許多企業(yè)從領(lǐng)導(dǎo)層開始，就已經(jīng)認(rèn)識到實現(xiàn)信息化的必要性和重要性。但是，僅有想法是不夠的，企業(yè)必須在觀念上、人員配備上、管理制度上去適應(yīng)，并徹底拋棄用手工操作的思維使用管理軟件。

一、怎樣開始應(yīng)用軟件

1．先培養(yǎng)軟件系統(tǒng)管理員。企業(yè)需要開展信息化管理，首先要在軟件提供商的協(xié)助下培養(yǎng)自己的系統(tǒng)管理員，由熟悉整個軟件系統(tǒng)的管理員來指導(dǎo)或培訓(xùn)企業(yè)內(nèi)部的其他操作員。畢竟，軟件提供商很難做到隨時隨地培訓(xùn)企業(yè)的每一個新操作員，況且企業(yè)的人員流動也日趨頻繁。而且，從成本效益的角度出發(fā)，這也是不可取的。
2．理解自己的商品。進銷存軟件主要是管理庫存和銷售業(yè)務(wù)的，而其中主要的數(shù)據(jù)處理其實都是對商品的流動進行管理，因此，對商品的理解和定義直接關(guān)系到進銷存軟件是否適用，關(guān)系到軟件的數(shù)據(jù)處理、查詢統(tǒng)計的效率。
每個行業(yè)經(jīng)營的商品都各有特點，這就需要確定各商品的惟一性，老的做法是給商品一個惟一的編碼，之后就隨便或無序地為商品命名，常常將商品的品名、規(guī)格等因素混在一起?？茖W(xué)的做法是根據(jù)商品學(xué)的原理，將區(qū)分商品的因素分為類別、品名、規(guī)格及計量單位。以五金行業(yè)為例：可以先將商品分為手用工具、電動工具等大類別，然后，在手用工具上分出“起子”，在“起子”下面分出“十字上海產(chǎn)10?！敝愖鳛橐?guī)格，單位為“把”。如此一來，即使商品數(shù)量過萬，分出來的類別也不過十來種，分出來的品名也不過幾百種，做到化繁為簡。有的行業(yè)還要加上顏色(如服裝業(yè))、或者加上批號(例如藥品和食品)，通過電腦程序有序地選擇輸入。例如：先輸入類別，然后在該類別下選品名，然后在該品名下選規(guī)格、單位。再也不用局限于用惟一編碼作為主要的輸入手段。
采用科學(xué)的商品管理方法最大的好處體現(xiàn)在下面兩點：一是企業(yè)的員工很容易學(xué)會操作，不用記憶大量的商品及編碼，這就可以避免企業(yè)對某些員工的依賴，減少培訓(xùn)的費用及周期；二是企業(yè)管理者可以自己操作軟件、方便地查看自己想要的任何資料及統(tǒng)計數(shù)據(jù)(只須懂得中文輸入而無須記憶繁多的商品編碼)。
3．業(yè)務(wù)邏輯的確立。所謂業(yè)務(wù)邏輯，也就是企業(yè)基本的業(yè)務(wù)流程及處理方法。在使用軟件進行管理之前，企業(yè)必須分析自己的業(yè)務(wù)邏輯，然后找出如何將軟件用于業(yè)務(wù)邏輯的方法。有些企業(yè)看重銷售，有的企業(yè)看重庫存，而大多數(shù)的企業(yè)主更關(guān)心的是應(yīng)收應(yīng)付款，每個企業(yè)在自己的業(yè)務(wù)上都各有特色。期望有一套適合每個企業(yè)的軟件，顯然是不現(xiàn)實的，因此，企業(yè)在決定使用某個進銷存軟件前，一定要考察軟件是否適合自己的業(yè)務(wù)邏輯、是否具備自己看重的功能，等等。試用是最基本的方法，另一個更好的方法是將自己的業(yè)務(wù)邏輯整理出來，然后向軟件提供商咨詢。有條件的，可以讓軟件提供商按照您公司的業(yè)務(wù)邏輯提出一個軟件解決方案。
4.提高數(shù)據(jù)處理的效率。有些軟件規(guī)定了操作者的操作流程，例如必須按照采購、入庫、銷售流程依次進行，必須先有庫存才能填銷售單等等，規(guī)范有余、效率不足。在一個小企業(yè)里，往往一個人做幾個崗位的事，操作這類軟件時，需要在功能里進進出出，步驟繁多。這時就需要選擇既可規(guī)范、又能夠靈活處理的進銷存軟件。
5．為每個操作員登記檔案。操作進銷存軟件時，都會涉及到要輸入操作員、經(jīng)手人、送貨人等信息，因此就要先將操作員及員工的基本檔案輸入數(shù)據(jù)庫中。

