由于我國(guó)建筑工程單位普遍更加重視現(xiàn)場(chǎng)施工作業(yè)環(huán)節(jié)，在文檔管理工作方面意識(shí)相對(duì)較薄弱，相關(guān)制度和工作標(biāo)準(zhǔn)普遍滯后且并不十分明確，項(xiàng)目文檔管理工作在項(xiàng)目實(shí)際運(yùn)行中往往沒(méi)有得到足夠的重視，從而造成建筑工程項(xiàng)目文檔、信息等資料無(wú)法及時(shí)建檔、歸檔和與項(xiàng)目運(yùn)行保持同步，不能有效確保工程項(xiàng)目檔案的完整性、準(zhǔn)確性和系統(tǒng)性。名易軟件開(kāi)發(fā)的這一使用與建筑工程項(xiàng)目實(shí)際管理工作的文檔信息管理平臺(tái)，能根據(jù)工程項(xiàng)目施工建設(shè)的實(shí)際情況和進(jìn)度隨時(shí)調(diào)整相關(guān)施工方案和進(jìn)度計(jì)劃，以此保證工程項(xiàng)目在總工期內(nèi)順利完工和通過(guò)驗(yàn)收。

　　名易流程設(shè)計(jì)

　　(一)歸檔文件管理流程設(shè)計(jì)

　　對(duì)建筑工程項(xiàng)目通常需要?dú)w檔的多種文件類型、名稱等基本信息進(jìn)行添加、修改、查詢等操作是歸檔文件管理的主要功能。

　　其中，添加歸檔文件的步驟為：用戶點(diǎn)擊檔案管理界面中的添加文件名稱按鈕后，系統(tǒng)會(huì)檢查當(dāng)前登錄用戶的角色是否為系統(tǒng)檔案管理員，如果當(dāng)前登錄用戶的角色不是系統(tǒng)檔案管理員則系統(tǒng)會(huì)給出無(wú)權(quán)進(jìn)行操作的提示信息。

　　接著，用戶在選擇欲歸檔文件類型并填寫(xiě)正確的文件名稱后，系統(tǒng)會(huì)先在前臺(tái)通過(guò)JS對(duì)必填文件信息進(jìn)行校驗(yàn)，若校驗(yàn)未通過(guò)，程序界面將以高亮顯示未填寫(xiě)或格式填寫(xiě)錯(cuò)誤的表單，要求用戶進(jìn)行補(bǔ)充填寫(xiě)或進(jìn)行修改，若通過(guò)前臺(tái)校驗(yàn)，則系統(tǒng)會(huì)連接到后臺(tái)數(shù)據(jù)庫(kù)對(duì)重復(fù)記錄進(jìn)行篩查，若數(shù)據(jù)庫(kù)中已存在重復(fù)的文件，則提示該歸檔文件已經(jīng)被添加過(guò)，否則保存該文件的相關(guān)信息到數(shù)據(jù)庫(kù)。

　　(二)項(xiàng)目歸檔計(jì)劃流程設(shè)計(jì)

　　系統(tǒng)針對(duì)某一具體建筑工程項(xiàng)目選擇須歸檔的文件、落實(shí)責(zé)任單位并確定完成歸檔的日期是項(xiàng)目歸檔計(jì)劃的主要功能。

　　當(dāng)用戶點(diǎn)擊檔案管理界面中的歸檔責(zé)任單位按鈕后，系統(tǒng)首先會(huì)對(duì)當(dāng)前登錄用戶的權(quán)限及角色進(jìn)行審查，判斷該用戶是不是系統(tǒng)檔案管理員。

　　如果當(dāng)前登錄用戶不是系統(tǒng)檔案管理員，則系統(tǒng)會(huì)提示無(wú)權(quán)進(jìn)行操作，如果系統(tǒng)判斷該用戶的角色確為系統(tǒng)檔案管理員，則該用戶可繼續(xù)對(duì)項(xiàng)目名稱、責(zé)任單位、文件類型和文件名稱的選擇操作。

　　用戶選擇完畢后，點(diǎn)擊提交按鈕，此時(shí)系統(tǒng)會(huì)連接到后臺(tái)數(shù)據(jù)庫(kù)對(duì)重復(fù)記錄進(jìn)行篩查，若數(shù)據(jù)庫(kù)中存在相同文件歸屬于不同單位的情況，則提示用戶該重新選擇以上信息，否則保存新增信息到數(shù)據(jù)庫(kù)。

