問：E時代的競爭規(guī)則已經(jīng)不是大魚吃小魚，而是快魚吃慢魚，競爭的焦點由規(guī)模轉(zhuǎn)為速度，人與人之間的競爭也是如此。通常，在辦公室里能達成一個共識：凡是高效的職業(yè)人士都是的高手，而作為低效率的工作人員則無一例外地都不擅于管理時間。如何做好時間管理呢？答：美國人的觀念里常常將時間細化到小時和分鐘；猶太人則把時間視作金錢，猶太員工的工薪是以小時計算的，他們常以1分鐘得到多少錢的概念來衡量工作的價值。而我們中國人則習慣于用一天、一周為單位來進行時間的累計。韋氏大辭典中時間的定義是這樣的：時間是由過去、現(xiàn)在及未來構成的；時間就是過去、現(xiàn)在及未來的連續(xù)不斷的連續(xù)線。時間既是世界上最充分的資源，又是世界上最稀缺的資源。因為每個人每天都擁有24小時，然而每個人每天卻又只能擁有24小時。高效的管理者與低效率的工作人員之間最大的差別就是，前者是管理時間的高手，而后者則無一例外地都不擅于時間管理。以下三點可以借鑒。效率從辦公桌開始日本NEC和三菱公司的研究員指出，日本的辦公室工作人員正遭受辦公易怒綜合癥的困擾，經(jīng)常長時間工作、雜亂的辦公桌以及錯誤的坐姿是導致這種新的都市病發(fā)生的主要原因。研究人員表示，在工作時間保持辦公桌整齊，使辦公桌更具個性化，諸如此類的措施都可以減少生病的機會。高效率的管理人士都有這樣一個共性：他們的辦公桌，總是井井有條，方便他們在第一時間里，搜尋到自己隨時所需的物品。隨便把文件攤開在桌上就離開座位的管理者，以及看到客人來時慌慌張張把文件收起來的管理者，都不是謹慎的管理者。在多數(shù)情況下，東西越堆越高，物件越雜亂無章，就越可能浪費更多地時間。當你不能記起堆積物下層放的是什么東西時，或者你要為一個項目找到所有相關資料時，你就不得不在資料堆里埋頭苦找。這樣，一部分時間就浪費在了查找丟失的東西上了。更糟糕的是，隨意放置的凌亂的東西會隨時吸引你的注意力。當你在做某項工作的時候，你的視線也許會在不知不覺中被別人送你的小紀念品、鐘表或者全家福照片而吸引。等你回過神來的時候，你又不得不從頭思索你剛才正在做的工作或者寫的文書。美國管理學者藍斯登可以算得上是一位徹底和有條理的管理者。他桌上的公文已減到最少程度，因為他知道一次只能處理一件公文。當你問及他某個文件時，他可以立刻從公文柜中找出。當你問起某個項目的歷史資料時，他一眨眼就能想到放在何處，當交給他一份備忘錄或計劃方案時，他會插入適當?shù)木碜趦?nèi)，或放人某一檔案柜。如果你的辦公桌上經(jīng)常是物品、文件堆積如山，你就要花時間來整理一下了，在這個時候花上半個到一個小時是值得的。★把你辦公桌上所有與正在做的工作無關的東西清理出來，把立即需要辦理的找出來，放在辦公桌中央，其他的按照分類分別放入檔案袋或者抽屜里，這樣做的目的是提醒你，你現(xiàn)在所做的工作應該是此刻最重要的工作。你一次只能做一項工作，你要把所有精神集中在這件事上，不能讓其他工作影響你?！锊灰驗槭艿礁蓴_或者疲倦就放下正在做的工作，轉(zhuǎn)而去做其他不相干的事情。因為如果此項工作還未結束，就又開始另一項工作的話，你的辦公桌就開始混亂。你一定要力求把你手頭的工作做完后再開始另外的事情，即使這項工作遇到了阻礙。你也要盡量完成到一個再做它時容易開始的階段?！镆豁椆ぷ髯鐾旰?，一定要把與這項工作相關的資料收拾整齊，并按照類別把它們放到合適的位置，千萬不要把它們就這樣攤放在辦公桌上?！飶霓k公桌上拿開目前不需要的書籍文件，對它們可以按照重要性和先后順序的原則進行分類?！镌诿刻煜掳嗲?，可以抽出幾分鐘把辦公桌收拾干凈，并且每天都按照以上的標準進行清理。這樣你就可以結束今天的工作，好迎來明天的一個好的開始了。巧用書簽簡單地說，假如你有一本特別厚的字典，為了節(jié)約你每次的查找時間，最好的辦法就是在你字典書頁的外側，清楚地標注上A、B、C……。你可以分別記錄一下標注前和標注后查找資料所用的時間。你一定會驚奇地發(fā)現(xiàn)，經(jīng)過加工后，翻找的時間大幅度地縮短了。