二、物流要以倉庫為中心

1．商品的流動性。商品從那里流到您公司，然后又從您公司流到消費者手中，每個環(huán)節(jié)都涉及到商品的存放地——倉庫。因此，數(shù)據(jù)處理時，每一條數(shù)據(jù)都需要注明該商品現(xiàn)在位于哪個倉庫。在進行數(shù)據(jù)查詢時，也需要明確要查哪個倉庫的數(shù)據(jù)。
2．倉庫、鋪面與業(yè)務(wù)員。在整個物流處理過程中，倉庫、商品、部門、業(yè)務(wù)員、代銷商、分支機構(gòu)等等，都可以看成為公司的一個倉庫。當(dāng)商品入庫，就記在該倉庫的賬上，當(dāng)商品從一個倉庫調(diào)撥到另一個倉庫，就減少一個倉庫的庫存而增加另一個倉庫的庫存。當(dāng)業(yè)務(wù)員領(lǐng)取要推銷的商品時，同樣做轉(zhuǎn)倉處理，當(dāng)某個商店或業(yè)務(wù)員發(fā)生銷售時，就在該商店或業(yè)務(wù)員名下登記銷售。這種方法可以清晰地管理好商品的流動，方便地統(tǒng)計各個倉庫、商品或業(yè)務(wù)員的商品庫存及銷售情況。
3．大倉庫概念。通過把倉庫、商店、業(yè)務(wù)員及分銷商等同為倉庫，就可以做到隨時了解企業(yè)全部倉庫的庫存及商品流動的情況。某些軟件甚至可以將某幾個倉庫的庫存及銷售放在一個表格里進行分析。
4．隨時了解商品的流動過程。進銷存軟件大多提供進銷存流水賬，作用是記錄每種商品的入庫、出庫、銷售、退貨等每個過程，通過查閱流水賬，可以快速查出商品流通中的漏洞。

三、軟件適應(yīng)業(yè)務(wù)與業(yè)務(wù)適應(yīng)軟件

1．手工時代方法的優(yōu)劣。大多數(shù)企業(yè)都是從手工操作開始的，總是根據(jù)各種客觀問題來不斷修正自己的操作方法，有時難免用到一些不規(guī)范的操作方法(例如只有出庫沒有入庫，或者以銷售代入庫等)。雖然能解決一些問題，但會使問題積重難返，一段時期后，留給企業(yè)的是一盤難于理清楚的糊涂賬。
因此，使用電腦管理后，首先需要改變的是盡量改掉不規(guī)范的手工習(xí)慣，接受以科學(xué)的流程處理業(yè)務(wù)和數(shù)據(jù)的方法，才可能借助電腦管理，最后呈給經(jīng)營者一本清晰易查的賬。
2．業(yè)務(wù)與軟件規(guī)程的相互促進適應(yīng)。一味地要求軟件適應(yīng)業(yè)務(wù)，軟件就會淪為手工操作的工具，起不到促進企業(yè)管理規(guī)范化的功效。另一方面，如果過于強調(diào)讓業(yè)務(wù)全盤適應(yīng)軟件，也存在問題：如果選用一個僵化的、流程過于復(fù)雜的管理軟件，則使人變成了電腦的奴隸，這也是企業(yè)應(yīng)用進銷存軟件需要注意的重點。
很多操作員常常會抱怨用了軟件之后，工作更繁瑣了。我們要辯證地看待這種抱怨：有些是規(guī)范化必須的，當(dāng)然要求操作員不能偷懶，該輸入的資料一定要輸入；有些是使用的軟件操作規(guī)程與企業(yè)的業(yè)務(wù)邏輯確實相去甚遠(yuǎn)，那就要考慮更換軟件了。

