一、解決方案介紹

        1.開發(fā)背景

        隨著網(wǎng)絡(luò)科技和計算機(jī)技術(shù)的飛速發(fā)展，對企業(yè)傳統(tǒng)的辦公方式也產(chǎn)生了巨大的沖擊?；年P(guān)鍵在于企業(yè)各層管理和業(yè)務(wù)人員觀念的轉(zhuǎn)變，在于如何尋找和推動信息化應(yīng)用的突破點(diǎn)。采用全新的信息處理手段，消除信息孤島， 建立企業(yè)協(xié)同工作環(huán)境， 實(shí)現(xiàn)各個異地的分支機(jī)構(gòu)、上下級部門等保持實(shí)時聯(lián)系， 從而提升企業(yè)應(yīng)對競爭的能力，是企業(yè)信息化亟需解決的基本問題。

        北京瑞飛信息技術(shù)有限公司針對大中型企業(yè)特點(diǎn)，采用微軟的 .Net 和 SQL Server 數(shù)據(jù)庫 技術(shù) ，重點(diǎn)從實(shí)用、易用、適用性方面入手，推出了基于 WEB 的協(xié)同( RF工單管理系統(tǒng) )，主要作用是把總部和各分支機(jī)構(gòu)連接起來進(jìn)行統(tǒng)一管理，以系統(tǒng)手段規(guī)范全體員工的工作。領(lǐng)導(dǎo)可以在任意一點(diǎn)掌控全局，監(jiān)控企業(yè)運(yùn)行，從而達(dá)到提升管理、防范和應(yīng)對風(fēng)險的目的；同時利用協(xié)同辦公系統(tǒng)作為信息化平臺，使各種信息數(shù)據(jù)能共享使用，減少信息孤島，提高企業(yè)的信息化水平。

        瑞飛協(xié)同辦公系統(tǒng)已通過了微軟的 WIN2003 徽標(biāo)認(rèn)證；并取得了中國國家版權(quán)局計算機(jī)軟件著作權(quán)注冊證書和北京市科委頒發(fā)的軟件產(chǎn)品登記證書(雙軟認(rèn)證)。

        2. 體系結(jié)構(gòu)

        瑞飛協(xié)同辦公系統(tǒng)采用 B/S 結(jié)構(gòu)，以數(shù)據(jù)庫為核心，根據(jù)用戶量大小靈活配置一臺或多臺 WEB 服務(wù)器。服務(wù)器放在總部，為了保障系統(tǒng)在因特網(wǎng)上應(yīng)用的安全性，一般配備硬件防火墻。各分支單位通過局域網(wǎng)、 ADSL + VPN 等方式上網(wǎng)就可以正常使用系統(tǒng)。出差在外的用戶只要配置無線網(wǎng)卡+ VPN 就可以實(shí)現(xiàn)。

        4.功能簡介

        該產(chǎn)品主要功能包括：我的公文包、信息發(fā)布、發(fā)文管理、收文傳閱、工作流管理、歸檔管理、、組織結(jié)構(gòu)與人員管理、系統(tǒng)管理等功能。

        我的公文包：實(shí)現(xiàn)對個人事務(wù)的管理，通過待辦事宜可直接進(jìn)入到待辦的事務(wù)管理模塊，提高了工作效率。并可使用即時消息實(shí)現(xiàn)會議通知、郵件群發(fā)、事務(wù)交辦等功能。通過 工單管理系統(tǒng) 中的即時消息功能，可以對一個事件反復(fù)進(jìn)行答復(fù) (Re) 、抄送 (CC) ，形成知識在流轉(zhuǎn)過程中的積累。

        即時通信： 實(shí)現(xiàn)了企業(yè)內(nèi)部即時消息模塊與微軟 MSN 即時消息的集成，不但可以通過用戶桌面 MSN 進(jìn)行提醒，而且還可以利用 MSN 提供點(diǎn)對點(diǎn)的視頻、語音和文字交流。

        信息發(fā)布系統(tǒng)：全面及時的公告、最新動態(tài)發(fā)布，簡潔的新聞管理，統(tǒng)一的消息平臺；配合圖片或附件功能，免去工作中人為通知的繁瑣。信息發(fā)布采用多級單位管理體系，公司總部及下屬各單位都可以發(fā)布本單位的信息，下級單位可以根據(jù)不同權(quán)限選擇發(fā)布范圍，實(shí)現(xiàn)靈活的信息發(fā)布方式。

        發(fā)文管理 ：完成公文的制文和發(fā)布過程，實(shí)現(xiàn)公文模板及流程自定義，支持會簽、多人決策等，具有過程跟蹤、公文查詢等功能。對于完整的發(fā)文過程進(jìn)行全流程備檔，每位用戶在發(fā)文流程中所做操作全部進(jìn)行痕跡保留。

        收文傳閱： 實(shí)現(xiàn)對收到外部文件的登記、擬辦、傳閱等流程的管理，對于企業(yè)內(nèi)部文檔，實(shí)現(xiàn)上下級單位間收文 - 發(fā)文系統(tǒng)的無縫連接和文檔 - 檔案系統(tǒng)之間的無縫連接。

        工作流管理： 包括流程定義、執(zhí)行、監(jiān)控等功能。

        歸檔管理： 實(shí)現(xiàn)對已發(fā)布信息的歸檔存儲等功能。

        組織結(jié)構(gòu)與人員管理：通過組織機(jī)構(gòu)樹管理界面，可以直觀地顯示出上下級從屬關(guān)系，方便地實(shí)現(xiàn)對單位部門的有效管理或人員的調(diào)配。

