2.1.名易軟件項(xiàng)目管理系統(tǒng)特點(diǎn)與區(qū)別

　　對(duì)于信息化系統(tǒng)建設(shè)不同單位已經(jīng)投入了上百萬或上千萬的資金，但為什么效果依舊不大，各個(gè)領(lǐng)導(dǎo)看不出投資的價(jià)值呢?

　　這里主要原因在于以往信息化建設(shè)主要還是從具體功能角度出發(fā)，只是獨(dú)立的模塊，如：預(yù)算模塊、合同模塊、進(jìn)度模塊等，同時(shí)配合線下的Word、Excel等工具進(jìn)行應(yīng)用，但工具的最大弊端只是解決了單獨(dú)獨(dú)立職能的問題，但業(yè)務(wù)之間的關(guān)系并沒有整合，數(shù)據(jù)之間被割裂、業(yè)務(wù)組織過程無法有效銜接，還需要人進(jìn)行數(shù)據(jù)的對(duì)賬和業(yè)務(wù)流程的執(zhí)行。所以名易軟件認(rèn)為未來的信息化系統(tǒng)，就是要打破傳統(tǒng)的工具模式，讓多套系統(tǒng)、多種業(yè)務(wù)流程、多種數(shù)據(jù)方式，按照一套標(biāo)準(zhǔn)的業(yè)務(wù)過程有效的整合和串聯(lián)起來，形成企業(yè)的信息化平臺(tái)。

　　而整合與串聯(lián)的優(yōu)勢就如同京東與國美蘇寧的區(qū)別，京東靠著一套完整的信息化系統(tǒng)改變了傳統(tǒng)的運(yùn)營模式從而改變了他在行業(yè)中的競爭地位，而京東強(qiáng)有力的核心優(yōu)勢就是他的信息化系統(tǒng)。對(duì)于購物客戶而言，他進(jìn)來雖然看見的只是一個(gè)獨(dú)立的網(wǎng)站，知道可以在上面可以購物和下單，但京東背后卻是一個(gè)龐大的信息化整合的平臺(tái)，它把物流、配送、倉儲(chǔ)、第三方服務(wù)、財(cái)務(wù)結(jié)算等多套系統(tǒng)整合起來，形成無縫的業(yè)務(wù)流轉(zhuǎn)。

　　通過這種模式，把原來靠人工手工核對(duì)價(jià)格、倉儲(chǔ)調(diào)貨、打電話配送、與第三方結(jié)算的模式打破，讓這些流程與數(shù)據(jù)之間全部串聯(lián)整合起來，形成高效的運(yùn)轉(zhuǎn)，通過系統(tǒng)客戶只要一下訂單，自動(dòng)就會(huì)對(duì)應(yīng)位置的倉庫進(jìn)行出庫、分配到物流公司進(jìn)行配送，同時(shí)系統(tǒng)還可以追蹤到訂單具體的執(zhí)行位置，送到哪了，而這些數(shù)據(jù)與流程整合串聯(lián)，讓整個(gè)企業(yè)運(yùn)營高效、穩(wěn)定，通過系統(tǒng)縮短了端到端的達(dá)到時(shí)間，降低了企業(yè)內(nèi)部的消耗成本，提高了客戶滿意度。

　　所以回歸到中，我們也需要把原來獨(dú)立的工具平臺(tái)化、整合化、業(yè)務(wù)化、流程化，讓系統(tǒng)按照標(biāo)準(zhǔn)的項(xiàng)目組織過程去建立，把項(xiàng)目組織的各個(gè)職能的數(shù)據(jù)與流程全部打通，讓數(shù)據(jù)與數(shù)據(jù)、數(shù)據(jù)與流程之間串聯(lián)整合。讓系統(tǒng)真正能按照項(xiàng)目的組織過程引導(dǎo)項(xiàng)目人員去協(xié)同工作，讓系統(tǒng)真正可以成為領(lǐng)導(dǎo)的監(jiān)管管家，隨時(shí)對(duì)業(yè)務(wù)發(fā)生的問題進(jìn)行全局的監(jiān)控與糾偏，讓系統(tǒng)真正把原有的運(yùn)營手段改變?yōu)榛ヂ?lián)網(wǎng)運(yùn)營的模式，從而提高整體的運(yùn)營效率，降低企業(yè)的運(yùn)營成本。

