信息發(fā)布也可以叫作電子公告板。相當于日常辦公中的公告板,提供發(fā)布各種信息的功能。如:公告、通知或啟事等。信息發(fā)布采用向導式的信息發(fā)布模板,將企事業(yè)內部的信息發(fā)布進行管理,通過后臺管理器將其連接到欄目或模塊中,它具有信息發(fā)布、維護、查詢、歸檔、歸檔查詢等綜合的信息發(fā)布功能。對于信息發(fā)布的查詢,維護,歸檔等權限可以在后臺進行控制,發(fā)布的權限是用欄目來區(qū)分。
工作中常用的文本信息,如:通知、報告、項目方案、宣傳資料、規(guī)章制度等,按照組織機構,或者業(yè)務的分類,設計信息系統(tǒng)的欄目。
各類信息或業(yè)務數(shù)據(jù)發(fā)布到網(wǎng)上,以方便用戶查詢。查閱網(wǎng)上發(fā)布的信息、必須具有系統(tǒng)授予用戶的權限。
發(fā)布信息的模塊通過管理器連接在客戶端指定欄目下。
過時的信息、文件可以做文件歸檔處理,或者刪除操作,也可系統(tǒng)自動進行歸檔或刪除管理。
根據(jù)需要設置欄目,按部門、人員設置發(fā)布、查詢、維護的權限,模板相同的信息、文件可進行轉發(fā)。
需要領導審批的信息文件發(fā)布后,需要經過領導審批后才會顯示出來。
②、信息發(fā)布模板 信息發(fā)布模板是信息發(fā)布的向導。模板規(guī)定了信息發(fā)布時所包含的信息項目和形式,可以在系統(tǒng)維護欄目里進行定義,目前模板提供6個字段,1個大文本字段,也可以帶附件。附件的保存方式有兩種:1.保存到數(shù)據(jù)庫(SQLSERVER);2.保存到文件夾,可選擇是否立即可見和是否到期自動歸檔或刪除。
定義完的信息發(fā)布模板,可以鏈接到某一欄目,這樣就確定了欄目。系統(tǒng)的管理員能夠根據(jù)信息系統(tǒng)的欄目設置,設計多個模板。例如:公告、規(guī)章制度、項目方案等都可以設置專用的模板,一個信息模板可被多個欄目鏈接。
③、最新消息 最新消息實際上是一個搜索引擎。是查詢本級及以下各級欄目中是否有最新發(fā)布的信息。用戶可以按照最近的天數(shù),或者信息包含的關鍵字來搜索信息。
信息管理平臺上可以建立很多的信息欄目(最多可達一百萬個欄目),每個欄目下的內容都會經常更新。最新消息可以幫助你知道哪些欄目下有最新發(fā)布的信息。
最新消息是查詢本級及以下各級有權限的欄目中是否有最新發(fā)布的文件信用戶可以按關鍵字查詢;按天數(shù)查詢信息,按關鍵字和天數(shù)聯(lián)合查詢信息。
2、文件歸檔 文件歸檔系統(tǒng)是信息管理平臺的文件庫,不論是發(fā)布到網(wǎng)上的信息,還是客戶端(本地)的電子文件都可以歸檔到文件庫中。而且,還可以按照文件的分類和科目進行文檔的分類。
其他可以歸檔的項目包括:會議紀要、文件審批過程、收文的辦理情況、發(fā)文的審批過程等。
發(fā)布的信息歸檔:發(fā)布到網(wǎng)上的信息,在超過時效期后,可以選擇歸檔保存,信息自動從該欄目下刪除。
本地文件的歸檔:對于需要保留的文件,能夠直接從客戶端歸檔到平臺的文件庫中。
重要處理過程的歸檔:審批過程、會議紀要、收文處理、發(fā)文處理等重要的處理過程能夠歸檔到文件庫。
保存:歸檔的文件存放在系統(tǒng)的數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)中,可以由系統(tǒng)管理員安排定期的數(shù)據(jù)備份,使文件的管理更可靠、更安全。
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