以專業(yè)優(yōu)勢占據(jù)行業(yè)鏈頂端的設(shè)計研究院，一直在創(chuàng)新：三十年前，他們用手工畫圖，靠設(shè)計立身市場;二十年前，他們用電腦繪圖，靠技術(shù)占據(jù)頂端;現(xiàn)在，他們引入OA從強化管理入手，借力進(jìn)行工程項目統(tǒng)籌管理，實現(xiàn)組織價值最大化…

　　需求分析：

　　在國家EPC項目大力推行的背景下，專注交通、建筑、市政工程等領(lǐng)域的設(shè)計研究院，業(yè)務(wù)逐漸向上下游延伸;承接的項目金額大、周期長、審批嚴(yán)，這讓設(shè)計研究院實現(xiàn)組織規(guī)范化管理之路問題重重：

　　時間進(jìn)度問題：出圖時間、實施進(jìn)度難把控

　　財務(wù)收支問題：項目收支、合同信息查閱難

　　質(zhì)量檢測問題：技術(shù)文檔、項目標(biāo)準(zhǔn)難貫徹

　　信息共享問題：技術(shù)圖紙、工程方案共享難

　　(設(shè)計研究院項目-合同-技術(shù)文檔管理思路)

　　OA系統(tǒng)為設(shè)計研究院打造規(guī)范化項目管理平臺，打通設(shè)計人員、施工人員、管理人員之間的信息通道，讓項目、合同、文檔的審批符合國檢要求、過程可追溯。

　　一、設(shè)計研究院項目亮點

　　1、項目統(tǒng)籌管理，策劃、校審標(biāo)準(zhǔn)化

　　設(shè)計研究院每年大大小小的工程不僅要考慮行業(yè)規(guī)范、國家標(biāo)準(zhǔn)、工程質(zhì)量，還要規(guī)范合同、進(jìn)度、審批的管理過程，加強項目管控。

　　OA圍繞立項、策劃書、圖紙三大因素，讓設(shè)計研究院在守規(guī)范、重標(biāo)準(zhǔn)的前提下實現(xiàn)項目統(tǒng)籌管理。

　　搭建項目庫形成項目臺帳

　　后，通過表單建模功能結(jié)合項目類型對設(shè)計研究院的大小項目進(jìn)行分類，形成專屬項目庫;在OA系統(tǒng)的流程功能作用下，關(guān)聯(lián)合同信息、項目過程信息，確保項目信息記錄準(zhǔn)確、高效。

　　同時，相關(guān)人員在OA系統(tǒng)的項目臺賬內(nèi)，根據(jù)項目分類就能快速查閱具體項目的基本信息、進(jìn)度安排、負(fù)責(zé)人等信息，方便及時對項目情況做出判斷。

　　項目策劃書評審

　　立項后的項目，相關(guān)人員依照制度和現(xiàn)場勘察情況，在系統(tǒng)提交項目策劃書，填寫項目策劃詳情、明確項目產(chǎn)值分配、制定工程進(jìn)度及項目具體組成人員。

　　(工程項目策劃書)

　　一旦審核通過，項目經(jīng)理嚴(yán)格按進(jìn)度開始執(zhí)行，流程執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)化、責(zé)任落實到人、保證工程進(jìn)度。

　　圖紙三級校審

　　設(shè)計研究院的圖紙審核嚴(yán)，OA結(jié)合行業(yè)要求落實圖紙校核、圖紙審核、圖紙審定三級校審流程，形成出圖審批單，不僅提高了校審效率，還能便捷查閱圖紙。

　　小結(jié)：OA系統(tǒng)以流程規(guī)范項目審批，詳細(xì)記錄過程信息，不僅提高各節(jié)點執(zhí)行效率，還能讓信息有效共享，讓工程保質(zhì)增效。

　　2、分類全，收支明細(xì)隨時查

　　多項目同時進(jìn)行很難保證合同執(zhí)行進(jìn)度，有時項目執(zhí)行到一半首款還沒到、想查看具體項目的合同，又無從獲取…

　　OA結(jié)合合同會簽流程、表單建模等功能規(guī)范合同審批流程，形成詳細(xì)的，信息查詢方便，審核標(biāo)準(zhǔn)化。

　　合同會簽審批

　　提交合同基本信息，經(jīng)相關(guān)人員會簽審批后歸檔形成合同記錄。

　　合同臺賬

　　合同流程歸檔，信息自動錄入系統(tǒng)形成合同卡片，金額、編號、項目經(jīng)理、客戶信息一目了然。

　　小結(jié)：OA通過信息準(zhǔn)確、分類清晰的合同管理功能，幫助管理層隨時獲悉項目具體收支情況，為決策提供有利依據(jù)的同時，讓合同信息透明化、規(guī)范化。

　　3、技術(shù)文檔有序歸檔，質(zhì)檢、查閱有保障

　　項目過程中的技術(shù)文檔作為設(shè)計研究院內(nèi)部有效的項目審查依據(jù)，國檢要求極高。實現(xiàn)按標(biāo)準(zhǔn)歸類、按需求查閱，對于項目推進(jìn)至關(guān)重要。

　　OA系統(tǒng)通過規(guī)范、清晰的流程，按照國家標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，實現(xiàn)項目過程中的所有技術(shù)文檔的全過程管理，依照項目需求、進(jìn)度及時變更文檔信息，防止項目需求、技術(shù)文檔兩張紙的現(xiàn)象。

　　確保一個項目，一個文檔庫，項目相關(guān)人員只需按照項目維度就能查閱項目過程中提交的審批流程及所有文檔記錄信息，信息準(zhǔn)確、追蹤方便、責(zé)任清晰。

　　小結(jié)：OA將項目過程中的策劃書、圖紙、審批單等技術(shù)性文檔形成組織特色知識文庫，實現(xiàn)信息收集、變更、分享、再應(yīng)用過程，充分發(fā)揮組織知識體系價值。

　　二、設(shè)計研究院項目具體實施價值

　　項目過程的標(biāo)準(zhǔn)化管理作為設(shè)計研究院創(chuàng)新升級的重要一環(huán)，將從智能化管理上不斷優(yōu)化項目實施過程。

　　作為專業(yè)，以高效的管理、規(guī)范的程序?qū)崿F(xiàn)設(shè)計研究院標(biāo)準(zhǔn)化、流程化、信息化的三化管理模式，實現(xiàn)價值最大化：

　　標(biāo)準(zhǔn)化：遵守國家質(zhì)檢標(biāo)準(zhǔn)，流程、審批、信息規(guī)范執(zhí)行

　　流程化：流程貫穿項目全程，記錄、流轉(zhuǎn)、校審一套程序

　　信息化：項目信息詳細(xì)記錄，文檔、合同、進(jìn)度隨時監(jiān)督