　　名易軟件項(xiàng)目管理系統(tǒng)是如何從原有工具變?yōu)樾畔⒒脚_(tái)，具體如下：

　　(1)建立面向項(xiàng)目職能的信息化平臺(tái)

　　項(xiàng)目職能主要包括了三個(gè)維度：

　　第一，信息化系統(tǒng)對(duì)于上游業(yè)主單位或甲方單位來說，具體起到什么作用?

　　展現(xiàn)公司能力的窗口

　　首先對(duì)于潛在客戶來說，這個(gè)平臺(tái)是一個(gè)展現(xiàn)的窗口，可以把我們優(yōu)質(zhì)項(xiàng)目、管控好的項(xiàng)目讓客戶進(jìn)行瀏覽，讓客戶可以直觀的了解到公司的項(xiàng)目管理實(shí)力，提高企業(yè)項(xiàng)目簽約的成功率。

　　Ø與客戶與項(xiàng)目之間的溝通平臺(tái)

　　第二對(duì)于簽約項(xiàng)目，這是與客戶與項(xiàng)目之間溝通平臺(tái)，通過平臺(tái)可以讓業(yè)主知道目前項(xiàng)目的投資進(jìn)展情況，進(jìn)度執(zhí)行情況，業(yè)主對(duì)于項(xiàng)目也可以進(jìn)行隨時(shí)的評(píng)價(jià)與項(xiàng)目人員進(jìn)行溝通，從而提高客戶對(duì)項(xiàng)目的實(shí)施滿意度。

　　Ø與客戶往來結(jié)算的平臺(tái)

　　第三對(duì)于進(jìn)行中與完工的項(xiàng)目，通過平臺(tái)可以與業(yè)務(wù)進(jìn)行往來賬的確認(rèn)，不僅降低了雙方財(cái)務(wù)的對(duì)賬與核算壓力，而且讓企業(yè)內(nèi)部隨時(shí)可以知道客戶確認(rèn)過程中的收入確認(rèn)，加強(qiáng)應(yīng)收款的控制。

　　第二，信息化系統(tǒng)對(duì)于公司內(nèi)部組織人員來說，具體起到什么作用?

　　Ø讓執(zhí)行層之間的項(xiàng)目協(xié)作能力最大化

　　對(duì)于項(xiàng)目執(zhí)行來說，通過固化的內(nèi)部流程與組織模式，系統(tǒng)按時(shí)、按責(zé)自動(dòng)進(jìn)行任務(wù)的分發(fā)，讓每個(gè)項(xiàng)目人員都可以準(zhǔn)確無誤的了解當(dāng)前任務(wù)。

　　Ø讓管理層管控壓力最小化

　　對(duì)于項(xiàng)目管理層來說，通過系統(tǒng)可以了解到目前公司有多少個(gè)項(xiàng)目在執(zhí)行，每個(gè)項(xiàng)目的執(zhí)行狀態(tài)(立項(xiàng)、執(zhí)行中、已結(jié)算)是什么，當(dāng)某個(gè)項(xiàng)目出現(xiàn)問題時(shí)，系統(tǒng)預(yù)警給項(xiàng)目管理人員。

　　管理人員通過系統(tǒng)可以快速了解到該項(xiàng)目具體是哪個(gè)任務(wù)、哪個(gè)環(huán)節(jié)、哪個(gè)人出現(xiàn)的問題，快速、準(zhǔn)確找到問題的根源。

　　第三，信息化系統(tǒng)對(duì)于下游單位來說，具體起到什么作用?

