隨著OA概念的深入人心，越來(lái)越多的中小企業(yè)正在實(shí)施或準(zhǔn)備實(shí)施OA系統(tǒng)，以提升企業(yè)工作效率和業(yè)務(wù)運(yùn)作帶來(lái)突出成效。由此一來(lái)，OA系統(tǒng)的選型便成了企業(yè)所遇到的重大難題。小編在此特別整理了幾點(diǎn)OA系統(tǒng)的選型關(guān)鍵要點(diǎn)，力求幫助您進(jìn)行正確地OA選型。

一、OA系統(tǒng)市場(chǎng)目前存在較多問(wèn)題

伴隨著旺盛的OA系統(tǒng)的市場(chǎng)需求，OA系統(tǒng)產(chǎn)業(yè)市場(chǎng)也面臨著諸多的問(wèn)題，如市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)環(huán)境不規(guī)范、知識(shí)產(chǎn)權(quán)保護(hù)不力、價(jià)格不透明、服務(wù)不完善等諸多問(wèn)題。

1)市場(chǎng)不規(guī)范

主要體現(xiàn)在惡性競(jìng)爭(zhēng)嚴(yán)重，由于當(dāng)前存在的最低價(jià)中標(biāo)原則，各廠商之間惡意壓價(jià)，最終損害的是蓬勃發(fā)展的中國(guó)軟件產(chǎn)業(yè)。政府機(jī)構(gòu)有必要成立相應(yīng)的監(jiān)管機(jī)構(gòu)、發(fā)布相應(yīng)的法律法規(guī)，監(jiān)管、規(guī)范市場(chǎng)。另外，行業(yè)協(xié)會(huì)也可以牽頭，成立相應(yīng)的OA系統(tǒng)聯(lián)盟，制定一些相應(yīng)的規(guī)定，各盟員本著友好協(xié)商的原則，不得參與惡性競(jìng)爭(zhēng)。

2)知識(shí)產(chǎn)權(quán)保護(hù)不健全

一直以來(lái)，我們都沒(méi)有完善的知識(shí)產(chǎn)權(quán)保護(hù)體系，而軟件產(chǎn)品本就是知識(shí)產(chǎn)權(quán)的產(chǎn)物，其核心就是產(chǎn)品的代碼，在知識(shí)產(chǎn)權(quán)保護(hù)機(jī)制不健全的情況之下，離職員工帶走相關(guān)核心代碼，成立新公司推出雷同產(chǎn)品或者所謂的盜版事件時(shí)有發(fā)生，這些產(chǎn)品進(jìn)入市場(chǎng)之后，沒(méi)有開(kāi)發(fā)帶來(lái)的核心成本支出，只要產(chǎn)品能出售即可獲得相關(guān)利潤(rùn)，完全沒(méi)必要進(jìn)行品牌建設(shè)，必然導(dǎo)致包括實(shí)施服務(wù)、售后服務(wù)等跟不上，嚴(yán)重影響用戶使用，既損害了用戶利益也損害了企業(yè)利益，嚴(yán)重威脅到產(chǎn)業(yè)的健康發(fā)展。為此，有必要將現(xiàn)有的知識(shí)產(chǎn)權(quán)保護(hù)法律法規(guī)細(xì)化，并成立專門的機(jī)構(gòu)進(jìn)行監(jiān)督監(jiān)管，保護(hù)知識(shí)產(chǎn)權(quán)擁有者的合法權(quán)益，促進(jìn)產(chǎn)業(yè)的健康發(fā)展。

3)價(jià)格不透明

由于軟件產(chǎn)品成本主要來(lái)自研發(fā)部分和后續(xù)的升級(jí)部分，一旦產(chǎn)品開(kāi)發(fā)出來(lái)之后，軟件公司后續(xù)成本將不斷降低，加之行業(yè)不夠規(guī)范，市場(chǎng)中惡性競(jìng)爭(zhēng)充斥，OA系統(tǒng)廠商大多不愿意公開(kāi)公布其軟件產(chǎn)品價(jià)格，給代理商、銷售人員從中操作，惡意更改價(jià)格提供了可能，嚴(yán)重?fù)p害了企業(yè)用戶的利益。為此，政府有必要出臺(tái)相應(yīng)的規(guī)定，明確軟件公司公布軟件產(chǎn)品的價(jià)格，保護(hù)企業(yè)用戶利益。同時(shí)，第三方研究機(jī)構(gòu)也可以在這方面發(fā)揮自己中立身份作用，通過(guò)自身專業(yè)研究以及對(duì)最終用戶使用情況進(jìn)行調(diào)研統(tǒng)計(jì)分析，劃出各OA系統(tǒng)產(chǎn)品的大致價(jià)格圖，給出各OA系統(tǒng)的大致價(jià)格區(qū)間，指導(dǎo)企業(yè)用戶在進(jìn)行OA系統(tǒng)的選型應(yīng)避免價(jià)格陷阱。

