秘書工作事無巨細(xì)，在不懂行或不做秘書工作的人眼里，秘書工作很容易，就是日常的一些小事務(wù)，其實這是很錯誤的，秘書承載上傳下達(dá)，秘書的角色很微妙，她既不能一味的奉承上級，也不能坐視不管其他部門所提出的問題或意見，秘書要有甘愿充當(dāng)綠葉和奉獻(xiàn)的精神，當(dāng)然，這是真正意義上的秘書做的事情，而不是一些無理或是可笑人眼中的秘書。

            如何做好一個秘書？做秘書，首先打好自己的基礎(chǔ)。例如書面寫作能力尤其在公文寫作上;其次是實踐能力，必須要在實踐中學(xué)習(xí)。待人接物，安排日程。當(dāng)秘書也要擁有大量的知識。不管是工作上，生活上還是基礎(chǔ)的駕駛打字等。秘書就是雜家，每個領(lǐng)域都有可能涉足，要見多識廣。

            業(yè)內(nèi)聲音：北京市職業(yè)技能培訓(xùn)指導(dǎo)中心秘書培訓(xùn)項目主管王秀娣說，秘書這個職業(yè)是1998年被列入《中華人民共和國職業(yè)分類大典》的，其職業(yè)定義為從事辦公室程序性工作、協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)處理政務(wù)及日常事物并為領(lǐng)導(dǎo)決策及其實施提供服務(wù)的人員。

            王秀娣表示，秘書職業(yè)在文明禮儀、道德規(guī)范方面的要求是非常嚴(yán)格的。在初級培訓(xùn)過程中，交際禮儀是必修課之一，秘書在工作中的走姿、站姿、坐姿及怎樣接待賓客、怎樣接物遞物，培訓(xùn)老師都會用動作做出示范。接待來訪者是很多秘書的日常工作之一，也是最能體現(xiàn)一個秘書職業(yè)禮儀水平的工作。秘書的接待工作要求中就專門有接待禮儀這一項，如對預(yù)約或未預(yù)約的來訪者熱情友好、接物與遞物舉止不失禮儀、能夠按照禮儀規(guī)格以禮送客等。但這只是一個秘書最基本的接待工作要求，中、高級秘書還應(yīng)該在接待工作中能夠妥善地處理或解決來訪者的要求和意見，能夠安排好領(lǐng)導(dǎo)與外賓會見、會談并根據(jù)涉外禮節(jié)、外賓所屬國文化傳統(tǒng)、民族習(xí)慣安排好迎送外賓工作。

            都說秘書是領(lǐng)導(dǎo)、老總身邊的人，很多時候單位中的一些重要事件、重大決定在公布之前只有領(lǐng)導(dǎo)層和秘書知道，所以，秘書一定要做好保密工作，對單位忠誠，這是秘書的一條職業(yè)操守。雖然是領(lǐng)導(dǎo)身邊的人，但秘書仍然扮演的是一個執(zhí)行者的角色，不應(yīng)該借著領(lǐng)導(dǎo)的名義在其他員工面前表現(xiàn)出一種高高在上的姿態(tài)，而應(yīng)該起到上下級溝通的橋梁作用，把領(lǐng)導(dǎo)的指示、要求傳達(dá)給員工，把員工的聲音反映給領(lǐng)導(dǎo)。

            職場面對面

            劉自敏：兩面三刀的不是好秘書

            人物背景劉自敏，北京市愛心家園育嬰技術(shù)服務(wù)中心秘書

            記者（以下簡稱記）：與一般的辦公室文員相比，秘書的工作有什么不同嗎？

            劉自敏（以下簡稱劉）：雖然工作環(huán)境同在辦公室，但秘書的工作相對要繁瑣一些，同時，秘書還應(yīng)該是領(lǐng)導(dǎo)的好助手和同事的好伙伴。拿我來說，領(lǐng)導(dǎo)在工作上有什么安排就會通知給我，然后，我再根據(jù)需要幫他把全部的工作都安排好；同時，周圍同事在工作上有什么需要我也會積極地配合他們。所以，秘書必須要細(xì)心與耐心兼?zhèn)洹?/p>

            記：在你每天的工作中，什么占的份額最重？

            劉：應(yīng)該算是整理相關(guān)資料和接打電話，我經(jīng)常要和公司客戶或者是主管單位進(jìn)行電話溝通。有時候還要接待一些電話咨詢者或來訪者，協(xié)助記錄或者是妥善處理或解決他們的要求和意見，做好咨詢工作。

            記：正如你所說的，秘書工作挺繁瑣，要做到不出差錯應(yīng)該比較有難度吧？

            劉：對。有時候一個小小的疏忽，就需要大量的工作來補(bǔ)救。有一次收公司報名學(xué)員的照片，要求是兩寸的，但我收的都是一寸的照片，后來沒有辦法，我只能把100多張照片拿到外面去重新掃描打印成兩寸照片，耽誤了不少工夫。所以說秘書一定要把工作做仔細(xì)，由于秘書的疏忽給一個企業(yè)帶來損失的例子不是沒有。