　　Ø選擇的平臺(tái)

　　對(duì)于大型項(xiàng)目來說，通過系統(tǒng)可以進(jìn)行供應(yīng)商的招標(biāo)、選擇、供應(yīng)商報(bào)價(jià)、競價(jià)，從原來多個(gè)供應(yīng)商對(duì)一個(gè)采購人員的方式，轉(zhuǎn)變?yōu)樽尮?yīng)商之間進(jìn)行充分的競爭，如限定報(bào)價(jià)時(shí)間，同時(shí)讓供應(yīng)商可以知道自己的報(bào)價(jià)排名，充分調(diào)動(dòng)供應(yīng)商之間的競爭。

　　Ø與供應(yīng)商協(xié)作的平臺(tái)

　　對(duì)于內(nèi)部供應(yīng)商資源，可以在平臺(tái)中實(shí)時(shí)的共享，每個(gè)采購人員都可以快速的了解到，供應(yīng)商歷史的供貨能力、價(jià)格能力、服務(wù)能力等多維度的情況;

　　對(duì)于供應(yīng)商執(zhí)行，也可以通過系統(tǒng)對(duì)供應(yīng)商的服務(wù)進(jìn)行監(jiān)管，如設(shè)備、材料的供應(yīng)商，可以通過系統(tǒng)進(jìn)行訂單的下達(dá)，供應(yīng)商收到訂單后，按時(shí)上報(bào)供貨生產(chǎn)的進(jìn)度、發(fā)貨的進(jìn)度，從而有效的控制采購進(jìn)度;

　　對(duì)于施工的供應(yīng)商來說，也可以通過系統(tǒng)讓供應(yīng)商對(duì)現(xiàn)場施工完成的情況進(jìn)行上報(bào)，管理部門就可以實(shí)時(shí)了解到項(xiàng)目的真實(shí)狀況。如果出現(xiàn)現(xiàn)成的整改問題，項(xiàng)目管理人員也可以進(jìn)行整改問題的下達(dá)，供應(yīng)商收到整改任務(wù)后進(jìn)行任務(wù)的修改反饋，在由管理人員進(jìn)行問題的歸口確認(rèn)，提高項(xiàng)目質(zhì)量。

　　(2)建立面向項(xiàng)目組織過程的串聯(lián)整合平臺(tái)

　　組織過程串聯(lián)主要分為二個(gè)維度：

　　第一，縱向：單項(xiàng)目管理業(yè)務(wù)過程組織串聯(lián);

　　實(shí)現(xiàn)單項(xiàng)目任務(wù)自動(dòng)引導(dǎo)，通過系統(tǒng)告訴每個(gè)人每天計(jì)劃該干什么，什么時(shí)間完成，需要找哪些人或資源配合，同時(shí)通過系統(tǒng)固化每個(gè)動(dòng)作的風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)，形成有效的項(xiàng)目組織。

　　第二，橫向：多職能部門業(yè)務(wù)組織串聯(lián);

　　職能部門業(yè)務(wù)串聯(lián)，主要是打通職能部門之間的信息壁壘，讓職能之間可以進(jìn)行相互的協(xié)同與監(jiān)督，通過職能拆分主要通過二個(gè)維度進(jìn)行串聯(lián)。

　　Ø進(jìn)度串聯(lián)

　　傳統(tǒng)的進(jìn)度管理還是依靠人為進(jìn)行進(jìn)度百分比的上報(bào)，這樣百分比的標(biāo)準(zhǔn)就無法量化，而且進(jìn)度管理部門也無法快速了解到其他分項(xiàng)進(jìn)度部門的計(jì)劃執(zhí)行情況(如：設(shè)計(jì)進(jìn)度、采購進(jìn)度、現(xiàn)場進(jìn)度)是否對(duì)總體進(jìn)度有影響，這樣當(dāng)總體進(jìn)度出現(xiàn)問題時(shí)，只能事后救火。

