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電子檔案管理軟件是人力資源管理與開發(fā)的重要依據(jù)
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（標簽：電子 檔案管理軟件 照片檔案管理 超易電子檔案管理系統(tǒng)）
隨著電子信息化社會的不斷發(fā)展，現(xiàn)有的檔案管理模式已不能適應(yīng)當今社會的電子檔案管理工作。電子檔案管理軟件的優(yōu)勢已日益突顯,成為了社會發(fā)展的必然趨勢。
檔案是一個人一生生命軌跡的縮寫，是用人單位了解一個人情況的非常重要的資料，也是一個人政治生涯中的重要組成部分，絕不可小看和忽視。一個人只要需要工作、需要生活，就離不開與社會上一些單位、一些部門、打交道，建立起個人檔案既是工作的需要，也是社會的需要，更是一個人在社會上工作和生活的需要，這是單位或企業(yè)了解一個人的重要手段。沒有檔案的人當然就不便于單位或企業(yè)了解你，對個人是肯定不利的。存放和保管好當然是一個重要環(huán)節(jié)，是人力資源管理與開發(fā)的重要依據(jù)。
電子檔案管理工作在經(jīng)濟發(fā)展、科技進步、精神文明建設(shè)中發(fā)揮著重要作用。
一、新時期電子檔案管理軟件是社會進步、科技發(fā)展的必然趨勢
、無紙化等事物的出現(xiàn),使檔案的生成方式發(fā)生很大變化,諸如文件的起草、簽發(fā)、催辦、歸檔等運作過程在計算機和通訊線路中進行,這樣檔案的前身必須以機讀為主要形態(tài),那么檔案也自然以機讀形式存在。這些檔案信息可能來自不同的機讀形式,要綜合系統(tǒng)地提供有價值的檔案信息,必須有一個去粗取精,去偽存真的過程,使得機讀形式的檔案信息具有系統(tǒng)性、真實性、有價值性,用戶才能獲得更為完善的服務(wù)。因此,電子檔案管理軟件是電子檔案管理工作發(fā)展的必然趨勢。
二、電子檔案管理軟件的幾個顯著特點
所謂電子檔案管理軟件,就是以檔案資料為主要物質(zhì)對象,用微機對檔案文獻進行收集、篩選和不同層次的加工,使之轉(zhuǎn)化成為微機軟件形式的二次文獻信息供人們利用的過程?！? 1. 全面支持圖片掃描管理模式，滿足您的人事檔案管理信息化需求；
2.主界面采用樹型分類結(jié)構(gòu)，支持多級部門設(shè)置，級別數(shù)沒有限制，操作方便、直觀易用；
3.基于HR理念設(shè)計，集成基本資料、就職資料、學歷信息等諸多方面的檔案資料管理全面詳盡；
4.靈活的基本信息設(shè)置，用戶可以自定義部門、職務(wù)、職稱等多種信息，實用性更強，支持多級部門劃分，滿足集團化企業(yè)需要；
5.強大的查詢系統(tǒng)，兩種普通查詢方式，快速定位所需信息，并且獨創(chuàng)一種智能模糊查詢方式，可按任意條件進行查詢、排序，并可自定義打印項目輸出報表，或?qū)С鰹镋XCEL或文本文檔；
6.規(guī)范的人事調(diào)動管理，全程記錄和管理員工的人事變動信息，包括員工調(diào)動、離職、復(fù)職，并可實時查詢所有變動情況及其原始檔案資料；
7.強大的統(tǒng)計分析功能，可按任意部門、工齡、職務(wù)、職稱、性別、基本工資、文化程度、民族等多種方式進行各種統(tǒng)計分析等，統(tǒng)計方式多達數(shù)十種，統(tǒng)計結(jié)果以三種圖形方式直觀顯示并可作為圖片文件進行保存；
8. 強大的自定義功能：用戶可以將字段名稱修改為自己想要的字段名稱，另外還預(yù)留了自定義字段供用戶增加字段使用；
9.用戶可以自定義設(shè)計表單：可以隱藏表單中不需要的字段，修改想要的字段名稱，增加需要的自定義字段；
10.支持WindowsXP Office 2003，Office2007等漂亮風格，您可以根據(jù)需要選擇自己喜歡的操作界面；
11.圖片導(dǎo)航功能：所見即所得，操作簡單快捷；
12.系統(tǒng)預(yù)設(shè)了演示數(shù)據(jù)幫您快速掌握軟件使用；
13. 數(shù)據(jù)備份/恢復(fù)功能幫您以備不測。
三、電子檔案管理工作所應(yīng)采取的對策
1.做好歸檔電子檔案文件的技術(shù)處理工作,實施電子檔案管理軟件戰(zhàn)略。電子檔案管理軟件的歸檔勢在必行,這就要求檔案工作者必須深入到現(xiàn)行文件工作領(lǐng)域,對產(chǎn)生的大量電子文件的接收、處置乃至存儲工作進行指導(dǎo),保護電子文件的原始信息,了解文件信息重新組合的來龍去脈。也就是說,通過采取技術(shù)處理,將已歸檔的電子文件改為只讀性文件,即只能讀不能寫的不可更改的文件,從而識別和保護電子文件的原始結(jié)構(gòu),保證電子文件的可靠性,使之與紙質(zhì)文件一樣發(fā)揮社會效用。
2.檔案人員知識結(jié)構(gòu)的變革迫在眉睫。我國檔案人員要適應(yīng)信息技術(shù)和檔案事業(yè)的發(fā)展必須采取積極措施抓好知識更新,引進、消化、適應(yīng)信息技術(shù)的成果,使檔案人員擁有廣博的知識,以適應(yīng)信息技術(shù)發(fā)展的需要。
綜上所述,我國的電子檔案管理軟件是社會發(fā)展的必然趨勢,電子檔案管理工作將隨著信息技術(shù)革命的深入發(fā)生根本性的變革。
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信息發(fā)布：廣州名易軟件有限公司 http://www.jetlc.com
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