供貨會，原先只是廠家在搞，現(xiàn)在一些大型的經(jīng)銷商也在搞，包括一些鄉(xiāng)鎮(zhèn)二批也在搞，結(jié)果是費用逐漸增加，現(xiàn)場訂貨卻不理想，現(xiàn)象是來了滿桌吃飯的，走了沒有訂貨的，在這種情況下所有想搞訂貨會的廠家和經(jīng)銷商是越來越慎重，對促銷供貨會這種客戶資料管理系統(tǒng)下載形式是既愛又恨。

            現(xiàn)場訂貨量的降低可能有多方面的原因，比如：客戶到會率較低、會場沒有氣氛、會議流程趨于俗套，客戶沒有新鮮感、獎品設(shè)置不合理或不新穎、會議組織不到位等等。

            但促銷供貨會，有它不可比擬的優(yōu)勢：⑴可以對目標客戶群體，進行集中的品牌灌輸和促銷政策解讀，降低溝通成本；⑵可以通過現(xiàn)場抽獎環(huán)節(jié)調(diào)動會場氣氛，利用目標客戶群體的趨利和賭博心理，進行深入挖掘，誘導(dǎo)客戶訂貨機率，增加現(xiàn)場訂貨量。

            一場成功的訂貨會，一定是組織到位、宣傳到位、發(fā)動客戶到位的訂貨會。主要有以下操作要點：

            一、促銷政策的制定：

            原則一、促銷嘛就要比平時力度大，而且要過期無效，以此培養(yǎng)現(xiàn)場訂貨，假如客戶知道會議過后也能享受會議政策，他就有可能不到會場；

            原則二、促銷政策大小戶都要照顧，因為訂貨量小的客戶可能是新客戶，先少量訂貨試銷，促銷組合金額過大或抽獎資格門檻過高，就有可能把這些新客戶擋在門外，減小市場增量機會；

            二、訂貨會時間的選擇：

            節(jié)日促銷供貨會具有時間的限制，比如端午節(jié)、中秋節(jié)、元旦、春節(jié)等，這些節(jié)日到來之前，所有的廠家都會搞訂貨會，誰開在前面，誰就占有市場的主動權(quán)。所以一定要開在別的廠家之前。二是要盡量避開星期六、星期天，還有鄉(xiāng)鎮(zhèn)集會和農(nóng)忙日期（縣級經(jīng)銷商開訂貨會時要特別注意），因為開在其他廠家之前可以有效擠壓客戶的訂貨資倉庫，從而減少其他產(chǎn)品的訂貨量，打擊競爭對手。而避開禮拜天，可以減少無效無關(guān)人員進入會場，特別是小孩（在北方客戶帶孩子參會很普遍），正好相反，避開鄉(xiāng)鎮(zhèn)集會和農(nóng)忙日期，可以增加目標客戶，特別是鄉(xiāng)鎮(zhèn)二批的到會率，因為在農(nóng)村的集市是鄉(xiāng)鎮(zhèn)二批客戶資料管理系統(tǒng)下載增加的好機會，他們一般不會錯過這樣的機會，而去參加你的訂貨會。

            三、請?zhí)陌l(fā)放：

            用請?zhí)姆绞酵☉魠⒓訒h，一來比較正式，二來明確會議的時間、地點（什么時間,陽歷什么日期，農(nóng)歷什么日期，在什么酒店），三者可以憑請?zhí)?，減少閑雜人員入場；請?zhí)陌l(fā)放一定要在會議日期的前一個星期內(nèi)，發(fā)放完成到位，時間越短越好，以防競爭對手看到請?zhí)崆罢匍_會議。

            在發(fā)放請?zhí)麜r盡可能向客戶解釋促銷政策，這樣可以減少會議現(xiàn)場的訂貨時間，還可以應(yīng)對現(xiàn)場解釋政策人員不足的問題。但促銷政策盡可能不要留給客戶。最好帶著訂貨單下去發(fā)請?zhí)褧龅墓ぷ魈崆白觥?/p>

            請?zhí)陌l(fā)放數(shù)量和預(yù)計到會人數(shù)有關(guān)，一般來說預(yù)計200人到位，那么請?zhí)蛻?yīng)該發(fā)放300400份。（另外在會議的前一天，一定要有專人負責電話回訪確定實際到會人數(shù)，特別核心客戶回訪）

            四、現(xiàn)場人員組織和安排

            在人員安排方面要做到人人有事做、事事有人管、無空白點、無交叉點，包括誰負責促銷政策解讀、誰負責開票、誰負責維護現(xiàn)場秩序、誰負責與當?shù)刂鞴懿块T的溝通協(xié)調(diào)、誰負責客戶投訴、誰負責后勤保障（即客戶就餐的時間安排、煙酒飲料物品的控制等）、誰負責處理突發(fā)事件等等。

