OA系統(tǒng)從7月份進(jìn)入測試以來,已經(jīng)在單位上下得到了初步普及,單位內(nèi)部流程基本都能涵蓋其中,基本實(shí)現(xiàn)了無紙化綠色辦公;但根據(jù)目前運(yùn)行情況來看,還有許多不足之處,具體表現(xiàn)在:
一是思想認(rèn)識不到位。部分工作人員對OA比較排斥,認(rèn)為OA系統(tǒng)是一種可有可無的,而沒有意識到發(fā)展的必然趨勢和正式運(yùn)行后帶來的便捷。部分工作人員將其和即時通訊軟件騰訊QQ等同,沒有完全作為一種辦公用具和管理軟件使用,造成溝通無記錄、不及時,文件丟失、工作流程無追溯性等一系列問題。還有一部分工作人員認(rèn)為自己熟練掌握了電腦辦公系統(tǒng),OA的操作也會很簡單,從而對操作培訓(xùn)課程學(xué)習(xí)自覺性不夠。
二是人員應(yīng)用能力不高。通過日常工作發(fā)現(xiàn),許多同志的辦公OA操作熟練度不高,僅僅停留在收發(fā)文件的初步階段,甚至連收發(fā)文件都不能熟練完成,更不用說深層次的應(yīng)用了。
三是辦公時效性不強(qiáng)。信息化辦公相比傳統(tǒng)辦公最大的優(yōu)勢在于辦公的時效性,實(shí)現(xiàn)了辦公的無時不在,但我們目前還沒有充分發(fā)揮OA辦公的時效性,造成工作積壓,文件與資料收發(fā)滯后,影響了工作的效率和質(zhì)量。
四是沒有完全突破信息化辦公的無地域性。信息化辦公之所以成為當(dāng)前的主要工具,其主要原因是信息化辦公突破了傳統(tǒng)辦公的地域性,使辦公無處不在,但現(xiàn)狀是OA辦公僅僅停留在辦公室,離開辦公室后基本閑置,造成工作脫節(jié)、政令不暢。
五是高級功能開發(fā)和應(yīng)用不夠。目前使用的辦公OA是依托WIN7系統(tǒng)開發(fā)的軟件,功能較為強(qiáng)大,但模塊比較單一,與我單位的實(shí)際需要尚有一段磨合期。另外,我們對于本單位所以工作的梳理還不夠細(xì)致和科學(xué),因此沒有充分發(fā)揮其全方位信息化管理功能,這些都需要在實(shí)際操作中逐步改進(jìn)。
對以上存在的問題,要想完全實(shí)現(xiàn)信息化辦公,引領(lǐng)本單位完全步入信息化時代,應(yīng)在以下幾方面加強(qiáng): 一是提高全員思想認(rèn)識,充分認(rèn)識實(shí)現(xiàn)信息化辦公是現(xiàn)代企業(yè)管理的必然要求。首先領(lǐng)導(dǎo)和機(jī)關(guān)各部門要完全擺傳統(tǒng)的紙張辦公,各級領(lǐng)導(dǎo)帶頭使用信息化辦公軟件,向現(xiàn)代信息化的辦公轉(zhuǎn)變;要以輿論為導(dǎo)向,以全員學(xué)習(xí)和培訓(xùn)為手段,不斷加大建設(shè)推廣力度。單位要上下聯(lián)動,建立考核機(jī)制,文書資料來往、項(xiàng)目資料上報、溝通流等都必須通過辦公OA實(shí)現(xiàn),充分發(fā)揮信息化辦公的無地域性、及時性、高效性,實(shí)現(xiàn)工作流程的可追溯性,逐步實(shí)現(xiàn)綠色無紙化辦公,達(dá)到節(jié)約管理成本、提高工作效率的目的,進(jìn)而實(shí)現(xiàn)政令暢通、令行禁止的基本管理目標(biāo)。
二是信息化辦公向所有工作人員普及,實(shí)現(xiàn)全員信息化。就目前信息化程度而言,基本停留在辦公室,而在其他審批事項(xiàng)特別是信息錄入有所滯留,造成有需要的同事不能及時了解本單位管理動向和政策信息,影響了管委會領(lǐng)導(dǎo)管理政策的普及和管理觸角的延伸。因此要全面普及,同時加大教育培訓(xùn)力度,使所有工作人員掌握信息化辦公技能,實(shí)現(xiàn)全員信息化,提高本單位的管理效能。
三是確保資金投入,不斷完善、更新硬件設(shè)施和軟件版本,使其充分發(fā)揮作用,服務(wù)于單位管理。就OA辦公平臺而言,在管理上還存在許多漏洞,諸如硬件設(shè)施落后,網(wǎng)絡(luò)攻擊防護(hù)能力較差、操作不夠清晰簡便等。應(yīng)在成立工作小組的基礎(chǔ)上,落實(shí)責(zé)任,做好信息化建設(shè)基礎(chǔ)工作。
四是不斷加大開發(fā)力度,向信息化辦公的深層次突破。目前,我們對OA辦公平臺的使用只停留在初級階段,僅限于文件收發(fā)和工作流,沒有充分發(fā)揮其管理效能,下一步要加大開發(fā)力度和推廣力度。
將報表系統(tǒng)、人力資源、培訓(xùn)管理、公文管理、、項(xiàng)目管理、公章管理等功能進(jìn)一步完善深化,和單位現(xiàn)有的綜合項(xiàng)目、財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)、人力資源管理系統(tǒng)、檔案管理系統(tǒng)等軟件實(shí)現(xiàn)無縫對接和有機(jī)結(jié)合。要求OA管理人員不斷加強(qiáng)學(xué)習(xí),掌握開發(fā)和應(yīng)用技能,不斷開發(fā)新的管理模塊,實(shí)現(xiàn)內(nèi)部管理的信息化深層次應(yīng)用和全方位覆蓋。
目前,單位的OA系統(tǒng)通過多次調(diào)整,已經(jīng)漸漸能適應(yīng)管委會目前的使用需要,但相比其他辦公,還存在著一定的差距,但只要我們思想認(rèn)識到位,不斷規(guī)范制度和流程,合理利用資源,注重操作性,就一定能使OA辦公系統(tǒng)的建設(shè)更上一層樓,實(shí)現(xiàn)本單位完全信息化管理,為管委會乃至武林路和中山北路健康、持續(xù)、科學(xué)發(fā)展提供強(qiáng)大的基礎(chǔ)和技術(shù)支撐。
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