因為時間的關系，管理者必須盡快地找出與專業(yè)相關的書類。如果能夠預先騰出一點時間，對書籍進行一下處理的話，到了緊急的場合，這些書就會成為你的得力助手。對于專業(yè)用書，你不僅可以效仿字典的加工方法，而且還可以這樣做：★準備若干比書本長5厘米的小紙條。★將書中不同的內(nèi)容，簡要地記錄在紙條的最下端?！飳⑿〖垪l依次對應地插放在書中。經(jīng)過這樣的處理以后，你再也不用為了找某個信息而翻遍所有的書籍。即使在你沒有打開書籍之前，你也會對書籍中所涵蓋的內(nèi)容了如指掌。對于工作參考資料的企業(yè)書籍以及專門書籍，還有一套辦法使翻找的時間縮短。那就是先將書籍的目錄復印，再把它貼在書本表面。這個方法可以彌補前面提到的在書外側進行標注方法的不足。如果是一本比較厚的書籍，書頁側面可以書寫比較多的字。但是對于不厚且項目多的書籍，這種方法就顯得非常不適用，管理人員就很難在不打開書本就能了解詳細內(nèi)容。在這種情形之下，只要把目錄貼在書本表面，一拿到書本即可以看到它的內(nèi)容。資料的搜集工作基本完成以后，你對它們需要認真細致的整理和歸納。在這里向你推薦一下美國某汽車公司的資料收集法。在這家汽車公司總裁的辦公桌上，放著各種不同顏色的文件夾。是總裁先生讓秘書這樣放的。其中，紅色的代表特急；綠色的要立即批閱；橙色的代表這是今天必須注意的文件；黃色則代表必須在一周內(nèi)批閱的文件，白色的表示周末必須批閱。黑色則表示必須親自簽名的文件。我們總是在忙，總是在埋怨一天的時間根本不夠用。其實，工作中一些不起眼的小細節(jié)，對于提高工作效率是大有裨益的。郵件的整理還有一個效率低下的直接原因是由于在收到郵件以后沒有立刻處理，使各種郵件不斷堆積，形成混亂不堪的狀態(tài)，終至無法收拾。這里有一種簡單省時的方法：★　養(yǎng)成在收到的郵件上面標注當天日期的習慣。對于收到的郵件，你應該找時間盡早地過目。除非，有時候碰到急事，或者非到外地出差不可的時候，你才可以把當天的郵件稍微往后推延。否則，擱置好幾天以后，你就會很難準確判斷出郵件寄達的日期，有時會因為沒有及時回信給工作帶來巨大損失。寫日期的位置，最好選擇在寄信人姓名及住址的左上端，這樣不管寄郵件人的姓名，住址書寫于信紙的正面或者是背面，在你隨意翻閱時，均可以獲得更多的信息。★　對郵件進行分類。每天撲面而來的郵件。不一定每一份都十分重要。比如，廣告宣傳郵件，產(chǎn)品推銷郵件，行業(yè)聯(lián)誼郵件等等都可以不看或都可以等有時間再看?！铩催^的郵件及時進行處理。經(jīng)過細心閱讀，吸收了必要的情報之后，郵件就如同廢物。我不建議大家立刻把它們?nèi)拥?，仍然保管一段時間。因為，一旦扔掉了原來的資料以后，逢到轉(zhuǎn)寄上的錯誤，或者誤認事實時，就無法得到證實了。當然，郵件的保存不易太多太久。因為保存太多郵件是一種心理不安的癥候。算算看，你多久才翻看一次你所歸檔的各式各樣的郵件。你可以把每一類郵件拿出來，問問你自己：如果沒有這份郵件的話，最壞的情形會怎么樣？你會發(fā)現(xiàn)大部分的答案會是沒有什么了不起的事情會發(fā)生。如果你真正需要某一份郵件，你才應該把它好好進行歸檔存放。