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CIO實戰(zhàn)：如何做好IT項目成本預(yù)算
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[摘要]信息化項目是一個燒錢的游戲，這已經(jīng)是很多者腦袋對于信息化項目的一個直觀的印象。其實呢，信息化項目比起企業(yè)其他項目來說，還是小兒科，如一個新產(chǎn)品的研發(fā)或者新生產(chǎn)線的投入，都是動輒十萬、百萬起步的。那為什么偏偏會給信息化項目扣上這么一頂高帽子呢？根據(jù)筆者的了解，這其中有兩方面的原因。
信息化項目是一個燒錢的游戲，這已經(jīng)是很多企業(yè)管理者腦袋對于信息化項目的一個直觀的印象。其實呢，信息化項目比起企業(yè)其他項目來說，還是小兒科，如一個新產(chǎn)品的研發(fā)或者新生產(chǎn)線的投入，都是動輒十萬、百萬起步的。那為什么偏偏會給信息化項目扣上這么一頂高帽子呢？根據(jù)筆者的了解，這其中有兩方面的原因。一是這些信息化項目的投資，其回報是無形的，很難利用金錢來衡量信息化項目的投資回報；二是由于很多信息化項目管理人員沒有成本預(yù)算的相關(guān)知識，所以，他們在做項目報告的時候，根本沒有做相關(guān)的成本預(yù)算或者所作的預(yù)算跟最后的成本支出相差甚遠(yuǎn)，他們只知道沒錢了就像老板要錢。長久下去，就在投資者心中形成了這么一個壞印象。
沒有一個好的成本預(yù)算，對于信息化項目的影響，是眾所周知的，筆者在這里也就不浪費口舌了。下面筆者結(jié)合自己的工作經(jīng)驗，談?wù)勅绾蝸碜龊眯畔⒒椖砍杀绢A(yù)算，以及減少預(yù)算的一些技巧。
信息化項目的成本，大致可以分為兩塊，一是有形成本，如軟件的授權(quán)費用、培訓(xùn)費用、費用等等；二是無形的成本，如項目所占用的時間、可能給現(xiàn)有生產(chǎn)經(jīng)營帶來的風(fēng)險、轉(zhuǎn)型過程中的損失等等。前者是可控的、可量化定義的；而后者的話，跟投資回報率一樣，很難精確的統(tǒng)計與控制。下面筆者結(jié)合一個財物管理軟件項目，來談?wù)勗陧椖砍杀绢A(yù)算中，該注意的地方。其實，很多信息化項目的成本預(yù)算都是大同小異的，可以相互借鑒。
一、應(yīng)用軟件的授權(quán)費用。
企業(yè)若要實施財務(wù)信息化管理項目的話，則第一筆龐大支出就是財務(wù)管理軟件的授權(quán)費用。雖然說，現(xiàn)在市場上也有一些免費的開源軟件，或者是一些盜版的財物管理軟件，這些都不在這篇文章的討論之內(nèi)。
我們CIO在實施財務(wù)信息化管理軟件之前，第一件要做的就是打聽這個財務(wù)管理軟件的行情，看看財務(wù)管理軟件的價格。在打聽這個軟件價格行情的時候，需要注意幾個問題。
一是買軟件跟買衣服一樣，價格往往跟品牌聯(lián)系在一起的。一個著名的牌子，如國內(nèi)的、的財務(wù)管理軟件，國外的甲骨文等財物管理軟件模塊，在價格上還是有不小的差異。不過，有一點要明確的就是，軟件的性能與質(zhì)量，往往跟品牌沒有直接的聯(lián)系。這就好像衣服的質(zhì)量跟品牌沒有一一對應(yīng)的關(guān)系一樣。有時候，雜牌的軟件，在企業(yè)中也能夠開發(fā)結(jié)果；相反，品牌的軟件反而在企業(yè)中無所作為。所以，CIO為了做成本預(yù)算，在打聽市場行情的時候，筆者認(rèn)為最好收集以下不同的品牌的價格行情，然后，再參考其他因素，最終來決定采用哪一款信息化管理軟件。如筆者在做財務(wù)信息化軟件的授權(quán)費用預(yù)算時，就把財務(wù)管理軟件根據(jù)其知名度與價格的不同，分為一線品牌、二線品牌與三線品牌，然后把其價格填入進(jìn)去。如此的話，決策者就能一目了然的知道，軟件的授權(quán)費用。
