系統(tǒng)工程監(jiān)理實(shí)施方法

從制造業(yè)信息化OA系統(tǒng)工程前期監(jiān)理、實(shí)施過程監(jiān)理、后期監(jiān)理三個階段來論述如何進(jìn)行制造業(yè)企業(yè)制造業(yè)信息化工程監(jiān)理工作。

前期監(jiān)理工作內(nèi)容

一般來說，制造業(yè)信息化OA系統(tǒng)項(xiàng)目建設(shè)前期工作包括如下幾部分。（1）成立籌備小組。由企業(yè)制造業(yè)信息化OA系統(tǒng)項(xiàng)目的分管領(lǐng)導(dǎo)、熟悉企業(yè)人員及熟悉信息技術(shù)的人員組成；（2）企業(yè)制造業(yè)信息化OA系統(tǒng)知識培訓(xùn)，通過培訓(xùn)，可以讓企業(yè)更多人員接觸本企業(yè)擬實(shí)施的制造業(yè)信息化OA系統(tǒng)項(xiàng)目內(nèi)容；（3）可行性分析及立項(xiàng)，通過對企業(yè)制造業(yè)信息化OA系統(tǒng)必要知識的分析，籌備小組要根據(jù)企業(yè)的現(xiàn)狀提出可行性分析報告；經(jīng)過企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)決策批準(zhǔn)后，正式立項(xiàng)，作出項(xiàng)目各種預(yù)算，并由籌備小組對有關(guān)的資源需求計劃進(jìn)行落實(shí)，同時啟動各項(xiàng)計劃；（4）需求分析，主要考慮各個部門需要處理的業(yè)務(wù)需求、使用權(quán)限設(shè)置、業(yè)務(wù)報表需求及數(shù)據(jù)接口的開放性；（5）選型，通過考察等方式選擇合適的軟件及實(shí)施服務(wù)商。

在這個階段，項(xiàng)目實(shí)施監(jiān)理的任務(wù)首先是要幫助企業(yè)建立二個概念，一是制造業(yè)企業(yè)信息系統(tǒng)能夠?qū)崿F(xiàn)什么，二是怎么去實(shí)現(xiàn)一個制造業(yè)企業(yè)信息系統(tǒng)。具體來說，信息工程監(jiān)理在這一階段的任務(wù)是：

（1）確保項(xiàng)目得到企業(yè)高層領(lǐng)導(dǎo)充分支持。制造業(yè)信息化OA系統(tǒng)工程是一把手工程，它不僅牽涉到企業(yè)內(nèi)部各部門、各子公司、各分廠的產(chǎn)供銷及人財物等經(jīng)營管理的各個方面，甚至還需將、客戶、分銷商、運(yùn)輸商等外部資源納入到企業(yè)的供需鏈管理系統(tǒng)中，所以需要企業(yè)高層的協(xié)調(diào)、支持。

（2）協(xié)助企業(yè)對擬實(shí)施的制造業(yè)信息化OA系統(tǒng)項(xiàng)目建立合理的預(yù)期。期望直接影響到項(xiàng)目實(shí)施的效果，期望過高是項(xiàng)目失敗的重要原因。所以，要讓企業(yè)對制造業(yè)信息化OA系統(tǒng)項(xiàng)目有充分的認(rèn)識，任何軟件都只是輔助的工具。尤其是在進(jìn)行可行性分析時不僅要分析項(xiàng)目的可行性，也一定要分析項(xiàng)目的不可性，盡早發(fā)現(xiàn)風(fēng)險，及時規(guī)避。

（3）協(xié)助企業(yè)充分分析自己的業(yè)務(wù)需求。需求是項(xiàng)目實(shí)施的基礎(chǔ)，需求不清也是項(xiàng)目失敗的重要原因。企業(yè)制造業(yè)信息化OA系統(tǒng)項(xiàng)目復(fù)雜，而實(shí)施時間又相對較短，所以，監(jiān)理本階段的一項(xiàng)重要任務(wù)就是協(xié)助企業(yè)全面了解自己的需要。

