當(dāng)前，管理信息化在國際上已經(jīng)得到了非常普遍的應(yīng)用，已經(jīng)成為企業(yè)保持核心競爭力的重要手段之一。外貿(mào)行業(yè)又是我們國家主要經(jīng)濟(jì)支柱產(chǎn)業(yè)，也是國家對外的一道經(jīng)濟(jì)窗口，它所直接面對的必然是國際大市場和國際同行的競爭。隨著信息產(chǎn)業(yè)技術(shù)的發(fā)展，信息管理系統(tǒng)在外貿(mào)企業(yè)也和在其他企業(yè)一樣得到了廣泛的應(yīng)用和發(fā)展。同時(shí)互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的成熟以及電子商務(wù)的興起，為我國外貿(mào)領(lǐng)域的應(yīng)用和發(fā)展開辟了廣闊的前景。

        外貿(mào)行業(yè)管理所面臨的難題

        由于目前國內(nèi)的外貿(mào)企業(yè)信息化建設(shè)水平參差不齊，信息化程度高低不均，經(jīng)常會(huì)面臨種種管理難題:

        1.外貿(mào)財(cái)務(wù)核算具有多幣制、核算復(fù)雜等多種特點(diǎn)，因而能夠滿足一般行業(yè)核算要求的財(cái)務(wù)軟件很難滿足外貿(mào)企業(yè)的需求；

        2.由于外貿(mào)行業(yè)參與國際貿(mào)易的單位繁多，同時(shí)貿(mào)易涉及到多個(gè)國家，政策的變化會(huì)導(dǎo)致業(yè)務(wù)的不確定性;

        3.在傳統(tǒng)的商貿(mào)過程中，頻繁多變的報(bào)價(jià)計(jì)算及大量單證，發(fā)票作業(yè)給業(yè)務(wù)人員加大了工作量。

        4.在傳統(tǒng)手工進(jìn)行庫存業(yè)務(wù)處理狀態(tài)下必然會(huì)導(dǎo)致出口業(yè)務(wù)與生產(chǎn)備貨環(huán)節(jié)脫節(jié)，容易造成發(fā)貨延誤或庫存積壓；

        5.由于外貿(mào)企業(yè)業(yè)務(wù)員高度集權(quán)制，使得領(lǐng)導(dǎo)很難進(jìn)行業(yè)務(wù)監(jiān)控;而企業(yè)決策層及財(cái)務(wù)人員對最為關(guān)心的客戶資信，商品貢獻(xiàn)等很難得到正確評估，增大了公司的貿(mào)易風(fēng)險(xiǎn)。進(jìn)出口業(yè)務(wù)部門與財(cái)務(wù)之間信息溝通不暢，容易造成財(cái)務(wù)部門對企業(yè)的資金流向和流量的失控，無法起到對企業(yè)運(yùn)作協(xié)調(diào)和指導(dǎo)作用。管理審批工作也無法根據(jù)業(yè)務(wù)需求多層多級設(shè)置，容易造成企業(yè)運(yùn)轉(zhuǎn)監(jiān)控不嚴(yán);對于相關(guān)管理機(jī)構(gòu)的數(shù)據(jù)有很大部分來源于其管轄的外貿(mào)企業(yè)。而目前企業(yè)應(yīng)用軟件與管理部門應(yīng)用軟件一般又無直接接口。另外由于體制等多種因素，往往這些相關(guān)部門對外貿(mào)企業(yè)具有一定的約束力。

        南北外貿(mào)行業(yè)解決方案

        1、設(shè)計(jì)思想

        ->南北外貿(mào)MIS系統(tǒng)融合眾多外貿(mào)企業(yè)的先進(jìn)管理經(jīng)驗(yàn)，設(shè)計(jì)出規(guī)范可行且靈活可自定制的業(yè)務(wù)操作流程，以適應(yīng)業(yè)務(wù)擴(kuò)充和管理改變；

        ->采用的B/S結(jié)構(gòu)的設(shè)計(jì)思想，解決業(yè)務(wù)的地域性分布問題；

        ->采用SQL

        Server/Oracle/Sybase等大型數(shù)據(jù)庫作為后臺(tái)進(jìn)行數(shù)據(jù)庫的集約管理；

        ->提供可擴(kuò)展的外掛的自擴(kuò)展應(yīng)用平臺(tái)，以適應(yīng)業(yè)務(wù)的增長的需要；

        ->采用先進(jìn)的查詢技術(shù)進(jìn)行深度的數(shù)據(jù)挖掘，從而滿足管理上多層面的需求；

        ->多系統(tǒng)無縫連接，異地同庫，達(dá)到真正意義上的數(shù)據(jù)共享，避免重復(fù)勞動(dòng)，從而真正提高企業(yè)運(yùn)作效率；

