這個概念從產生到現(xiàn)在，這個辦公自動化已經分化為廣義辦公自動化和狹義辦公自動化。廣義辦公自動化：在統(tǒng)一的平臺上實現(xiàn)對公文，銷售，人事，資產，客戶，采購等處理，與泛微提倡的協(xié)同商務沒有本質的區(qū)別，最大的特色是消除了企業(yè)內部的各類信息孤島。狹義辦公自動化（傳統(tǒng)辦公）：主要是以公文處理、為核心的辦公管理系統(tǒng)。 從目前整個市場的需求來看，狹義的辦公自動化系統(tǒng)將會被廣義的辦公自動化所取代。 協(xié)同是一種思想，一種策略，一種方法體系，更是一種智慧和境界。名易軟件OA創(chuàng)新管理平臺協(xié)同辦公管理體系從、、溝通協(xié)作、資源共享、工作計劃等多個方面，提升企業(yè)內部的辦公效率，實現(xiàn)企業(yè)資源價值的最大化，并形成集中化、扁平化的辦事、溝通、協(xié)作以及信息共享的應用體系。 名易軟件OA協(xié)同辦公管理體系助力企業(yè)實現(xiàn)從分散到協(xié)同，規(guī)范業(yè)務流程、降低運作成本，提高執(zhí)行力，并成為領導的工作助手、員工工作和溝通的平臺。協(xié)同辦公，讓員工和企業(yè)變得更機智。

企事業(yè)單位辦公管理普通存在的問題是：

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1、協(xié)同效率不高 1）集團與下屬企業(yè)之間協(xié)作效率低

2）辦公費用居高不下，全紙質辦公模式

3）紙質單據(jù)手工審批，流程審批周期長、扯皮多

2、知識管理混亂 1）企業(yè)知識管理積累難

2）文檔知識查詢、利用難

3）企業(yè)培訓成本高

4）輔助決策信息少

5）缺乏有效的組織文化建設體系

3、溝通效率低，成本高 1）業(yè)務動態(tài)進展監(jiān)控難，辦公機制不透明

2）缺少多層次溝通平臺，工作無計劃性

3）電話、傳真、EMAIL實現(xiàn)遠程聯(lián)系，人員溝通效果無法保證，且成本高昂

4)大量的會議，無休止的討論，大量人員的來回往返成本高昂，會議決議的落實跟蹤不易掌控

4、應用系統(tǒng)孤立 1）獲取決策信息難

2）業(yè)務數(shù)據(jù)共享難

3）業(yè)務數(shù)據(jù)形成數(shù)據(jù)孤島

基于此，為了提升公司管理，促進企業(yè)發(fā)展，企業(yè)需要利用信息技術，打破各種信息孤島和資源孤島，將各種經營主體緊密聯(lián)結在一起，將多元化的業(yè)務過程和各職能過程集成為一個綜合的信息管理系統(tǒng)，實現(xiàn)數(shù)據(jù)間通暢無阻的交換與運算，減少信息流轉中間環(huán)節(jié)，形成企業(yè)辦公、信息交流、的統(tǒng)一信息化，并給管理者提供一個通暢的了解企業(yè)、業(yè)務情況、發(fā)布管理決策的平臺。 方案特點

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整個解決方案成本低（選用免費中間件）、簡單易用(安裝、維護、使用)、功能實用靈活等特點，總結起來的核心優(yōu)勢是：簡單成就易用，協(xié)作創(chuàng)造價值！ 1、成本低 軟件基礎平臺采用Tomcat作為中間件，MYSQL作為數(shù)據(jù)庫，無需額外投資。系統(tǒng)對硬件要求也非常低，起步階段普通pc機都可以勝任。 2、簡單易用 安裝維護簡單：系統(tǒng)一鍵式安裝，一步完成所有的安裝過程，任何沒有多少電腦基礎的管理員都可以完成安裝和數(shù)據(jù)備份等操作。 操作簡單，容易上手：功能模塊設計以實用為主，操作簡單，適合不同層次用戶使用。在易用性設計方面指導思想是讓用戶：少記東西，少操作，簡潔，容易理解，同時遵循要求，幫助用戶對事情進行分類處理等，在體系方面設立易用性測試小組等等確保產品的易用性。 3、功能使用靈活 系統(tǒng)采用平臺化設計理念，針對中小企業(yè)常用的功能模塊做到足夠精致，足夠靈活，把簡單的個性的應用通過傻瓜式的自定義平臺快速構建，在產品中我們布署了大量的自定義工具，包括信息文檔平臺、工作流程平臺，自定義模塊平臺，自定義門戶平臺等等，最大程度滿足用戶個性應用，實現(xiàn)用戶隨需而變的需要，并把這種定制個性應用的工作做到足夠傻瓜。 主要功能