            根據(jù)訂貨會的規(guī)模不同，人員安排也有所不同，一般來說規(guī)模越大，現(xiàn)場越難于控制，所以一定要組織好、安排好！在人員不足的情況下，一個人可以負責多種事，但在時間上一定要調(diào)配開。

            五、現(xiàn)場控制：

            ⑴現(xiàn)場訂貨：

            訂貨開票環(huán)節(jié)是供貨會的關(guān)鍵，是會議重中之重。為減少現(xiàn)場訂貨的盲目性和減輕開票人員的壓力，可以采取訂貨單的形式訂貨。訂貨單顯示信息包括客戶名稱（店名）、聯(lián)系人姓名、電話、地址、訂貨品種、數(shù)量、金額、享受活動政策、負責人（業(yè)務(wù)員）等。

            現(xiàn)場可以安排業(yè)務(wù)員一個負責一桌客人或幾桌客戶訂貨，做到盯桌、盯人，和客戶死泡在一起，別的事情不管，就是負責客戶訂貨，就管好自己的一桌或活幾桌。這樣業(yè)務(wù)員可以和參會客戶進行一對一的充分溝通，擴大訂貨效果，二者可以對業(yè)務(wù)員進行定量考核，根據(jù)個人負責的訂貨量進行會后獎勵，提高其工作積極性。

            對沒有帶現(xiàn)金或現(xiàn)金不足的客戶，可以交納訂金，標準是100200元/張獎券，這樣可以吸引一些不準備訂貨或準備少量訂貨的客戶。對此類客戶可以在送貨是收齊貨款、兌現(xiàn)獎品，對會后三日內(nèi)未能補齊貨款的客戶，取消獎品，訂金不予退還。

            為預(yù)防現(xiàn)場訂貨不積極，可以提前預(yù)約好客戶訂貨帶動，給予一定特殊政策，也可以設(shè)置前5名或前10名訂貨獎勵。

            ⑵現(xiàn)場抽獎：

            現(xiàn)場抽獎是會場氣氛調(diào)控的關(guān)鍵，氣氛控制得好可以增加訂貨量，為增加氣氛一定要有歌舞表演；抽獎一定要本著公平、透明、參與的原則，盡可能讓參會客戶參與進來。

            為充分調(diào)動客戶的趨利和賭博心理，可以分組進行抽獎，即100張獎券為一組，訂貨金額2000元一張獎券，可以調(diào)低到訂貨1000元一張獎券，這樣沒有訂貨的客戶或訂貨量小的客戶看到有人抽取大獎，就有可能訂貨或增加訂貨量，因為人的天性就是貪便宜，碰運氣！

            ⑶現(xiàn)場后勤保障：

            客戶到場，簽到落座一般都是稀稀拉拉，這桌3人，那桌5人，為防止每桌客人坐不滿，可以在會場的后排不上餐具，告訴客戶后排的客戶往前坐，等坐滿前排的桌子，再安排后排的，以減少沒必要的開餐費用。例如：開10桌就可能坐下的，因為沒有坐滿，有可能得開12桌。

            對于煙酒的控制，俗話說：林子大了什么鳥都有順煙的，捎酒的都有，出場的時候攔吧，大部分都是老客戶，抹不開面，那就沒辦法的了嗎？提前下手。

            上煙時，把每盒的包裝打開用碟子上，散煙裝到兜里估計成了煙沫的機會比較大！酒打開蓋子上桌，喝完了拿空瓶子來換，還是把瓶蓋留下，估計喝不完的酒，沒有蓋子也不好帶，另外有人以給家里的貓、狗，帶貓食狗食為借口，把酒放底下，上面蓋上貓食狗食的，我們可以現(xiàn)場提供食品袋，讓他們用食品袋裝，總之，不給一絲機會，降低沒必要的開銷和成本。

            六、獎品的兌現(xiàn)及核心客戶的跟蹤回訪：

            1、為防止現(xiàn)場秩序的混亂，現(xiàn)場不可兌現(xiàn)獎品，如需要增加供貨會影響，提高宣傳效果，可以憑請?zhí)麅稉Q紀念獎，但一定要以宣傳品為主，比如手提袋、掛歷等。

            另外獎品兌換地點一定不要在會場，以避免現(xiàn)場混亂造成會場物品丟失。

            其他獎品（大獎）實行會后貨品和獎品統(tǒng)一配送。

            2、核心客戶的訂貨量是決定訂貨會成敗的關(guān)鍵，所以一定要回訪重點客戶，聽取他們對訂貨會的意見和建議，總結(jié)訂貨會的不足之處，為今后的會議提供經(jīng)驗和教訓(xùn)。