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工程項(xiàng)目管理中檔案資料質(zhì)量的控制
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是以工程項(xiàng)目為對象的系統(tǒng)管理方法,通過一個臨時(shí)性的專門性的柔性組織,對項(xiàng)目進(jìn)行高效率的計(jì)劃、組織、指導(dǎo)和控制,以實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目全過程的動態(tài)管理和項(xiàng)目目標(biāo)的綜合協(xié)調(diào)與優(yōu)化。它可以被稱為一項(xiàng)復(fù)雜的管理過程。工程項(xiàng)目管理的目標(biāo)是完成工程項(xiàng)目任務(wù),其中包括工程檔案的審核與歸檔。工程項(xiàng)目管理部門檔案資料質(zhì)量的控制重點(diǎn)在以下三個方面:施工圖設(shè)計(jì)文件(含變更)、廠家資料、現(xiàn)場施工文件。
1、施工圖設(shè)計(jì)文件(含變更)質(zhì)量的控制:
施工圖設(shè)計(jì)文件由設(shè)計(jì)院編制,是現(xiàn)場施工的依據(jù),也是編制竣工圖的依據(jù)。廣東石化煉油千萬噸改擴(kuò)建工程由洛陽院、南京院、中元公司、東華科技股份有限公司等多個設(shè)計(jì)單位設(shè)計(jì),各設(shè)計(jì)院有其獨(dú)特的編制方式,如洛陽院的設(shè)計(jì)文件以文表號代替專業(yè),不再在圖標(biāo)中增加“專業(yè)”欄,南京院的圖紙可能出現(xiàn)圖紙、目錄、分目錄同時(shí)出現(xiàn)在一個目錄號中,而中元公司的設(shè)計(jì)圖紙的圖號則由工號、專業(yè)、年號等組成,各專業(yè)一目了然,不足之處則是同一個項(xiàng)目可能有多個工號,同一工號可能有數(shù)個總目錄,給人以混亂的感覺……。各設(shè)計(jì)院所出的變更單也基本存在工程名稱、單元名稱、項(xiàng)目號、圖號等與規(guī)定的有所差異,重號、缺號情況較為普遍,并有大量的傳真件、大量的變更內(nèi)容。同時(shí),代材單、變更單不注明原圖號,給編制竣工圖增加了難度。
做好設(shè)計(jì)文件質(zhì)量的控制,首要的一點(diǎn)是資料人員要了解各設(shè)計(jì)院的特點(diǎn),做好驗(yàn)核工作,驗(yàn)核的要求包括:①清單與實(shí)物是否相符,目錄與內(nèi)容是否一致;②圖紙的工程名稱、單元名稱、項(xiàng)目號、圖號等是否與規(guī)定的一致;③本次來圖與歷次的來圖有無矛盾或錯誤,代材單、變更單、工程聯(lián)絡(luò)單是否規(guī)范、有無重號或空號,存在哪些復(fù)印件、傳真件,修改量大約占多少等情況。來目錄時(shí)核該目錄及目錄下的所有文件,來分目錄時(shí)核整個專業(yè)的所有文件,來總目錄或總分目錄時(shí)核整個裝置或單元的所有文件。驗(yàn)核應(yīng)做到:發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)進(jìn)行匯總、處理,不能及時(shí)處理的應(yīng)做好跟蹤。所有設(shè)計(jì)文件存在的問題都應(yīng)在項(xiàng)目中交前全部解決。
2、廠家檔案質(zhì)量的控制
廠家檔案資料由廠家提供,經(jīng)采購方驗(yàn)核后移交,有合格證、檢驗(yàn)報(bào)告、使用說明書、圖紙等多種內(nèi)容,包括設(shè)備、儀器、儀表和材料等多種類別,有國產(chǎn)和進(jìn)口之分,資料本身復(fù)雜繁多,加之涉及廠家多,各廠家提交的資料又各有其特點(diǎn),情況復(fù)雜,給廠家資料的驗(yàn)核工作增加了不少難度。一般情況下,商務(wù)合同及其技術(shù)附件會對廠家應(yīng)提交的資料有一個要求(也有未要求提交資料的),就我廠而言,參與簽訂合同的部門有采購部門、使用單位、專業(yè)管理部門等,工程管理單位及部門被排除在外,而在廠家提交資料時(shí),采購人員不予把關(guān),在將資料發(fā)給使用和管理部門后,這些部門也很少核實(shí)其完整性,造成長期以來工程管理部門只能是被動的接收,即交什么收什么。而商務(wù)合同或協(xié)議的多頭簽訂造成歸檔難,檔案部門難以了解項(xiàng)目的應(yīng)交資料情況,也只能是被動的歸檔。