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1、多種身份認證方式、 系統(tǒng)在用戶認證方面可以根據(jù)各單位的需要隨需應變，可以結合USBKEY實現(xiàn)部分帳號必需加上USBKEY的方式認證才可以登錄，也可以結合CA認證以確保系統(tǒng)的安全性 2、自定義首頁 1）提供首頁自定義內容和布局，充分滿足用戶習慣，突出顯示每個人關注的重要信息，快速執(zhí)行功能操作 2）界面簡潔實用，易于操作，無需專業(yè)培訓即可掌握使用方法 3、流程審批 1）根據(jù)公司業(yè)務自定義不同的流程，滿足業(yè)務需求 2）發(fā)起不同的流程，實現(xiàn)工作流程電子流 3）可以實時監(jiān)控流程審批的狀態(tài) 4、流程設置 1）智能表單設計，支持在線設計表單，列表控件、日歷控件等，實現(xiàn)復雜的數(shù)據(jù)錄入界面 2）支持自由流程與固定流程 3）支持流程分類 4）流程數(shù)據(jù)校驗 5）允許設定每個步驟的表單可寫字段 6）允許按人員、部門、角色設定經辦人員 7）支持會簽，會簽人可以填寫各自的會簽意見和上傳附件 8）可查看流程監(jiān)控辦理狀態(tài) 9）流轉過程內部短信、手機短信提醒 10）全面的流程數(shù)據(jù)管理，支持表單與數(shù)據(jù)同步調整 5、工作報告 1）根據(jù)工作需要定義不同工作報告類型 2）便捷地實現(xiàn)匯報工作，流轉到相關人員進行審閱 3）可以及時查看待閱的工作報告，執(zhí)行相關回復，提供高工作效率 6、文檔中心 1）支持任意多級目錄層次 2）支持全局搜索 3）支持文檔在線編輯 4）支持權限控制，可以指定任一層次目錄的訪問及操作權限 7、文檔在線編輯 1）支持Office文檔（Word、Excel、PowerPoint文檔）在線編輯，無需下載，可以直接保存在服務器上或保存在本地電腦上 2）支持Office文檔（Word、Excel、PowerPoint文檔）在線閱讀，無需下載 8、通知公告 1）支持指定公告通知類型，查閱時可按類型篩選 2）支持按人員、部門來確定接受范圍 3）允許設定是否公開 4）支持轉發(fā)和回復 5）信息管理發(fā)布員可以查看收閱情況 6）允許將圖片插入正文，進行圖文混排 7）允許附帶無限多個附件 9、新聞中心 1）支持新增子菜單 2）公司內部新聞 3）允許將圖片插入正文，進行圖文混排 10、企業(yè)文化 1）支持新增子菜單 2）發(fā)布企業(yè)文化相關的內容 3）允許將圖片插入正文，進行圖文混排 11、電子郵件 1）內部電子郵件系統(tǒng)，后臺自動收信，有新郵件時自動通過OA內部短信提醒 2）無需配置郵箱，新建用戶后，該用戶即可收發(fā)內部郵件 3）簡單實用，內部郵件即發(fā)即收，沒有延遲 4）已發(fā)送郵件、草稿郵件、已刪除郵件和自建郵件箱管理 5）獨特的數(shù)據(jù)結構設計，使得群發(fā)內部郵件時的存儲空間占用極小，發(fā)幾百封郵件，只占用一份附件空間，極大的節(jié)約了服務器資源，提高了發(fā)送速度 6）內部郵件可通過已發(fā)送郵件箱，查看對方是否閱讀 7）支持手機短信提醒，可集成外部郵件 12、知識管理 1）對分散于組織機構每個員工的知識資料進行有效管理，構建科學、規(guī)范的知識庫； 2）創(chuàng)建各種應用的知識主題庫專家知識庫崗位知識庫產品知識庫行業(yè)知識庫； 3）實現(xiàn)對知識的權限控制、利用； 4）與工作流、信息門戶、文檔管理，實現(xiàn)一體化知識管理應用。 13、 1）對任務的指派、執(zhí)行情況進行跟蹤，掌控工作過程和工作結果； 2）及時感知任務執(zhí)行狀態(tài)、結果、過程變動； 3）及時掌握結果，確保執(zhí)行資源； 14、權限控制 1）通過角色排序號、管理范圍設置，確保管理層次有序精確 2）為特定模塊提供專屬性權限設置，滿足靈活性要求 15、組織機構管理 1）支持無限多級機構與部門設置，充分支持大型企業(yè)集團應用 2）不限制用戶數(shù)，使得軟件應用規(guī)模不受制約，更無需按點付費，承擔高昂的授權費用，僅此一項就為用戶節(jié)省數(shù)萬至數(shù)十萬的投入 3）部門排序號、角色排序號、用戶排序號的采用，確保組織機構定義中的領導排名符合中國國情 4）通過用戶訪問控制設置，將擴展至外部應用，可作為與合作伙伴、外聘人員的交流渠道，并實現(xiàn)對無使用權限人員的管理 5）支持用戶批量導入、導出 16、手機短信 1）配合短信服務器軟件，使用專用短信貓設備發(fā)送短信，快速穩(wěn)定，無需聯(lián)接互聯(lián)網使用 2）支持群發(fā)手機短信，后臺發(fā)送，前臺可執(zhí)行其他操作，無需等待發(fā)送完畢 3）與OA主要模塊關聯(lián)，實現(xiàn)郵件、通知、工作流等模塊的手機短信提醒 17、 1）支持蘋果、安卓和塞班等流行移動操作系統(tǒng) 2）實現(xiàn)無線移動辦公 18、即時通訊 即時通訊可選組件，提供類似QQ的即時通訊工具，可實現(xiàn)OA軟件用戶之間的實時通訊、文件傳遞 名易軟件OA協(xié)同實現(xiàn)目標：