四、價格體系的確定

1．平均進價。平均進價關(guān)系到經(jīng)營毛利的分析和掌握，在手工時代，出于方便計算或管理，常用到先進先出、后進先出、簡單加權(quán)平均等方法來核定商品的平均進價，這些方法都無法準(zhǔn)確科學(xué)地計算商品的平均進價。而現(xiàn)代計算機的應(yīng)用，使移動加權(quán)平均法得到了很好的應(yīng)用，目前有些軟件能提供多種方法供用戶選擇。
2.銷售價格。目前大多數(shù)企業(yè)普遍使用價格折扣、價格議定，根據(jù)客戶一次或多次購進商品的批量而制定價格或折扣等靈活的方式，不一而足。所以，就碰到軟件是否適合企業(yè)的價格體系問題。進銷存軟件必須能迅速提供給操作員至少這樣的服務(wù)：隨時提供某個商品的標(biāo)準(zhǔn)售價、平均進價、早期的進價、最近的進價、賣給某個客戶的最近價格或最近折扣、某個供應(yīng)商最近一次的供貨價格等等，而且這一切可以在操作員著手開一張送貨單或者接受客戶的電話咨詢時能迅速地查詢出來。
3．銷售退貨價格。由于在商品銷售時已經(jīng)實現(xiàn)了銷售毛利，當(dāng)發(fā)生銷售退貨，如何決定退貨價格時，企業(yè)各有規(guī)定，但無論使用何種方案，企業(yè)自己必須清楚：如果按銷售原價作為退貨入庫價格，將會影響該商品的平均進價，這相當(dāng)于承認(rèn)了該筆銷售產(chǎn)生的毛利，而將這個已經(jīng)不存在的毛利(因為已退貨了)攤到還沒有銷售的商品中，在今后的銷售中實現(xiàn)。如果按進價來作為退貨價格，則雖然商品的平均進價沒變，但會出現(xiàn)虛假的銷售毛利(也是因為退貨了)。

五、操作權(quán)限的規(guī)劃

1．操作員的權(quán)限。為了規(guī)范化操作，企業(yè)在應(yīng)用管理軟件時，一般都需要對操作員的權(quán)限進行規(guī)劃。進銷存軟件必須提供靈活有效的操作員權(quán)限管理機制，目前最優(yōu)的方案是可以規(guī)劃到每個操作員具體在每個功能里面可不可以輸入數(shù)據(jù)、可不可以打印、可不可以修改。因此，操作員權(quán)限的規(guī)劃關(guān)系到數(shù)據(jù)的安全與合理。
企業(yè)在熟悉了軟件的各個功能的使用之后，就可以由超級用戶來規(guī)劃每個操作員的權(quán)限。
2.關(guān)于超級用戶。所謂超級用戶是指得到企業(yè)管理者充分信任，在軟件系統(tǒng)里有最高操作權(quán)限的操作員。通常一個超級用戶可以操作軟件系統(tǒng)的一些較敏感的功能，例如數(shù)據(jù)初始化、給操作員分配權(quán)限、數(shù)據(jù)備份、數(shù)據(jù)導(dǎo)入導(dǎo)出等等。

六、在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下協(xié)同作業(yè)

1．網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的規(guī)劃。設(shè)有分公司、專賣店等分支機構(gòu)的中大型公司，客觀上有組建廣域網(wǎng)的需求，以便提高管理的效率以及網(wǎng)絡(luò)的效率。但目前組建廣域網(wǎng)存在組建和運營費用高、許多分支機構(gòu)所在地不具備組網(wǎng)條件等諸多因素，迫切需要軟件企業(yè)為這類型企業(yè)提供容易施行和運營費用低廉的組網(wǎng)解決方案。
因此，企業(yè)在決定組建網(wǎng)絡(luò)時，最好向有關(guān)的軟件供應(yīng)商咨詢，以根據(jù)企業(yè)的實際情況確定一個較為可行的組網(wǎng)方案。
2．協(xié)同作業(yè)。在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，使用網(wǎng)絡(luò)版的管理軟件，多個操作員可以同時開單，管理者可以隨時查看工作及銷售進度。各用各的功能，數(shù)據(jù)共享，協(xié)同作業(yè)，是企業(yè)關(guān)心信息化的最高境界。

七、保護您的數(shù)據(jù)

1．別讓數(shù)據(jù)暴露在無關(guān)的人面前。數(shù)據(jù)是企業(yè)最珍貴的資源之一，通過規(guī)劃好操作員權(quán)限，可以避免無關(guān)人員調(diào)閱敏感的數(shù)據(jù)和統(tǒng)計結(jié)果，更可以避免公司數(shù)據(jù)被人惡意盜走或刪除。
2．養(yǎng)成定時備份數(shù)據(jù)的習(xí)慣。企業(yè)必須建立專人定時備份數(shù)據(jù)的制度，才可以在硬件故障、電腦病毒破壞或其他因素造成數(shù)據(jù)損壞后，能迅速和最大限度地恢復(fù)數(shù)據(jù)。
目前，數(shù)據(jù)備份的方法主要有u盤備份、硬盤備份、可擦寫光碟備份及磁帶備份等方法，供企業(yè)選用。