4)服務(wù)體系不完善

物美價(jià)廉本身就是一個(gè)偽命題，一分錢一分貨。而當(dāng)前由于OA系統(tǒng)開(kāi)發(fā)市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)激烈，各低價(jià)OA系統(tǒng)產(chǎn)品層出不窮，低廉的價(jià)格不能保證后續(xù)服務(wù)的質(zhì)量，影響了企業(yè)用戶的正常使用，為企業(yè)用戶造成了損失。為此，有必要建立健全服務(wù)體系，以為例，不僅推出了400客服熱線，還開(kāi)通了投訴電話，保證遠(yuǎn)程服務(wù)的暢通，同時(shí)定期舉行線下活動(dòng)，培訓(xùn)企業(yè)用戶，在各地開(kāi)設(shè)辦事處、服務(wù)機(jī)構(gòu)，當(dāng)用戶面臨不能解決的問(wèn)題時(shí)工程師能很快奔赴現(xiàn)場(chǎng)，實(shí)地解決用戶難題。

二、如何選擇適合自己的OA系統(tǒng)

選型第一步：需要什么?

OA范疇廣闊，有的簡(jiǎn)單至兩三個(gè)功能，有的復(fù)雜度超過(guò)。自然，價(jià)格也相差甚大，低至數(shù)千元，高至上百萬(wàn)。最根本的是您的需求——明確您需要什么，從而選擇適用的產(chǎn)品或解決方案。

成長(zhǎng)初期的中小企業(yè)根本需求是生存和發(fā)展，是超越企業(yè)一切的重大問(wèn)題，也是中小企業(yè)首要考慮的問(wèn)題。而解決這些問(wèn)題就需要推進(jìn)信息化建設(shè)，通過(guò)信息化改善中小企業(yè)生存環(huán)境，提高行政辦公效率，增強(qiáng)企業(yè)綜合競(jìng)爭(zhēng)力。所以生存和發(fā)展就是中小化的核心需求。

然而面對(duì)種類繁多、五花八門的OA系統(tǒng)，大多數(shù)中小企業(yè)顯得困惑，難于下手。該用什么樣的辦公自動(dòng)化軟件？如何邁出自己在信息化的的第一步呢?最近幾年，OA系統(tǒng)成為中國(guó)管理軟件中一顆最耀眼的明星。但OA系統(tǒng)廠商的多樣化和0A品牌的參差不齊，也已是業(yè)內(nèi)公認(rèn)的事實(shí)。對(duì)很多最終用戶來(lái)說(shuō)，選型也許是個(gè)難題。

“適合的才是最好的”這句生活中充滿了哲理的話，這句話在中小企業(yè)OA系統(tǒng)的選型中同樣適用，OA系統(tǒng)就和衣服一樣，是貼身的東西。這個(gè)東西是有實(shí)用價(jià)值的，不是給別人看的花把式。對(duì)于企業(yè)信息化而言同樣適用。實(shí)施辦公自動(dòng)化前中小企業(yè)應(yīng)當(dāng)先問(wèn)問(wèn)自己，我的企業(yè)現(xiàn)狀如何，需要什么？這套系統(tǒng)、服務(wù)適合我嗎?這套系統(tǒng)能滿足我的需求嗎?弄清了這幾個(gè)問(wèn)題，企業(yè)就可以踏上自己的信息化之旅了。

OA系統(tǒng)的功能不勝枚舉，核心功能加上延伸擴(kuò)展的功能，如果每個(gè)功能都要購(gòu)買、考察，既浪費(fèi)了成本和精力，也會(huì)在后期使用中造成閑置，需要針對(duì)組織的需求針對(duì)性購(gòu)買。總的來(lái)說(shuō)，不同規(guī)模的企業(yè)，不同類型的組織，對(duì)基礎(chǔ)管理的側(cè)重點(diǎn)不同，中小企業(yè)關(guān)注的自由協(xié)作、信息發(fā)布和文檔管理；中型企業(yè)關(guān)注的職能分工、流程規(guī)范;大型企業(yè)關(guān)注的效率提升、業(yè)務(wù)督辦;集團(tuán)企業(yè)更關(guān)注的集中管控、風(fēng)險(xiǎn)控制。因此依據(jù)本企業(yè)的特點(diǎn)、差異性來(lái)有針對(duì)性的選型，就變的比較重要。

選型第二步：誰(shuí)能滿足?