        ->開放式數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)，使系統(tǒng)能適應(yīng)數(shù)據(jù)增容的需要，并能基于業(yè)務(wù)實(shí)際自定制；

        ->采用統(tǒng)一的碼制，明細(xì)編碼級次，建立和維護(hù)體系內(nèi)部一致性

        ->應(yīng)用開放式的數(shù)據(jù)連接使系統(tǒng)可跨平臺(tái)，易于移植；

        ->提供實(shí)用的軟件工具，用以方便維護(hù)系統(tǒng)的健康；

        ->除操作系統(tǒng)的安全解決方案外，提供權(quán)級的共享數(shù)據(jù)的安全以及深層的數(shù)據(jù)安全(數(shù)據(jù)的可回溯性和一致性)機(jī)制，輔以網(wǎng)絡(luò)層的安全解決方案；

        ->建立數(shù)據(jù)字典的機(jī)制；

        ->基于數(shù)字的敏感性建立預(yù)警機(jī)制；

        2、利用南北N6

        工單管理軟件管理軟件進(jìn)行企業(yè)資源整合、業(yè)務(wù)重組功能特點(diǎn)

        ->財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)一體化管理

        ->規(guī)范業(yè)務(wù)流程

        ->明確部門職能、崗位職責(zé)

        ->強(qiáng)化逐級審批制度

        ->建立完整的客戶管理體系

        ->加強(qiáng)貿(mào)易風(fēng)險(xiǎn)控制

        ->加強(qiáng)資金、物流風(fēng)險(xiǎn)控制

        ->數(shù)據(jù)信息時(shí)時(shí)動(dòng)態(tài)共享

        ->提供科學(xué)的決策支持?jǐn)?shù)據(jù)

        ->強(qiáng)大靈活的自定義

        ->可擴(kuò)展性

        3、總體框架

        針對外貿(mào)行業(yè)的信息化需求狀況，南北公司憑借多年的行業(yè)信息化管理經(jīng)驗(yàn)，推出南北N6

        工單管理軟件外貿(mào)專版管理系統(tǒng)，并以此系統(tǒng)為基礎(chǔ)提供專門的外貿(mào)行業(yè)解決方案，該系統(tǒng)解決方案分為三個(gè)層次，以財(cái)務(wù)系統(tǒng)為核心，以基礎(chǔ)信息、系統(tǒng)維護(hù)支持系統(tǒng)為基礎(chǔ)，在業(yè)務(wù)操作過程中施加控制管理以及數(shù)據(jù)信息采集，從而實(shí)現(xiàn)科學(xué)的決策分析。

        系統(tǒng)具體功能框架

        決策分析子系統(tǒng)主要完成的功能：管理報(bào)表

        經(jīng)理查詢

        數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)

        財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)管理主要完成的系統(tǒng)功能：資金頭寸、資金壓力、收付規(guī)劃、資金收付

        到貨管理、倉儲(chǔ)管理、貨權(quán)轉(zhuǎn)移、成本核算

        預(yù)算/計(jì)劃、簽約管理、事務(wù)處理、決算管理

        經(jīng)理審核、公司審批、主管部門審批、自動(dòng)控制

        基礎(chǔ)信息管理主要完成的功能：客戶信息管理、客戶資信管理

        商品信息管理、商品行業(yè)特性管理

        人員權(quán)限管理

        系統(tǒng)維護(hù)管理主要完成的功能：基礎(chǔ)資料管理、內(nèi)部通信系統(tǒng)指標(biāo)自定義、指標(biāo)關(guān)聯(lián)自定義

