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名易OA軟件電子公章、紅頭文件及打印的管理
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名易電子公章、紅頭文件及打印的管理1.6.1提供必須經(jīng)國(guó)家公安部認(rèn)證電子公章系統(tǒng)，并符合國(guó)務(wù)院有關(guān)規(guī)定需求理解：國(guó)家對(duì)于電子印章的認(rèn)證主要牽涉到國(guó)家公安部、國(guó)家保密局的認(rèn)證、其中牽涉到國(guó)家的法律法規(guī)《電子簽名法》，其中如果牽涉到電子證書(shū)的包括了CA認(rèn)證中心。實(shí)現(xiàn)方案對(duì)于專(zhuān)業(yè)的電子印章、電子證書(shū)、加密硬件都是采用第三方的軟件1.6.2并符合國(guó)務(wù)院有關(guān)規(guī)定公章管理：廈門(mén)OA軟件支持公章發(fā)放、公章校驗(yàn)、公章作廢、、公文外發(fā)、日志管理等功能；需求理解：電子印章的管理與實(shí)物印章的管理存在很大的共通性，廈門(mén)包括了對(duì)公章的制作，發(fā)送，公文的校驗(yàn)，公文的作廢，并且應(yīng)用公文管理過(guò)程中。對(duì)于公章的使用都有詳細(xì)的日志，記錄每一次公章的使用情況。實(shí)現(xiàn)方案公章的制作：采用了第三方經(jīng)過(guò)國(guó)際公安部以及保密局認(rèn)可的江西金格的印章服務(wù)器，通過(guò)印章服務(wù)器制作印章，對(duì)印章的制入、密鑰盤(pán)印章查看，制章信息查看、查詢(xún)、統(tǒng)計(jì)都通過(guò)印章服務(wù)器完成。印章的發(fā)送與使用：通過(guò)結(jié)合印章的KEY實(shí)現(xiàn)對(duì)電子印章的發(fā)送與使用，在使用印章的時(shí)候需要通過(guò)U盤(pán)實(shí)現(xiàn)對(duì)印章的調(diào)用。印章日志的管理：OA系統(tǒng)日志審計(jì)，簽章日志審計(jì)、日志查詢(xún)、日志分類(lèi)、日志類(lèi)型、日志統(tǒng)計(jì)、日志備份，實(shí)現(xiàn)對(duì)印章的管理全透明。通過(guò)公文的流程報(bào)表〉定義報(bào)表〉發(fā)文報(bào)表，查看到所有的公文外發(fā)情況。1.6.3公文數(shù)據(jù)存儲(chǔ)層面需要支持各種標(biāo)準(zhǔn)的加密算法需求理解：公文數(shù)據(jù)存儲(chǔ)層面需要支持各種標(biāo)準(zhǔn)的加密算法對(duì)敏感的業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)進(jìn)行加密后存儲(chǔ)；在內(nèi)進(jìn)行流轉(zhuǎn)的公文同樣需要加密與保護(hù)。實(shí)現(xiàn)方案對(duì)于文檔的存儲(chǔ)采用了高級(jí)加密標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)存儲(chǔ)數(shù)據(jù)進(jìn)行加密和保護(hù)。文檔在創(chuàng)建之后再后臺(tái)的數(shù)據(jù)存儲(chǔ)就進(jìn)行了加密。用戶(hù)無(wú)法通過(guò)后臺(tái)的文件服務(wù)器直接打開(kāi)文件。對(duì)于軟件系統(tǒng)內(nèi)的公文，主要是采用了遵循《中華人民共和國(guó)電子簽名法》關(guān)于電子簽名的規(guī)范，同時(shí)支持RSA算法和國(guó)密辦SSF33算法，符合國(guó)家安全標(biāo)準(zhǔn)。其加密的主要手段是通過(guò)電子印章軟件、電子簽名軟件、以及電子U盤(pán)Key的方式對(duì)系統(tǒng)內(nèi)的公文進(jìn)行加密。名次解釋?zhuān)汗＜用埽汗：瘮?shù)是一個(gè)數(shù)學(xué)方程式，它可用文本(如電子郵件信息)來(lái)生成稱(chēng)為信息摘要的代碼。著名的哈希函數(shù)如：MD4，MD5，SHS。目前比較流行的采用MD5的加密方法。