二是要區(qū)分軟件授權(quán)費用中所包含的服務(wù)內(nèi)容。不同的軟件公司，其軟件授權(quán)費用中所包含的服務(wù)是不同的。如一些大型的財務(wù)管理軟件，如集團(tuán)性的財務(wù)信息化管理項目，一般是把財務(wù)管理軟件授權(quán)費用、財務(wù)管理軟件項目實施費用、二次開發(fā)費用等鋒是區(qū)分開來的；而有些財務(wù)管理軟件，特別是一些小型的財務(wù)管理軟件企業(yè)，一般報價的時候，是把財務(wù)管理軟件授權(quán)費用與培訓(xùn)費用是合并在一起的，但是，其二次開發(fā)費用仍然按實際二次開發(fā)的數(shù)量分計算的。所以，在作信息化項目成本預(yù)算的時候，考慮軟件授權(quán)費用時，需要了解這個軟件授權(quán)費用中，到底包含哪些服務(wù)內(nèi)容。這對于最后的成本預(yù)算準(zhǔn)確與否，有著很重大的影響。
對于軟件授權(quán)成本的預(yù)計，筆者有如下建議：
1、在做軟件授權(quán)成本預(yù)算之前，先對自己企業(yè)的規(guī)模有個充分的認(rèn)識。因為不同規(guī)模的軟件，其價格有很大的差異。如你是集團(tuán)企業(yè)的，則你若再去考察單個企業(yè)版的軟件授權(quán)價格就沒有多大的必要，而且，這也浪費時間。所以，在軟件授權(quán)成本預(yù)計的時候，不要收集所有的相關(guān)軟件，而只需要收集一些具有代表性的軟件價格即可。
2、為了后續(xù)分析比較的需要，最好有一個統(tǒng)一的報價體系。即當(dāng)上面所說的，若報價中所包含的服務(wù)不一樣的話，則我們CIO在做成本預(yù)算的時候，要進(jìn)行相關(guān)的折換。一般是自己先形成一個統(tǒng)一的報價格式，然后把各個的報價進(jìn)行處理，要么合并、要么分解。因為只有統(tǒng)一的口徑，才有對比的可能性。
二、后臺數(shù)據(jù)庫的成本。
現(xiàn)在的信息化管理軟件，一般都需要有后臺數(shù)據(jù)庫的支持。所以，對于后臺數(shù)據(jù)庫的成本，也是不容小視的一塊支出。
現(xiàn)在不同的數(shù)據(jù)庫，其軟件授權(quán)成本也是不同的。甲骨文的Oracle數(shù)據(jù)庫是數(shù)據(jù)庫中的老大，其幾個也是數(shù)一數(shù)二的；而微軟的SQLServer相對來說，價格要稍微便宜一點；另外，還有一些免費的數(shù)據(jù)庫，如MYSQL；若企業(yè)愿意承擔(dān)風(fēng)險的話，那也可以采用盜版的數(shù)據(jù)庫版本，等等。
一般來說，CIO在選擇數(shù)據(jù)庫軟件的時候，不像選擇應(yīng)用軟件那樣的自由，而是會受到一些因素的限制，如：
可能受到來自前臺應(yīng)用軟件的限制。一般來說，一個數(shù)據(jù)庫應(yīng)用軟件其不可能支持所有的數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)，出于各種目的，有些是技術(shù)上的限制，而有些上商業(yè)運營方面的限制，其一般都只是支持幾個特定的數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)。如你若采用甲骨文的應(yīng)用軟件產(chǎn)品，則它們就推薦你采用他們的數(shù)據(jù)庫版本；采用微軟的，他們就會推薦你采用微軟的數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)，等等。這是捆綁銷售的一種碗轉(zhuǎn)的形式。
