議管理、工作計劃、會議室預定、出差申請、管理、財務報銷、文件流程等，以幫助企業(yè)提高日常辦公的效率。

　　二、系統(tǒng)應用平臺分析

　　整個系統(tǒng)應通過將各類電子文檔(如:Word文檔、各種電子表格、圖形、音視頻、圖像等)、文檔數(shù)據(jù)庫和關(guān)系型數(shù)據(jù)庫的有效結(jié)合，融合先進的辦公思想、工作流機制，實現(xiàn)協(xié)同工作和知識管理。在進行協(xié)同辦公平臺設(shè)計時，必須首先考慮與管理局整體信息化建設(shè)工作的關(guān)系，從整體出發(fā)，以長遠的考慮進行全面規(guī)劃，分布實施。對于協(xié)同辦公平臺，不能簡單的利用現(xiàn)成的產(chǎn)品生搬硬套，應根據(jù)工作的特點和管理局的特殊要求進行具體的分析，使協(xié)同辦公平臺能夠適合工作的具體要求和工作特點。同時，協(xié)同辦公平臺將成為管理局日常辦公和內(nèi)部信息查詢的統(tǒng)一界面，為全體用戶提供真正的現(xiàn)代化辦公環(huán)境。

　　1、穩(wěn)定性原則

　　平臺具有較高的穩(wěn)定性，采用先進的多層結(jié)構(gòu)設(shè)計方法，提高協(xié)同辦公系統(tǒng)的業(yè)務邏輯處理和響應速率，支持多用戶、大批量任務的并發(fā)。為系統(tǒng)內(nèi)所有應用及用戶提供服務，在主機平臺之上是基于管理局內(nèi)網(wǎng)的網(wǎng)絡平臺，主機平臺與網(wǎng)絡平臺共同組成了支持系統(tǒng)運行的硬件平臺。在硬件平臺之上是由數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)、數(shù)據(jù)倉庫系統(tǒng)、群件系統(tǒng)組成的數(shù)據(jù)機制，其中關(guān)系型數(shù)據(jù)庫主要負責管理其他業(yè)務等關(guān)系型數(shù)據(jù)，文檔型數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)可管理非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)，彌補關(guān)系型數(shù)據(jù)庫的數(shù)據(jù)管理缺陷等。

　　2、方便部署

　　支持上層應用所需的各種處理機制，完全支持Web應用，使得用戶的訪問更加容易，提高信息傳遞效率，為上層應用提供必要的功能模塊，使應用可以建立在更高的層面上，提高系統(tǒng)的可靠性和可擴展性。建立一個能夠適應長遠業(yè)務要求和數(shù)據(jù)管理要求的系統(tǒng)平臺規(guī)劃是系統(tǒng)不斷發(fā)展的基石，好的系統(tǒng)平臺可以促進應用系統(tǒng)的完善，適應應用系統(tǒng)的發(fā)展要求。由于BS(瀏覽器服務器)模式的系統(tǒng)在安裝、使用和維護上簡單易行，普通客戶端只要裝有瀏覽器就能使用，實現(xiàn)客戶端的零安裝，便于系統(tǒng)的安裝和升級。

　　3、應用管理

　　客戶操作具體任務和活動的管理模塊，負責工作流任務表中任務的分發(fā)管理?？梢詫⒁粋€工作流管理系統(tǒng)中的器提供給客戶;同時，也可以針對多個工作流產(chǎn)品或者是多個應用系統(tǒng)產(chǎn)品，編寫通用的任務管理器，進行系統(tǒng)的集成。

　　4、安全管理

　　安全管理提供用戶權(quán)限、系統(tǒng)定時斷開、數(shù)據(jù)訪問安全等策略和機制。根據(jù)用戶權(quán)限，過濾應用和信息，控制用戶對系統(tǒng)的訪問。系統(tǒng)定時斷開功能就保證在一定時間內(nèi)，用戶在沒有操作的情況下，自動斷開用戶端與服務端的連接，幫助用戶起到自動保護功能。數(shù)據(jù)訪問安全可根據(jù)業(yè)務流程、表單和表單域、信息、字段等訪問權(quán)限設(shè)置，控制用戶的訪問。

　　5、方便的

　　根據(jù)用戶的權(quán)限進行個性化定義，形成面對最終用戶的個人辦公管理界面。對于眾多的信息類型和管理系統(tǒng)，個人辦公平臺將提供一個統(tǒng)一的系統(tǒng)進入界面和信息查詢界面，以個性化形式顯示，使用戶可以通過一個界面完成所有日常辦公工作和信息檢索工作，同時保持個人辦公平臺與信息平臺和系統(tǒng)平臺的相對無關(guān)性。