保括了系統(tǒng)的認(rèn)證采用了MD5的加密。1.6.4可套用單位紅頭文件格式，支持聯(lián)合蓋章需求理解：公文在正式簽發(fā)后，需要按照單位的紅頭文件格式生成，并且在紅頭文件加蓋公司印章，如遇到這個(gè)文需要幾個(gè)單位聯(lián)合發(fā)文，則首先要選擇聯(lián)合發(fā)文的紅頭格式文件，并且加蓋各個(gè)聯(lián)合發(fā)文單位的發(fā)文章。實(shí)現(xiàn)方案套用單位紅頭文件格式：廈門(mén)OA軟件可以實(shí)現(xiàn)將各個(gè)單位的紅頭文件的格式在〉模板管理〉顯示模板中實(shí)現(xiàn)設(shè)定，對(duì)紅頭文件的長(zhǎng)寬高以及對(duì)為止，字體進(jìn)行預(yù)先的設(shè)置，一旦公文簽發(fā)就可以選用這個(gè)紅頭文件的模板生成發(fā)文單。如果公文要進(jìn)行聯(lián)合蓋章，則公文在審批過(guò)程中需要建立一個(gè)會(huì)簽的蓋章流程，每一個(gè)章由不同的人員進(jìn)行蓋章，這個(gè)公文只有在得到兩個(gè)印章管理員的加蓋印章之后才會(huì)分發(fā)，并且實(shí)現(xiàn)在印章管理中預(yù)設(shè)設(shè)置每一個(gè)公章的位置。1.6.5打印份數(shù)控制：可規(guī)定文件下發(fā)數(shù)量、打印都進(jìn)行控制需求理解：一般公文在下發(fā)過(guò)程中都有規(guī)定的公文份數(shù)限制，如果規(guī)定公文印發(fā)份數(shù)只有12份，就只能下載與打印12份，如再次打印只能打印黑白，并且無(wú)法在繼續(xù)下載。這個(gè)主要是考慮到紙質(zhì)公文的管理特點(diǎn)。需要系統(tǒng)控制下載與打印。實(shí)現(xiàn)方案在公文的簽發(fā)節(jié)點(diǎn)，可以設(shè)定對(duì)公文的印發(fā)份數(shù)的限制，如限制在12份之內(nèi)，則下載的權(quán)限被收回，只有公文管理員可以調(diào)整下載權(quán)限。根據(jù)在發(fā)文處理過(guò)程中設(shè)定的引發(fā)份數(shù)，則在文檔的打印控制上，對(duì)于帶有紅色紅頭文件將不能被打印。打印出來(lái)的文件都是黑白文件。智能控制，在對(duì)發(fā)文文件進(jìn)行銷(xiāo)毀時(shí)，所有的文件都將被收回，不能再次打開(kāi)與閱讀。有些文件可以看到標(biāo)題，但是正文都無(wú)法打開(kāi)。1.6.6在公文打印中，可隱藏公章打印需求理解：一般公文在下發(fā)后，OA系統(tǒng)可允許用戶(hù)進(jìn)行打印，如用戶(hù)選擇隱藏公章打印，則不受打印分?jǐn)?shù)限制，打印出的公文公章，只有正文。實(shí)現(xiàn)方案公文的正文中的文件項(xiàng)中有可選擇是否采用公章打印。1.6.7名易OA支持包括手寫(xiě)簽名在內(nèi)的所有信息原稿打印以及清樣稿打印需求理解：這個(gè)主要是符合中國(guó)人的習(xí)慣，在公文的修改之后，需要對(duì)這個(gè)修改的痕跡作保留，直接將還有修改痕跡的公文打印處理。實(shí)現(xiàn)方案在公文的正文中直接可以選擇打印，直接將領(lǐng)導(dǎo)簽批意見(jiàn)以及修改意見(jiàn)進(jìn)行打印。包括表單以及正文的打印。同時(shí)對(duì)于去掉領(lǐng)導(dǎo)修改痕跡的清樣稿的打印時(shí)，系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)根據(jù)模板設(shè)定的樣式、字體等進(jìn)行排列。1.6.8支持電子簽名、印章：手寫(xiě)筆簽名批示、多級(jí)領(lǐng)導(dǎo)手寫(xiě)會(huì)簽，領(lǐng)導(dǎo)可蓋電子印章簽名需求理解：在公文的流轉(zhuǎn)過(guò)程中，領(lǐng)導(dǎo)需要在公文表單中加入個(gè)性化的手寫(xiě)簽名或者加蓋個(gè)人的電子簽章，同時(shí)在支持電子簽名。實(shí)現(xiàn)方案關(guān)于電子簽名：遵循《中華人民共和國(guó)電子簽名法》關(guān)于電子簽名的規(guī)范，同時(shí)支持RSA算法和國(guó)密辦算法，符合國(guó)家安全標(biāo)準(zhǔn)。