OA系統(tǒng)廠商較多，側(cè)重各有不同，適用才是最好。面對(duì)眾多廣告、宣傳以及軟性文章，您需要仔細(xì)辨析，去偽存真。您當(dāng)然清楚——廠商應(yīng)該用產(chǎn)品說(shuō)話，而不僅僅是思想、概念、術(shù)語(yǔ)和獎(jiǎng)項(xiàng)。

選型第三步：OA系統(tǒng)的集成效果

隨著企業(yè)組織的信息化程度加深，各種軟件應(yīng)用紛紛走馬上任，如何將分布在各個(gè)部門、各個(gè)人手中的系統(tǒng)加以集成整合、提高使用效率也成為眾多單位考慮的問(wèn)題。從OA系統(tǒng)的產(chǎn)生看，主要著力于對(duì)內(nèi)部辦公資源的整合，內(nèi)部各部門的協(xié)作，在企業(yè)基礎(chǔ)管理中起著貫穿的作用，隨著信息化建設(shè)的深入，企業(yè)越來(lái)越希望能夠在OA的表單審批過(guò)程中，直接調(diào)取系統(tǒng)中的客戶數(shù)據(jù)、訂單編號(hào)，直接調(diào)取ERP系統(tǒng)中的產(chǎn)品型號(hào)、庫(kù)存數(shù)量，直接調(diào)取管理系統(tǒng)中的組織名稱和員工代碼;企業(yè)越來(lái)越多的希望只通過(guò)一個(gè)IP地址、賬號(hào)、密碼登錄到所有的系統(tǒng)中去等等，總之如何解決應(yīng)用孤島、信息孤島和數(shù)據(jù)孤島，成為企業(yè)選型OA系統(tǒng)，構(gòu)建全員信息化平臺(tái)的重要需求。

選型第四步：OA系統(tǒng)的平臺(tái)性要求

從OA系統(tǒng)的生命周期來(lái)看，大部分OA系統(tǒng)的生命力都不會(huì)超過(guò)10年，原因何在?因?yàn)槠髽I(yè)的需求無(wú)法在選型階段界定清楚，準(zhǔn)確的講永遠(yuǎn)無(wú)法界定清楚，因?yàn)槠髽I(yè)在持續(xù)不斷的發(fā)展過(guò)程中，戰(zhàn)略中心、組織架構(gòu)、業(yè)務(wù)流程、職務(wù)崗位、角色權(quán)限都在不斷的變化，尤其是基礎(chǔ)管理需求在不斷的變化，其中一些變化可以通過(guò)流程優(yōu)化和表單調(diào)整完成，但還有相當(dāng)多的變化無(wú)法通過(guò)產(chǎn)品化模塊實(shí)現(xiàn)，因此具有無(wú)碼開(kāi)發(fā)的平臺(tái)化系統(tǒng)成為解決變化的唯一方法。

選型第五步：性價(jià)比依然重要

購(gòu)買任何東西都會(huì)考慮性價(jià)比問(wèn)題，OA系統(tǒng)的選型同樣不能越過(guò)這一實(shí)際問(wèn)題。至今仍有些企業(yè)會(huì)認(rèn)為“OA系統(tǒng)越貴越好”、“OA系統(tǒng)越便宜越好”、甚至是“功能越多越好”。這其實(shí)是一種片面的想法。實(shí)際上，產(chǎn)品的價(jià)格高并不等于其產(chǎn)品的品質(zhì)高，也不等同于產(chǎn)品的功能強(qiáng)大。OA系統(tǒng)不像ERP系統(tǒng)，其需求一般比較標(biāo)準(zhǔn)，所以，高價(jià)絕不是選用OA系統(tǒng)的參數(shù)，應(yīng)著眼于OA系統(tǒng)的易用性、易維護(hù)性。

OA系統(tǒng)的選型異常重要，大大小小影響到到單位中的每一位員工的工作習(xí)慣，如何讓OA系統(tǒng)最大限度被員工接受，如何將最終用戶的排斥度降到最低并發(fā)揮其管理價(jià)值，才是選型者應(yīng)該著重考慮的問(wèn)題。

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