自O(shè)A問世以來，在很大程度上改變了人們的辦公方式，提高了辦公效率。隨著辦公需求的深入，計(jì)算機(jī)發(fā)展水平的提高，OA軟件種類越來越多，功能也越來越強(qiáng)大。但是相關(guān)資料表明，無論是政府還是企業(yè)用戶對這些OA產(chǎn)品的滿意度普遍不高，究其原因，不是某一個(gè)OA提供商、某一款OA產(chǎn)品的問題，而是整個(gè)OA行業(yè)內(nèi)存在的問題。筆者就當(dāng)前OA行業(yè)普遍存在的問題提出幾點(diǎn)看法供大家參考：

        1、OA對于不同系統(tǒng)資料的管理趨于混亂

        在當(dāng)前OA中，不同的信息是以不同的結(jié)構(gòu)在不同的數(shù)據(jù)庫、主機(jī)、文件服務(wù)器、應(yīng)用系統(tǒng)上存在，而這些系統(tǒng)缺乏相互連接的信息渠道，數(shù)據(jù)被封存并缺乏應(yīng)有的關(guān)聯(lián)，數(shù)據(jù)本身結(jié)構(gòu)上又缺乏統(tǒng)一性和規(guī)范性，難以被計(jì)算機(jī)集成處理，從而給單位獲取有用信息帶來很大的障礙，長期下來，文檔、資料的管理越來越困難，這就是大家常說的“信息孤島”。 

        針對這種情況，整合企業(yè)內(nèi)部現(xiàn)有應(yīng)用系統(tǒng)勢在必行，承元OA在Java基礎(chǔ)上推出了面向業(yè)務(wù)系統(tǒng)集成的平臺(tái)型OA，為企業(yè)的信息整合提出了解決方案。系統(tǒng)采取主流成熟的J2EE技術(shù)，能夠運(yùn)行于不同的操作系統(tǒng)和數(shù)據(jù)庫平臺(tái)，方便升級(jí)、移植，易于和其他系統(tǒng)集成，實(shí)現(xiàn)了內(nèi)部管理系統(tǒng)的無縫集成。

        2、OA將工作重點(diǎn)著眼于崗位，而不是“人”本身 

        傳統(tǒng)的OA中，權(quán)限設(shè)計(jì)也是一項(xiàng)非常重要的功能。一個(gè)OA的用戶，可能是普通的工作人員、或者部門主管、或者單位領(lǐng)導(dǎo)，等等類型，那么這個(gè)用戶在OA中具備的權(quán)限也就不同，在OA中能做的工作也就不一樣。但是，組成一個(gè)辦公環(huán)境的核心是“人”本身，而不是“主管”、“領(lǐng)導(dǎo)”、“員工”等等稱謂的“崗位”。“崗位”是死的，其工作職責(zé)是明確的，崗位不會(huì)出差、生病、升遷、免職……，崗位無法做崗位以外的任何工作，等等；“人”是活的，其工作的內(nèi)容也許隨時(shí)在變化，人會(huì)產(chǎn)生各類特殊的情況，同時(shí)人在工作上又有很強(qiáng)的自適應(yīng)性，等等。

        出現(xiàn)這種情況的原因是當(dāng)前OA將工作重點(diǎn)著眼于崗位，而不是“人”本身；過分注重了用戶權(quán)限的分配與限制，沒有一套行之有效的權(quán)限寬泛化機(jī)制和用戶信任機(jī)制。承元OA的權(quán)限設(shè)計(jì)采用“以人為本”的方式，具體資源在資源節(jié)點(diǎn)上具有唯一的層次代碼，統(tǒng)一管理可將各類資源進(jìn)行集中式管理，分級(jí)授權(quán)管理可將權(quán)限下放到部門、子部門一級(jí)的管理員。授權(quán)方式與傳統(tǒng)的對用戶、對角色授權(quán)不同，是真正基于策略的靈活的授權(quán)方式，可對任何資源進(jìn)行授權(quán)?！　?/p>

        3、OA試圖改造現(xiàn)有辦公方法甚至管理理念

        由于信息化的推進(jìn)，信息化管理成為熱門詞匯，針對此類情況，有些OA提供商又提出了新的概念，號(hào)稱其OA軟件融進(jìn)了先進(jìn)的管理理念，可以實(shí)現(xiàn)管理的提升；有的OA提供商更是明確表示：他們不是銷售軟件，而是銷售管理理念；甚至有的OA提供商同時(shí)也提供管理咨詢的業(yè)務(wù)。有些客戶被這些概念所迷惑，不僅購買了OA軟件，還采用了一些OA提供商提出的管理辦法，結(jié)果不僅OA軟件沒有給他們帶來期望的效益，連原有的秩序良好的管理體系也受到影響。 