（4）協(xié)助企業(yè)選擇臺適的軟件及實(shí)施廠商。合適的才是最好的，監(jiān)理一定要協(xié)助企業(yè)根據(jù)自己的實(shí)際選擇合適的軟件，有一個好的實(shí)施商對項(xiàng)目成功也至關(guān)重要。所以，監(jiān)理為了保證項(xiàng)目以后順利進(jìn)展，需要協(xié)助企業(yè)選擇合適的軟件及實(shí)施廠商。

2項(xiàng)目實(shí)施過程中的監(jiān)理工作內(nèi)容

企業(yè)制造業(yè)信息化OA系統(tǒng)項(xiàng)目實(shí)施過程中的主要步驟如圖1所示。項(xiàng)目準(zhǔn)備階段主要是實(shí)施廠商制定詳細(xì)的實(shí)施計劃，并根據(jù)實(shí)施計劃進(jìn)行詳細(xì)的需求調(diào)研、培訓(xùn)等工作，為實(shí)施開始做準(zhǔn)備。設(shè)計藍(lán)圖階段主要是根據(jù)當(dāng)前的業(yè)務(wù)需求進(jìn)行業(yè)務(wù)流程重組和再造，設(shè)計出適合企業(yè)的軟件流程。實(shí)施階段是根據(jù)設(shè)計的業(yè)務(wù)藍(lán)圖進(jìn)行系統(tǒng)配置及必要的系統(tǒng)開發(fā)和報表的開發(fā)，準(zhǔn)備上線階段的主要工作，是完成上線前的系統(tǒng)測試、基礎(chǔ)數(shù)據(jù)和主數(shù)據(jù)準(zhǔn)備等工作。切換運(yùn)行階段，根據(jù)切換策略完成系統(tǒng)上線，并修改遺留問題。

實(shí)施過程監(jiān)理的作用主要是通過監(jiān)督和控制，使實(shí)施工作按計劃進(jìn)行并達(dá)到預(yù)期的目標(biāo)。具體來說，監(jiān)理的主要工作如下：

（1）實(shí)施計劃合理性的審核。計劃的不合理導(dǎo)致項(xiàng)目一開始就是不可行的，而計劃不合理的根源在于根本就沒有認(rèn)識到計劃的重要性，投有真正把計劃的制定作為一件重要的事情來做。監(jiān)理在本階段一開始就要讓各方認(rèn)識到計劃的嚴(yán)肅性，以及明確計劃變更的復(fù)雜的、嚴(yán)肅流程。同時，一定要注意制定實(shí)施計劃時對人力資源的需求及實(shí)施的整個組織架構(gòu)，這將關(guān)系到計劃的可行性。在制定實(shí)施計劃時，監(jiān)理可以協(xié)助項(xiàng)目組進(jìn)行風(fēng)險分析，風(fēng)險分析應(yīng)貫穿整個制造業(yè)信息化OA系統(tǒng)項(xiàng)目中，但此階段尤為重要；完整全面的風(fēng)險分析可以使項(xiàng)目提前預(yù)知風(fēng)險并規(guī)避風(fēng)險，使計劃順利執(zhí)行。事實(shí)上，拖期對制造業(yè)信息化OA系統(tǒng)工程的效果非常有影響，可能直接導(dǎo)致項(xiàng)目的失敗。所以，監(jiān)理本階段一定要把握好實(shí)施計劃的審核。

（2）項(xiàng)目的整體把關(guān)。企業(yè)制造業(yè)信息化OA系統(tǒng)項(xiàng)目中所用到的軟件產(chǎn)品一般按照模塊來實(shí)施，隨著這些產(chǎn)品的逐步成熟，模塊內(nèi)部功能已經(jīng)比較完善。但是，模塊之間的關(guān)聯(lián)存在一定的隱患，加上項(xiàng)目實(shí)施的組織方式一般以模塊為分組，更加深了此隱患。所以，監(jiān)理一定要在實(shí)施過程中對項(xiàng)目進(jìn)行整體把關(guān)。如在計劃階段關(guān)注整體計劃中各模塊是否安排合理，是否考慮到了銜接問題；在業(yè)務(wù)藍(lán)圖審核時，著重審核業(yè)務(wù)流程中模塊配合流程的設(shè)計，以保證其統(tǒng)一性；在數(shù)據(jù)要求方面。從整體上統(tǒng)一要求，保證各模塊的一致性；在測試階段。關(guān)注測試內(nèi)部接口之間的集成銜接程度。