　　所以進(jìn)度串聯(lián)是通過進(jìn)度任務(wù)(設(shè)計(jì)、采購、施工)與流程串聯(lián)，當(dāng)某個(gè)流程審核完畢確認(rèn)后，自動(dòng)反饋到對(duì)應(yīng)的進(jìn)度任務(wù)中，同時(shí)當(dāng)分項(xiàng)任務(wù)執(zhí)行完畢或出現(xiàn)問題時(shí)，分項(xiàng)進(jìn)度也會(huì)自動(dòng)反饋到總體進(jìn)度中，讓進(jìn)度管理人員可以時(shí)刻了解到進(jìn)度任務(wù)的執(zhí)行情況。

　　Ø資金串聯(lián)

　　資金管理的壓力在于沒有辦法實(shí)時(shí)監(jiān)督到項(xiàng)目現(xiàn)場的應(yīng)收應(yīng)付情況，無法監(jiān)督到具體費(fèi)用花費(fèi)是否超出預(yù)算，造成內(nèi)部管理的資金壓力。

　　資金串聯(lián)則是通過合同、費(fèi)用、現(xiàn)場到貨及完工，三個(gè)維度，讓財(cái)務(wù)管理者可以快速了解到每個(gè)部門、每個(gè)人的費(fèi)用花費(fèi)情況，每個(gè)項(xiàng)目每個(gè)月應(yīng)收應(yīng)付的情況，保證公司的資金平衡。

　　(3)建立面向企業(yè)內(nèi)部的標(biāo)準(zhǔn)落地平臺(tái)

　　企業(yè)內(nèi)部的制度與執(zhí)行經(jīng)常是二張皮，所以對(duì)于制度的強(qiáng)制執(zhí)行就需要借助信息化的手段讓它強(qiáng)制落地，具體包括幾個(gè)方面：流程標(biāo)準(zhǔn)、填報(bào)標(biāo)準(zhǔn)、管控標(biāo)準(zhǔn)、數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)。

　　Ø流程標(biāo)準(zhǔn)

　　一是審批流程，如預(yù)算制定、費(fèi)用申請(qǐng)、合同簽訂、設(shè)備采購等審批流程，通過流程標(biāo)準(zhǔn)，減少流程在執(zhí)行中的人為干預(yù)，保證流程按照制度執(zhí)行

　　二是對(duì)于項(xiàng)目組織的過程，按照單項(xiàng)目的組織流程進(jìn)行任務(wù)分解，減少人為對(duì)項(xiàng)目執(zhí)行的不到位，保證項(xiàng)目的質(zhì)量。

　　Ø填報(bào)標(biāo)準(zhǔn)

　　即標(biāo)準(zhǔn)的文檔格式，明確文檔中每個(gè)內(nèi)容項(xiàng)都是由誰去填寫、為什么要這么填寫，通過系統(tǒng)規(guī)定必填內(nèi)容，通過根據(jù)標(biāo)準(zhǔn)與上報(bào)數(shù)據(jù)進(jìn)行實(shí)時(shí)對(duì)比，當(dāng)超出標(biāo)準(zhǔn)后系統(tǒng)則進(jìn)行提示或啟動(dòng)更高級(jí)流程進(jìn)行控制。

　　Ø管控標(biāo)準(zhǔn)

　　包括項(xiàng)目組織過程的風(fēng)險(xiǎn)控制點(diǎn)，形成自動(dòng)的預(yù)警及對(duì)比，如：年度費(fèi)用預(yù)算與實(shí)際花費(fèi)情況對(duì)比、費(fèi)用報(bào)銷時(shí)間與發(fā)票時(shí)間的預(yù)警、進(jìn)度延期的預(yù)警、預(yù)算執(zhí)行與計(jì)劃的預(yù)警等。

　　Ø數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)