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1、建立內部的通信平臺。 建立單位內部的郵件系統(tǒng)和即時通系統(tǒng)，使單位內部的通信和信息交流快捷通暢。

2、建立信息發(fā)布的平臺。 在單位內部建立一個有效的信息發(fā)布和交流的場所，例如通知公告、電子刊物，使內部的規(guī)章制度、新聞簡報、技術交流、公告事項等能夠在企業(yè)內部員工之間得到廣泛的傳播，使員工能夠了解企業(yè)的發(fā)展動態(tài)。

3、實現(xiàn)工作流程的自動化。 變革了單位傳統(tǒng)紙質公文辦公模式，企業(yè)內外部的收發(fā)文、呈批件、文件管理、檔案管理、報表傳遞、會議通知等均采用電子起草、傳閱、審批、會簽、簽發(fā)、歸檔等電子化流轉方式，提高辦公效率，實現(xiàn)無紙化辦公。不用拿著各種文件、申請、單據(jù)在各部門跑來跑去，等候審批、簽字、蓋章，而是利用快速而廉價的網絡傳遞手段，發(fā)揮信息共享功能來協(xié)調單位內各部門的工作，減少工作中復雜環(huán)節(jié)。

4、實現(xiàn)文檔管理的自動化。

可使各類文檔（包括各種文件、知識、信息）能夠按權限進行保存、共享和使用，并有一個方便的查找手段。文檔管理自動化使各種文檔實現(xiàn)電子化，通過電子文件柜的形式實現(xiàn)文檔的保管，按權限進行使用和共享。實現(xiàn)文檔管理自動化以后，如企業(yè)來了一個新員工，只要管理員給他注冊一個身份文件，給他一個口令，他自己進入系統(tǒng)就可以看到這個單位積累下來的東西，規(guī)章制度、各種技術文件等等，只要他的身份符合權限可以閱覽的范圍，他自然而然都能看到，這樣就減少了很多培訓環(huán)節(jié)。

5、輔助辦公。 它牽涉的內容比較多，像會議管理、車輛管理、管理、等與我們日常事務性的辦公工作相結合的各種輔助辦公，實現(xiàn)了這些輔助辦公的自動化。

6、實現(xiàn)分布式移動辦公。 變革了傳統(tǒng)的集中辦公室的辦公方式，擴大了辦公區(qū)域，可在家中、城市各地甚至世界各個角落通過網絡連接或3G網絡隨時辦公，大大方便了員工出差在外的辦公與信息交流。

7、建立信息集成平臺。 現(xiàn)代企業(yè)中已存在的MIS系統(tǒng)、、等存儲著企業(yè)一些經營管理業(yè)務數(shù)據(jù)，對企業(yè)的經營運作起著關鍵性作用，但它們都是相對獨立的、靜態(tài)的，智能系統(tǒng)具備數(shù)據(jù)接口功能，能把企業(yè)原有的業(yè)務系統(tǒng)數(shù)據(jù)集成到工作流系統(tǒng)中，使企業(yè)員工能有效獲取處理信息，提高企業(yè)整體反應速度。

8、節(jié)省企業(yè)的辦公費用支出。 將傳統(tǒng)的紙張?zhí)顚戇^程電子化，尤其是長途電話、傳真、復印、打印和辦公用紙費用，真正實現(xiàn)無紙化辦公，是企業(yè)實現(xiàn)管理現(xiàn)代化的標志。

9、搭建知識管理平臺。 系統(tǒng)性利用企業(yè)積累的信息資源、專家技能，改進企業(yè)的創(chuàng)新能力、快速響應能力、提高辦公效率和員工的技能素質。

10、增強領導監(jiān)控能力 強化領導的監(jiān)控管理，增強管理層對組織的控制力，及時有效監(jiān)控各部門、各個人員的工作進度情況；實時、全面掌控各部門的工作處理狀態(tài)，及時發(fā)現(xiàn)問題及時解決，從而減少差錯、防止低效辦公。 企業(yè)信息化，是企業(yè)發(fā)展的必經之路。沒有信息化的支撐，企業(yè)就像一艘沒有帆的小船，無法遠航。 關鍵詞：協(xié)同辦公自動化軟件