廠家檔案資料包含了物供中心采購部分(即甲方采購)及EPC項(xiàng)目由總包單位采購的部分。對于甲方采購部分,檔案部門經(jīng)過一段時(shí)間艱苦的摸索,略有成效,基本上能保證主要的資料收集齊全:基本上做到按要求領(lǐng)取及驗(yàn)核,如,要求物供中心提供移交清單并需注明項(xiàng)目名稱、設(shè)備儀器儀表名稱及位號、資料名稱等,并進(jìn)行驗(yàn)核清單與實(shí)物是否對應(yīng),每臺設(shè)備是否至少有一份原件能滿足檔案的要求(整潔、清晰、簽章齊全),壓力容器應(yīng)同時(shí)有竣工圖章和壓力容器設(shè)計(jì)資格章等。并結(jié)合經(jīng)驗(yàn),主動出擊,避免隨機(jī)資料不齊,給歸檔工作增加難度,如:機(jī)泵的隨機(jī)資料除了泵本身的性能曲線、使用說明書等外,一般應(yīng)有電機(jī)的使用說明書(利舊除外);新氫壓縮機(jī)組應(yīng)包括壓縮機(jī)部分、水站、油站、壓力容器及配套的儀表、電氣資料等。在沒有合同或協(xié)議的情況下,對照設(shè)計(jì)圖紙,了解采購情況及應(yīng)提交的資料,爭取在工作中處于主動,及時(shí)做好催交工作,迫使業(yè)務(wù)人員重新重視,對照合同或協(xié)議檢查廠家資料,完善所交資料。對于EPC項(xiàng)目,檔案部門曾寄希望于EPC單位的規(guī)范管理和有效控制,只是在合同中予以明確和規(guī)范,在施工過程中只是針對易于忽視的問題做了適當(dāng)?shù)奶嵝?結(jié)果發(fā)現(xiàn)廠家不按合同匯總移交,EPC單位質(zhì)檢人員不認(rèn)真把關(guān),造成隨機(jī)資料歸檔不齊。雖然最終EPC單位不得不為此付出代價(jià),但在一定程度上影響了歸檔時(shí)間。針對EPC項(xiàng)目廠家資料質(zhì)量有所失控的情況,檔案部門適當(dāng)完善了做法:①規(guī)范合同內(nèi)容;②全面了解施工圖紙中應(yīng)采購的設(shè)備儀器儀表情況,并進(jìn)行匯總;③要求EPC單位及時(shí)移交商務(wù)合同及其技術(shù)附件,并把資料內(nèi)容補(bǔ)充到匯總表中;④要求供使用及專業(yè)管理部門的資料提前移交,以掌握廠家資料提供的進(jìn)度和初步審核資料情況,及時(shí)做好反饋和督促EPC單位進(jìn)行完善,尤其是做好廠家現(xiàn)場安裝調(diào)試資料的及時(shí)收集。
3、施工文件質(zhì)量的控制
做好施工文件的質(zhì)量控制,檔案、資料人員、項(xiàng)目經(jīng)理、監(jiān)理工程師等都各有其責(zé)任,檔案人員從檔案的角度進(jìn)行把關(guān),其他方是從工程內(nèi)容上負(fù)責(zé)。項(xiàng)目資料員是項(xiàng)目管理和檔案管理的橋梁,應(yīng)承擔(dān)比檔案人員更大的責(zé)任,即不只是從檔案的角度把關(guān),也要從工程的角度把關(guān)。項(xiàng)目資料員從工程角度進(jìn)行把關(guān),與項(xiàng)目經(jīng)理和監(jiān)理工程師的把關(guān),有一定的互補(bǔ)性——資料員清楚項(xiàng)目共包含哪些的內(nèi)容(圖紙),現(xiàn)場人員則更清楚施工單位提交的這些內(nèi)容是否符合實(shí)際。
檔案資料管理是工程管理的一部分,工程的內(nèi)容體現(xiàn)在項(xiàng)目圖紙之中,若干套圖紙構(gòu)成一個完整的項(xiàng)目,這一點(diǎn),項(xiàng)目管理、資料管理和工程監(jiān)理都必須清楚,因而,項(xiàng)目管理單位應(yīng)做好:下達(dá)計(jì)劃要科學(xué),圖紙發(fā)放要嚴(yán)格按計(jì)劃,資料的歸檔嚴(yán)格根據(jù)圖紙的發(fā)放情況,如此環(huán)環(huán)相扣,做好資料工作。
