物資管理系統(tǒng)是為現(xiàn)代企業(yè)物流高效運作提供技術(shù)支持的必要工具，是企業(yè)物流的重要組成部分。信息流的加速和準(zhǔn)確可以對物流進行監(jiān)控，使物流的流動速度加快、準(zhǔn)確率提高、有效減少庫存、縮短生產(chǎn)周期。鐵路物資管理系統(tǒng)建設(shè)是適應(yīng)路局生產(chǎn)力布局調(diào)整、強化物資管理、提高物資供應(yīng)保障能力和節(jié)支創(chuàng)效能力的需要，是實現(xiàn)物資部門跨越式發(fā)展的客觀要求。

　　一、鐵路物資管理的特點：

　　1)組織機構(gòu)復(fù)雜多樣

　　2)部分物資屬于鐵路專用器材，使用面很窄

　　如燃料、線上料、互換配件等多屬于鐵路專用器材，其使用范圍只限于使用在鐵路系統(tǒng)上，與其他原燃料、建材、配件的廣泛通用性相比，其使用面很窄，專用性很強，導(dǎo)致了貨源較為單一、供應(yīng)周期較長，對物資采購人員和管理人員的要求也較高。

　　3)產(chǎn)品規(guī)格和品種繁多

　　以線上料為例，除鋼軌、道岔、軌枕、橋梁及其連接件等品種較多外，其每一品種的規(guī)格也很多。如鋼軌按新舊程度可分為新鋼軌和舊鋼軌。舊鋼軌又分為再用舊軌、待修舊軌和待報廢舊軌之分。

　　4)質(zhì)量要求高

　　鐵路運輸安全是鐵路運輸生產(chǎn)的生命線，鐵路用物資的產(chǎn)品質(zhì)量對運輸生產(chǎn)安全的影響很大。很多重要的鐵路專用物資都要求定點生產(chǎn)和定點供應(yīng)，確保產(chǎn)品質(zhì)量要求。

　　5)生產(chǎn)工藝復(fù)雜、加工方法各異

　　不同的鐵路物資，生產(chǎn)工藝不同，加工方法各異。

　　6)產(chǎn)品的配套性強

　　以鋼軌為例，一般鋼軌主要配件有魚尾板、魚尾螺栓(帶帽)、彈簧墊圈，鋼筋混凝土軌枕和混凝土軌枕扣件。不同質(zhì)量的鋼軌，其配套用的以上配件的用量標(biāo)準(zhǔn)不盡相同。

　　7)重要物資需要對維修保養(yǎng)和互換情況進行記錄

　　為縮短設(shè)備修理停時、提高檢修效率和質(zhì)量，在鐵路運輸生產(chǎn)設(shè)備維修過程中，要求實行嚴(yán)格的互換配件管理制度，對重要互換配件的維修保養(yǎng)和互換等情況進行嚴(yán)密的記錄和跟蹤，加強可追溯性，方便各級管理部門監(jiān)控各種重要互換配件的狀態(tài)變化和分布情況。

　　8)用量非常大，大宗物資較多

　　隨著國家經(jīng)濟建設(shè)的不斷發(fā)展，鐵路的瓶頸制約作用明顯，為此國家每年投巨資，用于新建、擴建鐵路及既有鐵路改造等。

　　9)物資的品種和地域分布廣泛，不易管理

　　鐵路局地域分布廣，鐵路線長達數(shù)千公里，下轄數(shù)十個站段、數(shù)百個車間，點多線長面廣，管線長，施工點多，用料品種繁雜且分散，物資管理難度很大。其物資資源配置及儲備分布，缺乏路局范圍內(nèi)區(qū)域化、專業(yè)化的物資供應(yīng)體系，難以最大限度地發(fā)揮整體資源優(yōu)勢，物資成本不易得到有效控制。

　　10)強調(diào)物資的回收和報廢管理

　　廢鋼鐵和廢舊有色金屬是重要的再生資源，也是鐵路局重要的財源。所以廢鋼鐵和廢舊有色金屬的回收、加工、利用和上交等也是管理工作的重點之一。

　　二、物資管理軟件功能的主要可概括為：

　　采購材料：材料廠以物資需求計劃為基準(zhǔn)，將產(chǎn)品按照準(zhǔn)入原則進行分解，再考慮原料當(dāng)前的庫存量得出每種物資具體需求;采購部門采購時考慮采購提前期從而做出最終采購決定并發(fā)向供貨商。

　　材料入庫：供貨商接到要貨請求后，按照規(guī)定及時發(fā)貨，貨到后入材料廠倉庫。

　　質(zhì)量檢驗：質(zhì)驗部門對入庫材料進行檢驗，若質(zhì)檢不合格則上報相關(guān)主管，若不能留用，則通知采購部門，由采購部門進行退貨、理賠等工作，若留用，則可向站段供料。

　　采購結(jié)算：財務(wù)部根據(jù)倉庫入庫和質(zhì)量檢驗結(jié)果，按照與供貨商的付款協(xié)議與供貨商結(jié)算，同時核算采購成本;至此，采購業(yè)務(wù)完成。

　　站段領(lǐng)料：站段車間根據(jù)到貨通知從倉庫領(lǐng)料。

　　發(fā)貨：根據(jù)站段的物資需求計劃，以倉庫貨物對站段供貨。

　　發(fā)貨結(jié)算：財務(wù)部門根據(jù)實際發(fā)貨出庫量，做發(fā)貨收入核算、應(yīng)收賬款管理，并依據(jù)與站段的物資定額完成最后的收款工作;至此，發(fā)貨業(yè)務(wù)完成。