　　(三)檔案日常事務(wù)流程設(shè)計(jì)

　　(1)檔案上傳流程設(shè)計(jì)

　　檔案上傳的操作必須與具體項(xiàng)目進(jìn)行關(guān)聯(lián)。當(dāng)用戶點(diǎn)擊檔案日常事務(wù)界面中的檔案上傳按鈕后，必須先進(jìn)行項(xiàng)目的選擇操作，接著系統(tǒng)將查詢并顯示出當(dāng)前該登錄用戶所在單位的所有應(yīng)歸檔的文件基本信息，如文件名與文件類型等，如果以前上傳成功過(guò)的，上傳狀態(tài)會(huì)顯示為已上傳，否則將顯示一。

　　若要對(duì)以前已經(jīng)成功上傳的文件進(jìn)行操作，可單擊其文件名對(duì)已上傳文件的具體內(nèi)容進(jìn)行瀏覽，點(diǎn)擊上傳后將提示是否覆蓋系統(tǒng)中已存在的原文件，接著點(diǎn)擊提交后將保存新上傳的文件。

　　(2)檔案審核流程設(shè)計(jì)

　　用戶點(diǎn)擊檔案審核按鈕后，系統(tǒng)首先對(duì)當(dāng)前登錄用戶進(jìn)行權(quán)限審查操作，如果當(dāng)前用戶沒(méi)有進(jìn)行檔案審核的相關(guān)權(quán)限，則系統(tǒng)會(huì)給出無(wú)權(quán)進(jìn)行操作的提示信息。否則，在用戶成功選擇項(xiàng)目名稱后，系統(tǒng)會(huì)查詢并顯示出該用戶當(dāng)前所在單位應(yīng)歸檔所有文件的相關(guān)信息，如文件名與文件類型等。

　　對(duì)于已經(jīng)上傳成功的文件，系統(tǒng)會(huì)顯示上傳人與上傳日期信息，此時(shí)用戶點(diǎn)擊文件名稱即可瀏覽該文件的具體內(nèi)容;對(duì)于已上傳而尚未被相關(guān)人員審核的文件，當(dāng)擁有審核權(quán)限的用戶點(diǎn)擊同意按鈕后，審核狀態(tài)將變?yōu)橥ㄟ^(guò);對(duì)于已審核過(guò)的文件，當(dāng)用戶再次點(diǎn)擊待審核后，審核狀態(tài)將重新變?yōu)榇龑徍?對(duì)于尚未上傳的文件則當(dāng)前用戶不能進(jìn)行任何操作。

　　(3)檔案歸檔流程設(shè)計(jì)

　　用戶點(diǎn)擊檔案日常事務(wù)界面的檔案歸檔按鈕后，系統(tǒng)首先會(huì)對(duì)當(dāng)前登錄用戶是否有進(jìn)行檔案歸檔操作的相關(guān)權(quán)限進(jìn)行檢測(cè)，如果該用戶沒(méi)有相應(yīng)權(quán)限則給出無(wú)權(quán)操作的提示信息，否則，用戶先正確進(jìn)行項(xiàng)目名稱的選擇后，系統(tǒng)即顯示用戶所在單位所有應(yīng)該歸檔的文件名稱與文件類型及目前文件的上傳及審核情況的全部信息。

　　如果文件已經(jīng)成功上傳并由相關(guān)人員審核完畢，系統(tǒng)將顯示出上傳人及審核人的信息;如果文件已上傳但尚未被具有相關(guān)審核權(quán)限的人員進(jìn)行審核，則此時(shí)僅顯示上傳人的姓名。

　　對(duì)于系統(tǒng)中顯示已成功通過(guò)審核的文件，當(dāng)前用戶就可點(diǎn)擊歸檔按鈕，系統(tǒng)確認(rèn)歸檔成功后，頁(yè)面歸檔狀態(tài)將顯示為Y;對(duì)于已成功歸檔的文件，可再次點(diǎn)擊待歸檔，歸檔狀態(tài)此時(shí)回滾到待歸檔。