采用第三方CA認(rèn)證機(jī)構(gòu)的數(shù)字證書(shū)；電子簽名制作數(shù)據(jù)用于電子簽名時(shí)，屬于電子簽名人專(zhuān)有；簽署時(shí)電子簽名制作數(shù)據(jù)僅由電子簽名人控制；簽署后對(duì)電子簽名的任何改動(dòng)能夠被發(fā)現(xiàn)；簽署后對(duì)數(shù)據(jù)電文內(nèi)容和形式的任何改動(dòng)都能夠被發(fā)現(xiàn)。個(gè)人電子印章：通過(guò)印章服務(wù)器制作個(gè)人電子印章，有個(gè)人進(jìn)行保管與使用，在公文表單處理時(shí)可以調(diào)用個(gè)人的電子印章。同時(shí)在意見(jiàn)中的手寫(xiě)批示可直接賦予到流程表單中。1.6.9可對(duì)誤操作的公文通過(guò)回收進(jìn)行修改需求理解：在公文的流轉(zhuǎn)過(guò)程中，如果在公文提交之后發(fā)現(xiàn)錯(cuò)誤，在沒(méi)有得到領(lǐng)導(dǎo)審批的時(shí)候可以收回，進(jìn)行重新的編輯之后再進(jìn)行提交，在流程中也無(wú)須有記錄。實(shí)現(xiàn)方案通過(guò)工作流程設(shè)置〉功能管理〉定義在每一個(gè)節(jié)點(diǎn)上設(shè)定是否可以回收公文。1.6.10被加蓋的印章和領(lǐng)導(dǎo)簽名一經(jīng)確定后整篇文章就無(wú)法改動(dòng)需求理解：在公文的流轉(zhuǎn)過(guò)程中，經(jīng)過(guò)領(lǐng)導(dǎo)審核的公文在經(jīng)確認(rèn)蓋章后，整篇文檔都不能被修改了。實(shí)現(xiàn)方案通過(guò)第三方的電子印章軟件，一旦在公文審批流程中，被加蓋電子印章后整篇經(jīng)過(guò)領(lǐng)導(dǎo)審核的文件就無(wú)法被修改。通過(guò)公文管理員可以通過(guò)后臺(tái)的設(shè)置可以重新打開(kāi)該文檔。1.6.11支持文件自動(dòng)編號(hào)、文件主題詞的自動(dòng)標(biāo)引和手動(dòng)標(biāo)引功能需求理解：在公文的處理過(guò)程中，需要對(duì)公文單進(jìn)行自動(dòng)的編號(hào)，廈門(mén)OA對(duì)表單中的主體題可以采用手動(dòng)標(biāo)注與手動(dòng)標(biāo)引的方式來(lái)進(jìn)行。實(shí)現(xiàn)方案在工作流程中的流程編號(hào)功能，根據(jù)用戶(hù)對(duì)公文編號(hào)的要求，建立規(guī)則。如果公文的編號(hào)是按照創(chuàng)建的先后次序進(jìn)行編號(hào)。對(duì)于主題詞已經(jīng)建立主題詞庫(kù)，在知識(shí)管理〉收發(fā)文設(shè)置〉主題詞設(shè)置來(lái)對(duì)主題詞庫(kù)進(jìn)行維護(hù)。國(guó)家對(duì)公文管理中有明確規(guī)定的主題詞庫(kù)。對(duì)于在公文表單中的主題庫(kù)可以選擇手動(dòng)標(biāo)引還是自動(dòng)標(biāo)引，如自動(dòng)標(biāo)引會(huì)按照公文的標(biāo)題進(jìn)行自動(dòng)的建立主題詞匹配。如手動(dòng)標(biāo)引是根據(jù)用戶(hù)的自行判斷來(lái)確定主題詞1.6.12公文打印過(guò)程中的分頁(yè)打印功能需求理解：在公文的打印的過(guò)程中，當(dāng)審批一件超過(guò)一頁(yè)A4紙時(shí)，在打印過(guò)程中，系統(tǒng)能夠根據(jù)審批內(nèi)容的大小分頁(yè)打印，并保留表單的基本格式。在文件審批過(guò)程中，支持多表單的處理模式，當(dāng)審批一件超過(guò)一頁(yè)A4紙時(shí)，在打印過(guò)程中，系統(tǒng)能夠根據(jù)審批內(nèi)容的大小分頁(yè)打印，并保留表單的基本格式。實(shí)現(xiàn)方案通過(guò)工作流程中的表單打印模版設(shè)置，就可以實(shí)現(xiàn)對(duì)公文打印過(guò)程中的分頁(yè)打印功能
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