　　預(yù)算標(biāo)準(zhǔn)、費(fèi)用標(biāo)準(zhǔn)、工程進(jìn)度標(biāo)準(zhǔn)、物資設(shè)備采購單價(jià)標(biāo)準(zhǔn)等，通過細(xì)化標(biāo)準(zhǔn)讓實(shí)際執(zhí)行時(shí)有了參考的依據(jù)，避免只靠經(jīng)驗(yàn)或責(zé)任心等不確定的風(fēng)險(xiǎn)，從而達(dá)到精細(xì)化管理的目標(biāo)。

　　2.2.項(xiàng)目管理過程

　　2.2.1.業(yè)務(wù)概述

　　根據(jù)項(xiàng)目組織過程，進(jìn)行WBS任務(wù)分解，通過單一項(xiàng)目進(jìn)行任務(wù)執(zhí)行與流轉(zhuǎn)，讓領(lǐng)導(dǎo)快速了解到每一個(gè)項(xiàng)目、每一個(gè)環(huán)節(jié)、每個(gè)任務(wù)、每一個(gè)人具體的執(zhí)行情況。

　　基于名易行業(yè)經(jīng)驗(yàn)，名易軟件項(xiàng)目管理系統(tǒng)已預(yù)制好了一套科學(xué)、完整的項(xiàng)目組織流程，具體為：

　　C1市場及技術(shù)階段：業(yè)主來往文件上報(bào)、拜訪計(jì)劃、拜訪記錄、立項(xiàng)申請(qǐng)、初步方,案及報(bào)價(jià)、技術(shù)交流、投標(biāo)申請(qǐng)、標(biāo)前會(huì)議、購買標(biāo)書、技術(shù)標(biāo)制作、商務(wù)標(biāo)制作、價(jià)格標(biāo)制作、標(biāo)書遞交、開標(biāo)結(jié)果上報(bào)、中標(biāo)通知書、前期文件歸檔、總包合同簽訂、總包合同預(yù)收款、項(xiàng)目啟動(dòng)會(huì)、總體進(jìn)度計(jì)劃編制、項(xiàng)目開工會(huì);

　　C2初步設(shè)計(jì)階段：項(xiàng)目預(yù)算、設(shè)計(jì)進(jìn)度計(jì)劃、總圖設(shè)計(jì)、采購明細(xì)單、設(shè)備請(qǐng)購、土建結(jié)構(gòu)設(shè)計(jì)、設(shè)備設(shè)計(jì)、管道設(shè)計(jì)、儀表設(shè)計(jì)、電器設(shè)計(jì)、給排水設(shè)計(jì)、消防設(shè)計(jì)、內(nèi)部設(shè)計(jì)會(huì)、設(shè)計(jì)圖紙送審、初步設(shè)計(jì)變更;

　　C3施工圖紙?jiān)O(shè)計(jì)階段：土建結(jié)構(gòu)施工設(shè)計(jì)、設(shè)備施工設(shè)計(jì)、管道施工設(shè)計(jì)、儀表施工設(shè)計(jì)、電器施工設(shè)計(jì)、給排水施工設(shè)計(jì)、消防施工設(shè)計(jì)、設(shè)計(jì)圖紙庫;

　　C4項(xiàng)目采購：采購申請(qǐng)、采購計(jì)劃、采購詢價(jià)比價(jià)、采購(發(fā)包)合同簽訂、采購(發(fā)包)預(yù)付款、到貨驗(yàn)收、到貨款;

　　C5施工準(zhǔn)備：施工單位確認(rèn)、施工單位資質(zhì)審查、施工人員確認(rèn)、施工條件確認(rèn)、開工手續(xù)、開工通知;

　　C6項(xiàng)目開工：分部分項(xiàng)施工、總包合同進(jìn)度款、中間驗(yàn)收、項(xiàng)目異常單;

　　C7竣工驗(yàn)收：竣工資料、工程決算、項(xiàng)目總結(jié)、完工報(bào)告。