            記：你認(rèn)為，一個合格的秘書應(yīng)該具備什么素質(zhì)？

            劉：一個秘書不只是會整理資料、寫寫材料、掌握幾種那么簡單，還應(yīng)該具備良好的職業(yè)道德和禮儀常識以及較強(qiáng)的溝通和應(yīng)變能力。更重要的是秘書懂得一些與所在公司自身有關(guān)的法律常識是非常必要的，這樣才能夠在日常工作中更好地幫助領(lǐng)導(dǎo)處理事務(wù)。

            記：秘書是在領(lǐng)導(dǎo)和同事的夾縫中工作的，你覺得應(yīng)該怎么處理好這種關(guān)系？

            劉：秘書是領(lǐng)導(dǎo)身邊的人，自然就得多為領(lǐng)導(dǎo)考慮一些。但是，這并不是說當(dāng)秘書的凡事都要向著領(lǐng)導(dǎo)說話、處處說領(lǐng)導(dǎo)好話，而是應(yīng)該做好領(lǐng)導(dǎo)和同事之間的溝通工作，在遇到不理解的情況下，向同事做好解釋工作，同時，將同事們的意見、建議、需求恰當(dāng)及時地反映給領(lǐng)導(dǎo)?？傊?，好秘書絕對不應(yīng)該是在領(lǐng)導(dǎo)面前一套、在其他同事面前又是一套，心口不一，兩面三刀。

            短信留言

            手機(jī)尾號0556的讀者說：

            從某種程度上說，辦公室文員可以算是單位的門面。因為他們經(jīng)常要負(fù)責(zé)接待工作，人們通過他們來感知這個單位的整體水準(zhǔn)。所以辦公室文員必須要具備較好的禮儀素養(yǎng)，這是成為一名合格的秘書、文員的必要條件。

            手機(jī)尾號1795的讀者說：

            我們單位的文員是個特別細(xì)心的人，盡管每周一開例會大家都知道，可是周日晚上她還會用短信來通知大家開會的事情。要是領(lǐng)導(dǎo)有事情會議取消，她更會提前通知大家，免得大家因為要開會而拖延與客戶的約會。

            手機(jī)尾號5153的讀者說：

            我們公司的秘書挺出色的，這種出色的主要表現(xiàn)就是她很熱心。有時候我們?nèi)懽珠g復(fù)印材料，如果她在里面肯定會跟你說：放下吧，去忙別的，等我印好給你送去。有她在我們特別省心。如果誰病了沒有上班，她肯定會打電話問候一下。如果她請假了，我們就會感覺有些失落。

            如何做好一個秘書？熟知：秘書職場禮儀

            一、秘書送名片的禮儀

            1.與長者、尊者交換名片時，雙手遞上，身體可微微前傾，說一句請多關(guān)照。你想得到對方名片時，可以用請求的口吻說：如果您方便的話，能否留張名片給我？

            2.作為接名片的人，雙手接過名片后，應(yīng)仔細(xì)地看一遍，千萬不要看也不看就放入口袋，也不要順手往桌上扔。

            二、秘書的舉止禮儀

            1.舉止禮儀是自我心誠的表現(xiàn)，一個人的外在舉止行動可直接表明他的態(tài)度。要塑造良好的交際形象，必須講究禮貌禮節(jié)，注意行為舉止?做到彬彬有禮，落落大方，遵守一般的進(jìn)退禮節(jié)，盡量避免各種不禮貌、不文明習(xí)慣。

            2.到顧客辦公室或家中訪問，進(jìn)門之前先按門鈴或輕輕敲門，然后站在門口等候。按門鈴或敲門的時間不要過長，無人或未經(jīng)主人允許，不要擅自進(jìn)入室內(nèi)。

            3.在顧客面前的行為舉止

            （1）當(dāng)看見顧客時，應(yīng)該點頭微笑致禮，如無事先預(yù)約應(yīng)先向顧客表示歉意，然后再說明來意。同時要主動向在場人都表示問候或點頭示意。

            （2）在顧客家中，未經(jīng)邀請，不能參觀住房，即使較為熟悉的，也不要任意撫摸或搬動顧客桌上的物品。

            （3）在別人（主人）未坐定之前，不宜先坐下，坐姿要端正，身體微往前傾，不要蹺二郎腿。

            （4）要用積極的態(tài)度和溫和的語氣與顧客談話，顧客談話時，要認(rèn)真聽，回答時，以是為先。眼睛看著對方，不斷注意對方的神情。

            （5）站立時，上身要穩(wěn)定，身子不要側(cè)歪在一邊。

            （6）要養(yǎng)成良好的習(xí)慣，克服各種不雅舉止。不要當(dāng)著顧客的面擤鼻涕、掏耳朵、剔牙齒、打噴嚏等；不要亂丟果皮紙屑等。這雖然是一些細(xì)節(jié)，但它們組合起來構(gòu)成顧客對你的總印象。更多資訊信息歡迎到威一門戶網(wǎng)了解，總會有一樣是你需要的。