來源:北京軟件開發(fā)公司

國際市場的開放，需求的多樣化發(fā)展，企業(yè)對軟件提出了新的要求，中小企業(yè)相對于大型企業(yè)來說，在管理和執(zhí)行上有著天然的靈活性和可調(diào)整性，免費管理系統(tǒng)軟件的主要提供商們也開始開發(fā)專門產(chǎn)品服務(wù)于中小企業(yè)用戶，使其產(chǎn)品應(yīng)用實施更為方便、適應(yīng)性更強。例如，將“全球企業(yè)系統(tǒng)”軟件小型化用于中小企業(yè)就是一個很有效的方案。

　　本文介紹了中小企業(yè)成功實施免費進銷存管理系統(tǒng)的一個成功案例。在本案例中，實施對象是歐洲的一家設(shè)計、制造、安裝實驗室設(shè)備的專業(yè)企業(yè)。其生產(chǎn)廠分別設(shè)在英國和荷蘭，可按客戶指標要求提供設(shè)計、制造、系統(tǒng)安裝的全套服務(wù)。該企業(yè)員工為120人，年產(chǎn)值1000萬英鎊。

　　設(shè)在荷蘭鹿特丹的工廠幾年前采用了BAAN軟件，近期又將軟件的版本從以前的TRITON2升級為BAANIV。設(shè)在英國的工廠決定效仿其兄弟廠，也采用BAANIV免費進銷存管理系統(tǒng)。

　　實施目標

在此次實施新免費進銷存管理系統(tǒng)之前，根據(jù)近期的經(jīng)營現(xiàn)狀，總經(jīng)理已經(jīng)使用KANBAN系統(tǒng)對英國工廠的生產(chǎn)過程進行了全面重組，同時努力減少了的數(shù)量，加強了與供應(yīng)商之間的合作關(guān)系。接下來，又加強了業(yè)務(wù)IT系統(tǒng)的安全防護，以求公司的業(yè)務(wù)活動能夠適應(yīng)21世紀的發(fā)展要求。上述一系列的重大變革表明公司打破了前任們遺留下來的不合適的經(jīng)營管理體系。為在整個公司集團內(nèi)建立一套統(tǒng)一的新運行系統(tǒng)，公司集團決定，在英國的工廠中也像荷蘭工廠一樣實施BAANIV免費進銷存管理系統(tǒng)。

　　總經(jīng)理希望在英國工廠中實施BAANIV系統(tǒng)要采取比荷蘭工廠更簡化的實施程序，并且要將新的計算機系統(tǒng)與現(xiàn)有的KANBAN生產(chǎn)控制系統(tǒng)有效集成。他的觀點是，任何生產(chǎn)與銷售程序復(fù)雜的產(chǎn)品都要出自一套基礎(chǔ)的標準單元。雖然生產(chǎn)過程復(fù)雜，但過程控制必須簡便易行。

　　在實施免費進銷存管理系統(tǒng)的項目中，從用戶方來說，總經(jīng)理所起的作用就是要理清并努力簡化公司的業(yè)務(wù)流程，同時確定BAAN系統(tǒng)的應(yīng)用范圍；從實施咨詢方來說，其主要任務(wù)就是要認真考慮這些業(yè)務(wù)要求，并使BAAN系統(tǒng)能夠以簡便的方式滿足這些要求。因此，為使免費進銷存管理系統(tǒng)有效實施，雙方都必須要充分考慮自己的任務(wù)和工作特點，共同創(chuàng)造出對企業(yè)最有效的解決方案，同時解決好實施免費進銷存管理系統(tǒng)給員工、業(yè)務(wù)過程所帶來的影響。

　　實施BAANIV系統(tǒng)的目的就是要滿足企業(yè)主要的業(yè)務(wù)需求，并在一些關(guān)鍵的業(yè)務(wù)領(lǐng)域內(nèi)起到比現(xiàn)有系統(tǒng)更為顯著的促進效果。

　　實施方法論

BAAN系統(tǒng)中的“動態(tài)企業(yè)建?！蹦K用于繪制企業(yè)的主要業(yè)務(wù)流程圖，包括客戶流程、供應(yīng)商流程、資金流程、數(shù)據(jù)庫流程。它里面的“工業(yè)基準模型”是整個項目實施的起點。該模型明確定義了特定工業(yè)企業(yè)類型中的典型業(yè)務(wù)流程，劃分了免費進銷存管理系統(tǒng)項目實施階段，并解釋了在每一個業(yè)務(wù)流程中如何實施BAAN系統(tǒng)以滿足實施企業(yè)需求。項目實施階段劃分如下：