        常規(guī)的辦公方式和管理理念能夠正常的運(yùn)行，自然有其存在的道理；即使可能存在一定的問題，其改良也必須是漸進(jìn)式的；而當(dāng)前OA試圖用革命式、一刀切的思路去改革現(xiàn)有體系，無疑會(huì)失敗。同時(shí)OA提供商是軟件公司，其在管理學(xué)上未必有太多的研究，管理學(xué)本身就是一個(gè)眾說紛紜的局面，OA提供商用單一的理論來指導(dǎo)不同企業(yè)的管理模式，局限性是不可避免的。

        4、OA試圖將日常辦公的全部事務(wù)硬性搬遷到計(jì)算機(jī)平臺(tái) 

        在當(dāng)前OA的設(shè)計(jì)中，越是強(qiáng)大的系統(tǒng)，功能越繁雜。即使是一個(gè)小型OA系統(tǒng)，就包括諸如電子郵件、在線短信、手機(jī)短信、電子公告、電子論壇、網(wǎng)上審批、公文處理、文件管理、會(huì)議管理、檔案管理、日程安排、會(huì)議安排、活動(dòng)安排、人事管理、物品管理、圖書管理、車輛管理……等等無法羅列，不計(jì)其數(shù)。造成的結(jié)果是：一級(jí)菜單下面帶二級(jí)菜單，二級(jí)菜單下面帶三級(jí)菜單，僅僅找到某一項(xiàng)功能就會(huì)花費(fèi)不少功夫，更不知多出多少根本就使用不到的功能。大型OA更是復(fù)雜，不僅具備以上功能，還可能包括一些概念上的東西，如協(xié)同辦公、知識(shí)管理等等功能。這些功能，即使是一個(gè)計(jì)算機(jī)相關(guān)的專業(yè)人士，培訓(xùn)后也未必都能掌握，更何況OA的使用人員大部分是僅僅懂計(jì)算機(jī)日常使用的人士。

        將日常辦公的全部事務(wù)硬性搬遷到計(jì)算機(jī)平臺(tái)，往往造成OA系統(tǒng)形同虛設(shè)、整體實(shí)用率不高，廣大企業(yè)用戶需要的是易用、實(shí)用的個(gè)性化OA產(chǎn)品。OA產(chǎn)品應(yīng)該根據(jù)計(jì)算機(jī)的特性和工作內(nèi)容進(jìn)行一定的歸納和整合，能針對企業(yè)內(nèi)部的管理模式和計(jì)算機(jī)水平快速定制的個(gè)性化OA才能更好的適應(yīng)企業(yè)辦公需求。

        5、OA試圖將工作中的流程硬性搬遷到計(jì)算機(jī)平臺(tái)

        從第二代OA開始，工作流就成為OA設(shè)計(jì)的重中之重。工作流包含很多內(nèi)容，諸如：分支、回轉(zhuǎn)，異或分支、與分支，同步合并、非同步合并，后退、文件回收等等方式；包括流程監(jiān)控：管理員及發(fā)起者審閱者方便查看流程流轉(zhuǎn)到哪一步；固定流程與自由流程方式：根據(jù)不同組織機(jī)構(gòu)的管理方式，提供不同方式的流程流轉(zhuǎn)方式；流程提醒：流程進(jìn)行到某步驟后，提醒該用戶處理文件；鎖定保護(hù)：當(dāng)文件被多人會(huì)簽時(shí)，可自動(dòng)短時(shí)間鎖定該文件，防止被他人修改提交后覆蓋；流程步驟執(zhí)行自定義應(yīng)用程序：可潛入某個(gè)自定義的程序來加強(qiáng)某個(gè)步驟的執(zhí)行效果；條件判斷：可根據(jù)表單某個(gè)字段的值來選擇下一步流轉(zhuǎn)方向等等。這些內(nèi)容，即使是計(jì)算機(jī)專業(yè)人士，需要多少時(shí)間才能學(xué)會(huì)和掌握？更別談在辦公中真正良好的應(yīng)用呢？

        日常工作中確實(shí)涉及到很多流程，但這些流程是根據(jù)工作的需要而出現(xiàn)的，很多時(shí)候不需要預(yù)設(shè)也無法詳盡的預(yù)設(shè)；甚至是同一種類型的工作，在不同的情況下工作流程也有區(qū)別；現(xiàn)實(shí)生活中，原定的工作流程常常因?yàn)橐馔獾脑蚨兓?；等等。?dāng)前OA應(yīng)該著手于自制工作流定義，將工作流設(shè)置過程最大程度的簡化。核心采用開源JBPM工作流引擎，符合國際WFMC工作流規(guī)范的工作流定制平臺(tái)，以不變應(yīng)萬變實(shí)現(xiàn)快速自定義，才是最好的解決辦法。　

        OA的發(fā)展必定經(jīng)歷一段曲折漫長的道路，OA提供商只有看清形勢，始終站在用戶的角度，不斷完善、提高產(chǎn)品的核心競爭力，才能立足于OA進(jìn)步的時(shí)代潮流中