        系統(tǒng)管理：在對權(quán)限進(jìn)行分配時，引入了單位級別，同級別的單位可以使用同一角色，此項(xiàng)功能大大降低了系統(tǒng)管理的復(fù)雜程度，提高了管理員的工作效率。

        4.方案特點(diǎn)

        ?及時溝通

        通過 待辦事宜、 信使、 手機(jī)短信、 Email 、日歷等幾種高效的通知方式，實(shí)現(xiàn)公司內(nèi)部用戶的及時交流與溝通 。 

        通過工作流程管理，可以完成企業(yè)內(nèi)部各種復(fù)雜的審批過程，將企業(yè)復(fù)雜的人為審批過程簡單化、系統(tǒng)化，實(shí)現(xiàn)無紙辦公。 系統(tǒng)不但可適用于多個單位的多套具體流程，還可滿足多層級組織結(jié)構(gòu)的多級流轉(zhuǎn)的需要。這極大地降低了流程維護(hù)的工作量，并可靈活、動態(tài)地適應(yīng)大部分的流程調(diào)整。

        ?單點(diǎn)登錄

        瑞飛協(xié)同辦公系統(tǒng)與微軟 SPS2003 門戶系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)了無縫集成，通過 SPS 門戶系統(tǒng)，可以方便地與 工單管理系統(tǒng) 系統(tǒng)和業(yè)務(wù)系統(tǒng)連接 (SSO) ，能夠無縫的將其它 Web 應(yīng)用納入到單點(diǎn)登錄的環(huán)境中，從而可以集成龐大的應(yīng)用系統(tǒng)

        ?多級授權(quán)管理體系

        權(quán)限與組織單位直接關(guān)聯(lián)，可實(shí)現(xiàn)多級單位的權(quán)限分配，用戶多角色的權(quán)限分配機(jī)制，并支持用戶自己授權(quán)等，更適合在多級單位管理體系的大型企業(yè)中運(yùn)行。

        ?信息安全

        對于重要文檔，采用數(shù)字簽名技術(shù)解決電子文件的簽字蓋章問題， 電子印章包括簽章軟件和鑰匙盤，簽章鑰匙盤用于存放單位或個人數(shù)字證書、印章信息或簽名信息，簽章鑰匙盤通過 USB 接口和計算機(jī)連接，軟件自動嵌入到 Word/Excel 里，用來實(shí)現(xiàn)蓋章或簽名，保證文件的安全性，可認(rèn)證、防抵賴。

        ?易學(xué)、易用

        RF工單管理系統(tǒng) 遵循傳統(tǒng)辦公的工作流程和工作模式，為用戶提供了簡潔、明確、分級的辦公桌面。所有角色的人員均可以在最短時間學(xué)會操作和使用，從而縮短上線周期，為企業(yè)贏得寶貴的時間。

        5. 應(yīng)用情況

        目前，該方案已在眾多行業(yè)的用戶中成功應(yīng)用，先后幫助中石油東方地球物理公司、河北省涿州 市政府、石家莊職業(yè)技術(shù)學(xué)院等多家單位實(shí)現(xiàn)了網(wǎng)上辦公協(xié)作，用戶總數(shù)接近 10000 人，遍布全球各地，含蓋石油、政府、校園行業(yè)，有力地推動了國內(nèi)協(xié)同辦公系統(tǒng)的進(jìn)一步普及與應(yīng)用。

        通過瑞飛協(xié)同辦公系統(tǒng)的實(shí)施，主要幫助企業(yè)解決：

        建立了高效溝通管理平臺

        公司內(nèi)部的溝通管理一直是影響該公司工作效率的因素，通過 WebOffice ，公司建立了高效溝通管理體系，通過 待辦事宜、 信使、 手機(jī)短信、 Email 、日歷 等功能，加快了內(nèi)部的有效溝通。公司領(lǐng)導(dǎo)層可通過 RF工單管理系統(tǒng) 與員工進(jìn)行交流，各單位之間也可以進(jìn)行有效溝通，解決各單位之間、上下級之間的內(nèi)部溝通協(xié)作問題。

        提高了工作效率

        在實(shí)際工作中，管理人員通過瑞飛協(xié)同辦公系統(tǒng) 可將文件、消息快速準(zhǔn)確的發(fā)送，完全不受時間上和地域的影響，提高了辦公效率。

        瑞飛協(xié)同辦公系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)了文件和知識管理的自動化，在文件和知識形成時就按有序存儲，并按權(quán)限進(jìn)行共享，利用電子文件庫代替物理文件柜，用權(quán)限設(shè)置代替鑰匙，使文件和知識實(shí)現(xiàn)有效的管理和共享利用。每位用戶都可以根據(jù)本身的權(quán)限進(jìn)行關(guān)鍵字的文檔搜索，省去了手工辦公時在各種文件柜中查找和共享文件的困難，大大提高了工作效率。

        降低工作成本

        由于工作效率的提高，減少了管理人員的工作量，為公司節(jié)省了人力上的成本，降低管理費(fèi)用，提高企業(yè)的競爭力。

        各上下級及各單位之間通過 RF工單管理系統(tǒng) 的溝通平臺進(jìn)行有效溝通，節(jié)約了電話和傳真溝通費(fèi)用；由于實(shí)現(xiàn)真正的無紙化辦公，節(jié)省了大量紙張、復(fù)印、文件柜等辦公費(fèi)用，為公司節(jié)約了大量成本。

        實(shí)現(xiàn)移動辦公

        通過瑞飛協(xié)同辦公系統(tǒng)，將公司分布在合球各地的的分公司和子公司等基于網(wǎng)絡(luò)聯(lián)系到一起，節(jié)省了過去電話、傳真等費(fèi)用，所有分支機(jī)構(gòu)與公司總部各部門之間的信息傳