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項目綜合管理：ERP系統(tǒng)實施與項目管理

項目的實施涉及管理職能的各個組成部分，必然會引起不同程度上的管理重組。在項目實施過程中，原有管理模式和管理系統(tǒng)的正常運轉(zhuǎn)必然受到影響。耗資巨大，以百萬美元為單位，如果項目實施不當，不僅造成經(jīng)濟上的遺失，而且會給企業(yè)協(xié)經(jīng)營帶來嚴重的破壞，甚至導(dǎo)致崩潰。作為典型的高風險項目，ERP系統(tǒng)實施必須進行嚴格的項目管理。
　　
　　一．需求確認
　　
　　對于ERP項目來說需求確認是致關(guān)重要的。如果需求一開始就不明確，系統(tǒng)將面臨不斷的變動，導(dǎo)致工期滯后，成本倍增，并最終導(dǎo)致項目失敗。任何一個需求分析上的錯誤，都將在以后的項目工作中付出50－200倍的代價。需求確認是一個無止境的過程，只有對用戶的要求有了一個非常清晰穩(wěn)定的了解，才算完成了。需求確認的難點在于它不是簡單記錄客戶的要求，而是協(xié)助客戶共同找出什么才是他們最終想要的。應(yīng)用以下系統(tǒng)的需求開發(fā)程序，可以提高需求確認的效率和質(zhì)量：
　　
　　1．分析現(xiàn)有的管理模式和系統(tǒng)；
　　
　　2．初步了解用戶的需求；
　　
　　3.建立簡易的交互式用戶接口樣本；
　　
　　4．改進用戶樣本直至客戶滿意；
　　
　　5．編制簽署需求文件；
　　
　　6．將用戶接口樣本和需求文件歸入項目檔案；
　　
　　需求確認階段的主要成果是：
　　
　?。保p方確認的客戶接口樣本；
　　
　　2．雙方簽署的需求文件；
　　
　　二．項目計劃和控制
　　
　　計劃和控制是項目管理的核心組成部分。每一個成功的項目都必然有周密的項目計劃。一個好的項目計劃提供了項目的全景描述，是項目資助者、決策小組和項目團隊全面了解項目內(nèi)容的最好工具。項目計劃本身具有穩(wěn)定性和約束性，是實施項目控制的最有力標準和依據(jù)。計劃可能隨著項目深入而更新，但是任何計劃上的改動都必須經(jīng)過嚴格系統(tǒng)的變動控制程序。項目計劃和控制部分主要包括：成本和時間預(yù)算、變動管理、風險管理、和里程碑計劃。
　　
　　成本和時間預(yù)算
　　
　　國外系統(tǒng)開發(fā)項目的經(jīng)驗是遵循一套標準化的成本和時間預(yù)算程序。這樣做的好處是可以避免少數(shù)人操縱預(yù)算，另一方面一旦項目資助者同意了采用的預(yù)算程序，就更容易接受預(yù)算結(jié)果，減少了許多爭執(zhí)。在進行成本預(yù)算和時間估計時要注意以下幾點：
　　
　　1．由熟悉項目的專業(yè)人員進行相關(guān)估計。
　　
　　這樣即保證了時間和成本預(yù)算結(jié)果的精確性，又有利于鼓勵士氣和預(yù)算計劃的貫徹執(zhí)行。
　　
　　2．計算所有明顯和不明顯的活動的時間。
　　
　　容易被忽視的活動可能包括：交流、展示、決策、等待、檢查問題、修正問題、團隊協(xié)調(diào)、接受培訓(xùn)、休假和病假等。
　　
　　3．選擇好的預(yù)算軟件。
　　
　　商用預(yù)算軟件可以根據(jù)項目類型和規(guī)模提供工作細目、資源狀況和詳細的日程安排。好的軟件預(yù)算程序還允許利用過去完成的項目資料來更正預(yù)算結(jié)果。同預(yù)算程序本身一樣，預(yù)算軟件也是避免爭議、規(guī)范化管理的工具。
　　
　　4．在主要項目階段末尾重新評估預(yù)算。
　　
　　有效的系統(tǒng)開發(fā)計劃要在每一個重要的項目完成點之后修訂預(yù)算結(jié)果。項目團隊利用更新的預(yù)算制訂下一個完成點的目標，以便更精確地追蹤項目進展。
　　
　　5．不要任意壓縮項目預(yù)算
　　
　　制訂預(yù)算計劃的最大的困難不是技術(shù)方面，而是來自項目資助者的壓力。開發(fā)人員必須說服項目資助者任意壓縮成本和時間預(yù)算的后果，同時提出在成本、時間和功能上平衡的建議。
　　
　　變動管理
　　
　　變動管理是將項目從立項到完成的每一階段成果和文件記錄歸檔，對上述文件的任何變動都要經(jīng)過系統(tǒng)的變動管理程序。變動管理的大致過程包括：
　　
　　1．工作成果在歸檔之前可以任意變動；
　　
　　2．工作成果提交技術(shù)檢查，宣告完成；
　　
　　3．完成的工作成果提交決策小組備案；
　　
　　4．提出變動提案；
　　
　　5．將提案交由受到變動影響的人員檢查；
　　
　　6．相關(guān)人員評估變動在其工作范圍的利弊；
　　
　　7．由決策小組綜合各方面的評估，決定接受、否決或延后處理。
　　
　　實行變動管理可以使項目免于不必要的變動。另外，每一階段的工作成果都要經(jīng)過檢查、認可后備案，有效地剔除了為趕進度而未達標的產(chǎn)品，大大提高了產(chǎn)品的質(zhì)量。

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