進(jìn)行施工文件的質(zhì)量控制,主要分以下幾步:①對照合同、計(jì)劃及圖紙發(fā)放情況,驗(yàn)核竣工圖及設(shè)計(jì)變更單是否齊全;②驗(yàn)核交工記錄是否齊全;③驗(yàn)核設(shè)計(jì)變更是否已全部在施工圖上體現(xiàn);④驗(yàn)核所有資料是否符合歸檔的要求,包括:表格的填寫、會簽、蓋章,綜合卷冊及專業(yè)卷冊組卷是否合理,竣工圖的折疊是否符合規(guī)范等。
檔案資料質(zhì)量控制包含在整個項(xiàng)目管理的過程中,上述的一點(diǎn)嘗試雖不愧為行之有效的辦法,但在實(shí)際的操作中,遭遇的困難也是顯而易見的,主要有:
由于項(xiàng)目復(fù)雜,涉及多套裝置或單元同時(shí)進(jìn)行,工期緊,在一切為了進(jìn)度的前提下,出現(xiàn)了大量的設(shè)計(jì)變更。一方面,無論是設(shè)計(jì)單位編制最終版施工圖還是施工單位編制竣工圖,均不能全面反映真實(shí)的最終情況,遺漏現(xiàn)象較為嚴(yán)重;另一方面,項(xiàng)目經(jīng)理、質(zhì)監(jiān)工程師及監(jiān)理工程師往往一人負(fù)責(zé)多個項(xiàng)目,現(xiàn)場任務(wù)重,未能盡職做好交工資料的審核工作。
制度不健全。資料作為檔案的前身,沒有一個主管單位,也沒有一個完整規(guī)范的管理制度。如的《設(shè)計(jì)文件發(fā)放暫行規(guī)定》僅規(guī)范了內(nèi)部發(fā)圖的程序,對設(shè)計(jì)院的設(shè)計(jì)出圖并沒有統(tǒng)一的規(guī)定;《隨貨資料的管理規(guī)定》僅規(guī)范了作為甲方的采購部門采購時(shí)隨貨資料的內(nèi)容和份數(shù),并沒有規(guī)范資料的質(zhì)量及驗(yàn)核的責(zé)任,更沒有包括對EPC項(xiàng)目中隨貨資料的管理要求。
設(shè)備儀器儀表的采購合同及技術(shù)協(xié)議的簽訂沒有固定的主管部門,造成技術(shù)協(xié)議歸檔困難,按協(xié)議執(zhí)行的難度也大。
各施工及工程管理單位,大多不重視檔案資料工作,一些施工單位無資料員,有資料人員的單位也往往將資料員按最低的待遇,在一定程度上打擊了人員的積極性。對項(xiàng)目管理單位而言,一方面,在施工階段,需要和著現(xiàn)場緊張的節(jié)拍而忙著資料的驗(yàn)發(fā),同時(shí)需兼顧歸檔的要求和為歸檔而準(zhǔn)備,另一方面,在工程完工后,又要忙著交工資料的編制和審核,無休無止,成了整個項(xiàng)目階段最飽和和繁忙的崗位,而資料崗位卻是唯一的一個享受“二線”待遇的技術(shù)崗位(甚至低于招標(biāo)和計(jì)劃人員),因而,存在責(zé)任心不強(qiáng)、人心不穩(wěn)的情況,一些資料員干脆就裝聾作啞,不認(rèn)真把關(guān)就直接移交檔案館,等檔案館發(fā)現(xiàn)問題再來解決。。
如何在項(xiàng)目管理過程中進(jìn)行檔案資料質(zhì)量的控制,對國內(nèi)的工程項(xiàng)目管理來說是一個盲點(diǎn),廣州石化千萬噸煉油改擴(kuò)建工程自然不能獨(dú)善其身,需要有一個循序漸進(jìn)的過程。將資料工作交由檔案部門統(tǒng)一管理,即使工程管理更結(jié)合檔案的要求進(jìn)行,又使檔案人員更接近工程、了解工程,減少雙方之間的重復(fù)工作,雖然對本已滿負(fù)荷的檔案部門而言增加了不少工作量,但可通過適當(dāng)?shù)脑鰡T解決;對于專門的項(xiàng)目管理單位、施工單位,應(yīng)培訓(xùn)檔案資料人員,讓資料人員同時(shí)既是檔案專業(yè)人員,又是工程或工程管理人員,使之更好地架起檔案與工程的橋梁,以確保工程檔案的完整、準(zhǔn)確,都為較為妥善的辦法。而解決的根本還在于:將檔案意識灌輸給每一位管理者和參與者,在規(guī)范管理和完善制度的同時(shí),理解資料工作,正確對待資料工作,使工程項(xiàng)目中每個工作人員發(fā)揮最大的優(yōu)勢,盡職盡責(zé)地完成工程項(xiàng)目,規(guī)范的檔案自然就水到渠成。
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