另外一種就是數(shù)據(jù)庫應(yīng)用的限制。不同版本的數(shù)據(jù)庫，在性能上還是有差異的。所以，企業(yè)要根據(jù)不同的性能，采取不同的數(shù)據(jù)庫。若需要進(jìn)行大量的分析運算或者人工智能的話，可能MYSQL等開源數(shù)據(jù)庫可能不能勝任，要么是無法完成任務(wù)，要么就是執(zhí)行時間過長。而若企業(yè)只是一些簡單的應(yīng)用，不涉及到人工智能或者大量數(shù)據(jù)運算的話，若采用Oracle的等大型的數(shù)據(jù)庫的話，則就顯得有點浪費，畢竟企業(yè)需要為此付出比較昂貴的代價。
所以，在數(shù)據(jù)庫成本的預(yù)算上，筆者認(rèn)為需要注意以下幾點：
1、要考慮在應(yīng)用軟件銷售的同時，有沒有數(shù)據(jù)庫版本的限制。若我們看中的應(yīng)用軟件，其只支持某款特殊的數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)，那么我們只需要找對應(yīng)的數(shù)據(jù)庫版本的價格即可。不過，往往這些數(shù)據(jù)庫管理軟家的價格是不菲的。因為要不是這里有很大的商業(yè)價值，軟件公司就不會對數(shù)據(jù)庫軟件進(jìn)行捆綁銷售。來源于考試大
2、若企業(yè)自己有比較多的選擇余地的話，那筆者個人認(rèn)為，一些小型的數(shù)據(jù)庫管理軟件，甚至是免費的開源管理軟件，基本上就可以滿足企業(yè)的日常辦公需求。而沒有必要花費比較高的代價去采用那些昂貴的商業(yè)數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)。畢竟信息化管理效果，跟采用什么樣的數(shù)據(jù)庫，兩者之間沒有多大的聯(lián)系。也就是說，軟件的功能基本上是有前臺的程序所決定的，跟后臺的數(shù)據(jù)庫沒有大大的聯(lián)系。而且，數(shù)據(jù)庫對于用戶來說，都是透明的，他們看到到數(shù)據(jù)庫的存在。對于，在數(shù)據(jù)庫選擇的時候，不用像前臺應(yīng)用軟件那樣，考慮數(shù)據(jù)庫軟件的操作性以及頁面的美觀程度，等等。筆者現(xiàn)在很多信息化管理項目，都采用了開源的數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)，都運行的不錯。所以，或許在數(shù)據(jù)庫版本的選擇上，還可以為信息化管理項目省下一筆不小的開支。
三、項目的實施費用。
項目的實施費用在項目的實施成本中，也占據(jù)不少的比例。所以，在成本預(yù)算中，對其也要進(jìn)行充分的重視。一般來說，對其進(jìn)行預(yù)算時，需要注意如下幾點。
1、實施費用所包含的內(nèi)容。有時候，實施費用不僅包括培訓(xùn)的費用，還需要包含實施顧問的住宿費用與來回的車費等等。所以，這在實施費用的預(yù)算中，最好能夠列清楚。如此的話，對于后續(xù)實施費用的支出才會有所控制。
2、實施費用一般可以有折扣。根據(jù)筆者跟軟件公司打交道的經(jīng)驗，軟件的實施費用往往是可以打折扣的。如有的按天來計費的軟件實施公司，會買幾送幾的商業(yè)折扣；而有的按模塊進(jìn)行收費的企業(yè)，也可以在整個實施費用的基礎(chǔ)上，大個幾折，有的甚至可以打到5折。所以，在實施費用這一塊的話，CIO要先去市場上打聽好行情，如此的話，才能夠得出一個比較精確的成本預(yù)算。若光聽軟件公司的一面之詞，則往往這個預(yù)算支出比實際支出要來得大。
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