        界面自定制、輸出單證自定制

        審批流程自定制、系統(tǒng)提示自定制

        4、南北N6

        工單管理軟件解決方案的優(yōu)勢

        系統(tǒng)進(jìn)入業(yè)務(wù)準(zhǔn)備階段后，對業(yè)務(wù)進(jìn)行以減少操作風(fēng)險(xiǎn)，預(yù)算內(nèi)容經(jīng)過審批后，業(yè)務(wù)進(jìn)入具體的實(shí)施階段，操作人員圍繞預(yù)算單進(jìn)行外貿(mào)業(yè)務(wù)操作，操作圍繞著資金，采購，銷售三條主線進(jìn)行，從而形成業(yè)務(wù)上的信息流，并在收付款、發(fā)貨等業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)與資金系統(tǒng)、物流系統(tǒng)結(jié)合起來，形成資金流與物流的一個(gè)完整的閉環(huán)。而針對來進(jìn)料加工貿(mào)易，系統(tǒng)設(shè)計(jì)加工業(yè)務(wù)管理，通過商品等信息與采購、銷售業(yè)務(wù)管理相互關(guān)聯(lián)。這種的流程設(shè)計(jì)使系統(tǒng)層次清晰，操作規(guī)范，并使系統(tǒng)涵蓋了大部分進(jìn)出口貿(mào)易類型?？蛇m用于不同貿(mào)易類型為主的外貿(mào)公司。

        優(yōu)勢一、外貿(mào)公司的原始信息大多來源于業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)。系統(tǒng)通過基礎(chǔ)信息碼表(科目、客戶、商品等)實(shí)現(xiàn)統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)化，在集團(tuán)范圍內(nèi)進(jìn)行統(tǒng)一管理?；A(chǔ)信息碼表獨(dú)立存在，既便于維護(hù)，又便于不同的系統(tǒng)調(diào)用;由計(jì)算機(jī)自動(dòng)生成相應(yīng)的帳務(wù)數(shù)據(jù)，集團(tuán)將這些財(cái)務(wù)信息集中存儲(chǔ)，可供管理層實(shí)時(shí)查詢監(jiān)控;強(qiáng)大的憑證自動(dòng)生成功能使財(cái)務(wù)人員從繁瑣的手工勞動(dòng)中解放出來。大大減輕了憑證的編制量，使財(cái)務(wù)人員有更多的精力集中于企業(yè)的財(cái)務(wù)管理;

        優(yōu)勢二、對外貿(mào)企業(yè)最為關(guān)心的公司職能部門內(nèi)部考核和業(yè)務(wù)員的業(yè)績評價(jià)，本系統(tǒng)可以在各模塊間靈活取數(shù)，準(zhǔn)確完成項(xiàng)目盈虧核算、合同核算及部門人員的績效考核;在本系統(tǒng)中可以隨時(shí)為企業(yè)各級管理者提供以下管理會(huì)計(jì)信息:例如，公司、業(yè)務(wù)部、業(yè)務(wù)員即時(shí)的資產(chǎn)負(fù)債表、損益表、現(xiàn)金流量表、明細(xì)費(fèi)用表、科目余額表、以及商品盈虧、合同盈虧、項(xiàng)目盈虧分析表、庫存分析表、應(yīng)收帳款帳齡分析表。多幣種、多利率及補(bǔ)息計(jì)算功能，可以準(zhǔn)確計(jì)算資金占用情況;

        優(yōu)勢三、往來帳自動(dòng)核銷方法，可以解決外貿(mào)企業(yè)龐大的往來帳快速、自動(dòng)核對,先進(jìn)的預(yù)查功能，滿足企業(yè)隨時(shí),動(dòng)態(tài)地查詢往來帳狀況,及時(shí)進(jìn)行帳齡分析，快速發(fā)出催款通知,根據(jù)往來帳的預(yù)計(jì)收款日期進(jìn)行內(nèi)部預(yù)警控制;

        優(yōu)勢四、按部門、項(xiàng)目、合同、商品、發(fā)票多角度進(jìn)行銷售分析，加強(qiáng)內(nèi)部控制、及時(shí)調(diào)整商品結(jié)構(gòu)及經(jīng)營戰(zhàn)略。及時(shí)準(zhǔn)確反映每張外銷發(fā)票的全部出口退稅進(jìn)度信息，避免出現(xiàn)少退多退稅問題;

        優(yōu)勢五、科學(xué)管理和資金預(yù)測是每一個(gè)企業(yè)重要、必須的工作，它將直接影響公司的盈利情況。該系統(tǒng)對外貿(mào)企業(yè)的資金進(jìn)行嚴(yán)格、高效的規(guī)范化管理，對資金的管理控制表現(xiàn)為統(tǒng)一管理調(diào)度，有償使用。在確保資金運(yùn)營安全的基礎(chǔ)上，增強(qiáng)公司的資金調(diào)控、預(yù)測能力，方便查詢資金占用與