　　階段0——確定BAAN系統(tǒng)中該企業(yè)用不上的某些功能，并將它們排除在實施項目之外；

　　階段1——實施系統(tǒng)的基本功能；

　　階段2——進一步實施系統(tǒng)的其它功能；

　　階段3——為企業(yè)的每個功能領(lǐng)域創(chuàng)建相應(yīng)的用戶界面。

　　使用基于用戶界面的工作流可使用戶看不到BAAN系統(tǒng)中未啟用的功能。對于系統(tǒng)使用者的培訓(xùn)通過用戶界面模型來進行。培訓(xùn)的內(nèi)容直接針對為每個用戶提供的相關(guān)解決方案而不是講解免費進銷存管理系統(tǒng)的一般功能。“動態(tài)企業(yè)建?！钡闹饕饔檬欠奖憧旖莸貏?chuàng)建用戶模型，并使使用者對系統(tǒng)一目了然。

　　經(jīng)項目實施小組認真研究，最終確定了實施階段1的系統(tǒng)模型。由于該模型具有動態(tài)特性，因此，它可以隨著企業(yè)應(yīng)用經(jīng)驗的豐富以及業(yè)務(wù)需求的變化，進行相應(yīng)的調(diào)整。

實施過程

為保證項目實施的成功，項目實施小組考察了鹿特丹工廠相關(guān)應(yīng)用系統(tǒng)的情況及企業(yè)的業(yè)務(wù)現(xiàn)狀，于1998年春完成了實施方法的調(diào)研。該項目實施計劃初步定于1999年12月完成。實施工作于1998年9月開始，首先力爭于1999年1月1日起開始運行新的BAAN資金管理系統(tǒng)。

　　到1998年年底，項目實施很順利，尤其是產(chǎn)品編碼系統(tǒng)的成功建立，使得實施小組決定將系統(tǒng)基本功能的實施提前至1999年夏季業(yè)務(wù)高峰期來臨前完成，從而使企業(yè)能夠盡快從新系統(tǒng)中獲益。

　　1999年1月1日，資金系統(tǒng)開始啟用。此后，實施小組在數(shù)據(jù)庫建立及使用者培訓(xùn)方面進行了積極認真的工作；1999年3月，制定了系統(tǒng)其它功能的實施計劃，并于3月1日起開始實施系統(tǒng)中有關(guān)采購、客戶議價、銷售定單管理以及生產(chǎn)管理等基本功能。項目實施過程進入階段1，共歷時7個月。

　　1999年秋，項目進行到實施階段2，在這一階段的主要工作任務(wù)包括對當前系統(tǒng)流程的回顧考察、制定業(yè)務(wù)發(fā)展計劃以及擴展系統(tǒng)管理報告的內(nèi)容等。

　　成功之處

整個項目實施比最初的計劃提前完成，并且控制在預(yù)算之內(nèi)。實施過程共花去不足100個咨詢?nèi)?。在主程序未做較大改動的情況下，BAAN軟件包很好地滿足了中小型企業(yè)當前的業(yè)務(wù)需求，并且所交付系統(tǒng)可以隨著企業(yè)的發(fā)展而不斷實現(xiàn)功能的有效擴展，以適應(yīng)新的業(yè)務(wù)需求。

　　目前，免費進銷存管理系統(tǒng)的開發(fā)商們正在努力擴展其產(chǎn)品的功能范圍，以盡可能滿足市場各方面的需求。在中小企業(yè)中實施免費進銷存管理系統(tǒng)的關(guān)鍵是要首先制定實施目標，確定所需的免費進銷存管理系統(tǒng)的主要功能。就當前情況來看，免費進銷存管理系統(tǒng)的很多功能都是適用于多名員工同時從事多項業(yè)務(wù)的大型企業(yè)，而對于往往是一人多用的中小企業(yè)來說并不適用。

　　對于一個成功的實施項目，決定刪去哪些實施內(nèi)容也同樣重要。對于BAAN系統(tǒng)，動態(tài)企業(yè)建模方法可使咨詢方能根據(jù)需要迅速縮小免費進銷存管理系統(tǒng)的功能范圍，并為實施企業(yè)建立適合他們的企業(yè)模型。

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