如何建設(shè)成本管理系統(tǒng)

成本的建設(shè)不是孤立的，企業(yè)需要從產(chǎn)品選擇、資源配置、制度建立、執(zhí)行監(jiān)督等多方面扎實工作，只有這樣，才能將餐飲成本信息化管理工作引向深入并最終取得成功。

首先，選擇穩(wěn)定、適用的產(chǎn)品是關(guān)鍵。以中餐為主要業(yè)態(tài)的中國餐飲，具有獨特的業(yè)務(wù)流程，行業(yè)特點明顯。照搬國外或采用國內(nèi)通用的解決方案行不通。專業(yè)的軟件公司推出的專業(yè)化解決方案是長期結(jié)合中國餐飲運行實際需求形成的，因而更適合企業(yè)的現(xiàn)實需求。目前，國內(nèi)具有完整解決方案的軟件公司并不多，多數(shù)小軟件公司或軟件工作室的產(chǎn)品只停留在前臺運行流程層面，對于后臺管理乃至連鎖化管理還缺乏成熟的產(chǎn)品。餐飲企業(yè)在選擇產(chǎn)品時，應(yīng)多調(diào)查、多研究。產(chǎn)品選擇不當，不僅造成投資損失，更重要的是一旦實施受阻，會打擊化的信心和決心。

其次，需要優(yōu)化人力資源配置和崗位調(diào)整。餐飲企業(yè)在信息化建設(shè)時需要進行投資，也就是需要花錢，這點大家都非常容易理解，但是，面對信息化建設(shè)需要設(shè)立一些新的崗位、增加一些人力成本時，有人不理解。實際上這并不矛盾，新的管理手段需要通過優(yōu)化人力資源和崗位調(diào)整來適應(yīng)，這樣才能保證良好的執(zhí)行，這個優(yōu)化的過程就是優(yōu)勝劣汰的過程和效率提升的過程，最終會節(jié)省人力資源。

比如，成本管理信息系統(tǒng)的實施需要增加“成本信息管理員”專職人員，來協(xié)調(diào)前廳經(jīng)理、后廚總廚、倉庫管理員及財務(wù)人員，確保成本系統(tǒng)的正常運行。后廚開發(fā)出的新菜，在銷售前需要定價，廚師長需要向“成本信息管理員”提交菜品成本卡，由信息系統(tǒng)根據(jù)當前材料價格計算出該菜品的成本，這才能給該菜品科學(xué)定價，同時，只有在電腦中完成菜品添加和成本卡的輸入，所銷售的菜品才能執(zhí)行自動減庫操作，如果沒有專職崗位，則職責不明，系統(tǒng)一旦不能做到實時更新，則運行結(jié)果的準確性便得不到保證。

再者，建立規(guī)范化的制度非常重要。必須圍繞成本信息管理，制定合適的運行流程，并通過制度確定下來。制度執(zhí)行集中體現(xiàn)在，發(fā)生的物資流轉(zhuǎn)應(yīng)及時反映到電腦系統(tǒng)中去，也就是說，購入的材料在入庫的同時，需要進入電腦系統(tǒng);領(lǐng)用出庫的材料在領(lǐng)用的同時，需要體現(xiàn)在信息系統(tǒng)中，以從根本上杜絕材料的任意流轉(zhuǎn)，或只記手工賬，而信息系統(tǒng)無記錄的狀態(tài)。還要嚴格執(zhí)行材料定期盤點制度，并及時將盤點數(shù)據(jù)輸入信息系統(tǒng)。成本管理信息系統(tǒng)的有效運行，必須建立在能確保物資流轉(zhuǎn)得到忠實記錄、物資庫存狀態(tài)得到有效確認的基礎(chǔ)上，否則，成本管理信息化將成為空談。切記，流程制度化是成本管理信息化的先決條件。

最后，需要強調(diào)的是成本管理信息化需要建立獎懲機制，更需要執(zhí)行監(jiān)督。具體來說，第一，要全員參與，提高意識。在各個工作環(huán)節(jié)、各個工作崗位上的員工是成本費用的直接有效控制者，全體員工要從上到下組成一個全員成本管理的群體，形成一個人人為酒店，處處講效益的氛圍。第二，建立全面的責任考核制度。根據(jù)餐飲年度的經(jīng)營考核指標，對部門總監(jiān)、行政總廚進行責任考核。同時將各項指標分解到區(qū)域和班組，把考核與經(jīng)濟利益掛鉤，做到有獎有罰。第三，餐飲管理人員要定期（如每月）召開成本分析會，并尋找原因。餐飲成本控制應(yīng)以為基礎(chǔ)，對日常管理中發(fā)生的各項成本進行的計量、檢查、監(jiān)督和指導(dǎo)，使其成本開支在滿足業(yè)務(wù)活動需要的前提下，不超過事先規(guī)定的標準或預(yù)算。