（3）關(guān)鍵文檔的審核。關(guān)鍵文檔如藍(lán)圖設(shè)計報告、上線切換方案等對項(xiàng)目能否成功影響很大，而在關(guān)鍵文檔的審核確認(rèn)上，實(shí)施方、企業(yè)等各有自己的優(yōu)缺點(diǎn)，也有一定的片面性。這時，監(jiān)理就應(yīng)發(fā)揮他的業(yè)務(wù)經(jīng)驗(yàn)、管理經(jīng)驗(yàn)和技術(shù)經(jīng)驗(yàn)，對文檔進(jìn)行審核和建議。例如：可以從如下幾個方面重點(diǎn)審核業(yè)務(wù)藍(lán)圖設(shè)計報告：與需求的符合性、各模塊的配合性、整體數(shù)據(jù)的一致性、業(yè)務(wù)流程的整體一致性、對性能的考慮、對接口的考慮等。

（4）測試的監(jiān)督管理。測試環(huán)節(jié)也是某些信息工程中經(jīng)常忽略的?？梢哉f，測試不是萬能的，但測試是質(zhì)量的重要的評價手段。尤其是企業(yè)制造業(yè)信息化OA系統(tǒng)項(xiàng)目投資巨大。更應(yīng)做好測試工作，以免上線后帶來損失。當(dāng)前，企業(yè)制造業(yè)信息化OA系統(tǒng)項(xiàng)目一般采用成熟軟件，但由于實(shí)施過程中開發(fā)的模塊以及報表的開發(fā)都要通過編程實(shí)現(xiàn)，必然帶來很大的質(zhì)量隱患。所以，監(jiān)理本階最要認(rèn)真審核實(shí)施方的測試計劃及測試結(jié)果，監(jiān)督錯誤的更改情況，并協(xié)助用戶組織好上線前的用戶確認(rèn)測試。

（5）文檔變更的控制。文檔管理是監(jiān)理的一項(xiàng)重要工作。在制造業(yè)信息化OA系統(tǒng)的許多項(xiàng)目中。文檔一直是被實(shí)施方或業(yè)主忽略的部分。但文檔卻是制造業(yè)信息化OA系統(tǒng)建設(shè)的重要成果之一，而且，文檔的好環(huán)影響到項(xiàng)目目標(biāo)的驗(yàn)證以及企業(yè)以后的系統(tǒng)維護(hù)。對文檔變更要建立嚴(yán)格的流程，如需求文檔、業(yè)務(wù)設(shè)計文檔等重要文檔變更時都要走標(biāo)準(zhǔn)的變更流程。文檔管理和變更流程的建立才能使企業(yè)及監(jiān)理真正把項(xiàng)目控制起來。

（6）培訓(xùn)效果的評價。對于一般的制造業(yè)信息化OA系統(tǒng)項(xiàng)目，培訓(xùn)都是在項(xiàng)目后期進(jìn)行的，但對于企業(yè)制造業(yè)信息化OA系統(tǒng)項(xiàng)目，情況卻不同。由于項(xiàng)目是實(shí)施專家指導(dǎo)用戶共同來完成的，也就是說，工程的很大一部分工作是需要用戶通過培訓(xùn)來完成的，所以培訓(xùn)的效果直接影響到實(shí)施質(zhì)量。同時，不同階段有不同的培訓(xùn)，即使是同一類型的培訓(xùn)，分幾次逐步完成。所以，本階段監(jiān)理的又一項(xiàng)重要工作是跟蹤培訓(xùn)的效果。

（7）上線準(zhǔn)備的跟蹤。由于企業(yè)制造業(yè)信息化OA系統(tǒng)項(xiàng)目的特殊性，使其并不像一般的制造業(yè)信息化OA系統(tǒng)項(xiàng)且，完全上一個新系統(tǒng)。項(xiàng)目上線時要保證企業(yè)的正常運(yùn)作，所以運(yùn)行時系統(tǒng)內(nèi)就有很多基礎(chǔ)數(shù)據(jù)?；A(chǔ)數(shù)據(jù)準(zhǔn)備是上線準(zhǔn)備的一項(xiàng)重要工作，關(guān)系到上線后數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性。所以，監(jiān)理本階段要做好上線準(zhǔn)備工作的跟蹤工作，確保上線的順利進(jìn)行。