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協(xié)同OA辦公系統(tǒng)的知識管理應(yīng)用解決方案
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協(xié)同OA的應(yīng)用解決方案XX實業(yè)集團關(guān)鍵需求闡述作為公司最大財富的知識，沒有得到積累、共享和利用，并且隨著人員流動而喪失。我們需要從不同的地方收集信息：打電話，找文件，等待他人幫助，接收電子郵件和備忘錄。但是，這種信息獲取方式取決于個人能力，以及他人是否愿意提供?？傊?，獲取信息的效率太低。現(xiàn)在，很多公司致力于使用群組和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)實現(xiàn)對數(shù)據(jù)庫的快速、便捷的訪問---但信息仍然需要被復制，企業(yè)仍然需要維護不同的數(shù)據(jù)庫。知識管理的目的是對文件的存放、閱讀和查找進行有效的組織與控制；并提供快捷的檢索工具。主要包括：知識管理、、、知識文檔權(quán)限管理、制度規(guī)范管理。辦公OA建立企業(yè)規(guī)模的文檔管理機制，將目前主要由員工個人維護管理的文檔，集中在部門、公司一級進行管理，在這個基礎(chǔ)上實現(xiàn)文檔在企業(yè)范圍內(nèi)的共享和傳遞。層次化管理各種文檔，如參考檔案管理的模型和思路，將各種文檔分門別類進行層次化的目錄管理，以及使用關(guān)鍵字或全文索引，方便員工檢索和查閱文檔。實現(xiàn)對文檔處理周期的管理，包括文檔的撰寫、審閱、批準、發(fā)布、存檔等各個環(huán)節(jié)。對文檔進行版本控制，保證員工所訪問的是最新和有效的文檔。協(xié)同實現(xiàn)文檔處理過程的工作流自動化，如自動發(fā)送審批請求、自動催辦等。更有效地進行安全性控制，在加強制定和實施組織檔保密制度的同時，也同時以信息技術(shù)的手段對各種文檔實行分層次、分級別的權(quán)限管理，通過系統(tǒng)日志等手段對重要文檔的使用情況進行監(jiān)督管理。考慮到資料的長期積累后的有效利用，需要有更多的知識分享與利用的途徑。名易可以分為不同的欄目進行管理；有相互關(guān)聯(lián)的知識文檔可以建立必要的聯(lián)系方式并能通過相關(guān)查找手段找到；不同的角色對知識文檔有不同的操作權(quán)限；提供較強大的搜索功能，可以支持內(nèi)容關(guān)鍵字的查詢，以便知識的快速查找和索取；軟件的工作流自動歸檔在工作流中流轉(zhuǎn)的文件(原件)可直接歸檔到知識管理模塊中已預先指定的檔案夾中，無需人工處理。實施知識管理要關(guān)注人、流程和技術(shù)三個方面的內(nèi)容：從人的角度上講，要從管理上不斷培育知識共享的文化，建立知識的評估與激勵系統(tǒng)，設(shè)立專門的知識管理組織，如在研發(fā)部門設(shè)立知識管理組織。從流程的角度上講，要將知識管理的理念融入到日常業(yè)務(wù)的流程中，通過日常業(yè)務(wù)的運作過程，記錄和保留XX實業(yè)集團的知識，提高知識的共享程度。從技術(shù)角度上講，建立專家知識功能、內(nèi)容管理功能、門戶與搜索功能。知識管理子系統(tǒng)主要分為綜合信息、信息收集和發(fā)布平臺、XX實業(yè)集團社區(qū)和在線幫助三部分。名易OA軟件需求應(yīng)用實現(xiàn)方案幫助建立統(tǒng)一的知識庫企業(yè)中的資料、知識、文件一般都各自存放在部門內(nèi)或具體人員內(nèi)，而通過名易OA軟件的解決方案可建立統(tǒng)一的知識庫，集合各個部門、各個崗位、各個人員上的工作資料和知識，并充分進行分享利用。在此首先需要按照不同的類型建立對應(yīng)的知識類型進行歸類：知識文檔的積累知識管理最大的難點也是起點第一步就是知識的有效積累，名易OA軟件的知識管理解決方案通過在日常業(yè)務(wù)工作和溝通中幫助企業(yè)自動積累知識，包括單個知識文檔的手動建立、在日常流程運轉(zhuǎn)過程中的自動積累、內(nèi)部溝通協(xié)作過程中的自動積累、計劃日程安排時形成的知識文檔積累、內(nèi)外部郵件來往溝通的自動積累、與異構(gòu)系統(tǒng)的文件交換的知識積累、以及隱性知識的轉(zhuǎn)換積累。知識文檔的有效利用系統(tǒng)自動記錄每篇總結(jié)文檔的訪問量和評價情況。系統(tǒng)可以自行設(shè)置計劃總結(jié)周期及計劃總結(jié)文檔的多級訪問控制?？偨Y(jié)模板設(shè)置：在系統(tǒng)的知識文檔庫中建立總結(jié)模板，可以將常用總結(jié)通過配置來實現(xiàn)總結(jié)模板化。總結(jié)模板分為：年，半年，季度，月，周等五種模板?？蓪δ０迕Q、總結(jié)周期、可使用人員、模板維護人員、默認閱讀權(quán)限、默認審批流程、總結(jié)模板、總結(jié)說明、計劃模板、計劃說明、是否需要考評等進行設(shè)置。點評推薦：通過文檔的設(shè)置打分，專家或用戶可以對已發(fā)布的總結(jié)進行評論，另外在文檔上可直接新建工作流程，實現(xiàn)知識的推薦。具有推薦權(quán)限的人員可以將發(fā)布后的總結(jié)文檔推薦給他人，作為借鑒的工作素材，推薦方式可以是推薦到本模塊推薦欄、新聞系統(tǒng)、個人。對歷史工作經(jīng)驗的積累進行分析與篩選需求描述：案例管理是積累、沉淀企業(yè)知識、經(jīng)驗與智慧的場所，輔助新員工在較短的時間內(nèi)熟悉本崗位的工作，是知識管理的重要環(huán)節(jié)。員工通過工作分析，把工作的方法、經(jīng)驗、技巧等整理成案例，作為企業(yè)知識積累下來，使企業(yè)其他員工能夠通過閱讀案例，盡快地學習知識、熟悉工作、解決問題、完成工作，并減少不必要的重復思維和勞動。
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