餐飲成本管理的主要內(nèi)容

餐飲成本管理主要涉及、管理、驗收管理、庫存管理、付款管理、配菜管理、成本核算及報表分析等。

采購管理的主要功能是，餐廳采購部門根據(jù)經(jīng)營需求，結(jié)合材料庫存狀況完成采購申請編制，并根據(jù)供應(yīng)商價格選擇供應(yīng)商，執(zhí)行材料采購審批;

供應(yīng)商管理的主要功能是，在管理供應(yīng)商基本信息的基礎(chǔ)上，對供應(yīng)商的歷史供貨情況進行分析，如果是同類型材料，可以對供應(yīng)商供貨價格進行對比，優(yōu)化供貨渠道，降低采購成本;

驗收管理的主要功能是，對供應(yīng)商所供應(yīng)材料的質(zhì)量、數(shù)量、價格等進行把關(guān)，對不符合質(zhì)量要求的，執(zhí)行退貨處理;

庫存管理的主要功能是，記錄材料的入庫、領(lǐng)用、退庫、調(diào)撥、損益和盤點，對材料流轉(zhuǎn)進行記錄，并保證庫存狀態(tài)信息的實時性和準確性;

付款管理的主要功能是，財務(wù)人員對采購入庫材料的賬款管理;

配菜管理的主要功能是，生成菜品成本卡，對每道菜品所使用的材料組份進行設(shè)置，是實現(xiàn)前廳銷售與后臺庫房聯(lián)動的紐帶;

成本核算的主要功能是，通過菜品銷售、自動減庫和盤點，分析廚房理論用料與實際用料的差異情況，通過數(shù)據(jù)分析，找到導(dǎo)致差異的問題所在，制訂整改措施，使用料更加準確，減少材料浪費;

報表分析的主要功能是，對材料入庫、領(lǐng)用、退庫、調(diào)撥、損益和盤點記錄等進行報表查詢;對庫存狀態(tài)、材料消耗、銷售毛利等進行報表查詢;對一段時間內(nèi)的進、銷、存進行報表查詢等。

一個設(shè)計良好的餐飲管理系統(tǒng)通常會為餐飲成本管理提供一套成熟的成本控制理念和可以完全獨立運行的成本管理軟件模塊。以筆者所在的石川科技推出的無線餐飲管理系統(tǒng)為例，其中的成本管理模塊主要思想是，將酒店的庫房按兩級進行設(shè)置，即:大庫和小庫。大庫為一級庫，酒店可以根據(jù)自身的管理需要將大庫設(shè)置成單一庫房，即:酒店總庫房，也可以設(shè)置成多個大庫，如:固定資產(chǎn)庫房，用于管理酒店的固定資產(chǎn);低值易耗品庫房，用于管理和營業(yè)通用材料;廚房庫房，用于管理直接用于菜品制作的原材料等。小庫為二級庫，一般按廚房進行設(shè)置，如冷菜庫房、熱菜庫房等，多數(shù)酒店會設(shè)置許多小庫，用于對生產(chǎn)單元進行成本管理與考核。

餐飲成本管理中的廚房成本管理是核心?？己藦N房可以按三項指標進行，一是銷售額，二是毛利率，三是用料準確度。銷售額反映的是廚房對餐廳的銷售貢獻，毛利率則直接影響到餐廳的贏利情況，用料準確度既體現(xiàn)了成本控制，又是出品質(zhì)量好壞的反映。三者相輔相成，是廚房成本管理的精髓。

多年從事餐飲信息化的經(jīng)驗告訴我們，餐飲信息化前臺運行比較容易實施，而后臺管理，如本文所討論的成本管理，實施的難度非常大。究其原因，前者屬于實時運行，因為點菜、分單、出菜、結(jié)賬等過程是服務(wù)于客人的過程，完全是實時的，信息系統(tǒng)可以帶動起來實現(xiàn)運轉(zhuǎn)，而后臺管理，受非實時性和人力資源投入不夠等因素的影響，系統(tǒng)運行容易流產(chǎn)。實際上，造成該問題的主要責任在餐廳負責人，其中管理意識淡薄是主要原因。