摘要：就內(nèi)容管理的應(yīng)用來講，當(dāng)前，其難點(diǎn)和重點(diǎn)在于：有效的采集、管理、應(yīng)用各種非結(jié)構(gòu)化和半結(jié)構(gòu)化的資源，并且將它們與企業(yè)業(yè)務(wù)系統(tǒng)（如ERP、等）中的各種結(jié)構(gòu)化信息集成起來。

如何建設(shè)內(nèi)容管理系統(tǒng)

byAMT徐家俊孟凡強(qiáng)

企業(yè)中的信息是多元的，如數(shù)據(jù)、文檔、多媒體、網(wǎng)頁、軟件、源代碼等，都是企業(yè)的重要資源，人們有時也將這些信息稱為內(nèi)容資產(chǎn)。

一般來講，商業(yè)智能系統(tǒng)側(cè)重于結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)的價(jià)值提取，而內(nèi)容管理側(cè)重于企業(yè)內(nèi)部和外部非結(jié)構(gòu)化資源的戰(zhàn)略價(jià)值提取，就是要有效地管理企業(yè)內(nèi)部和外部的以各種形式存在的內(nèi)容資產(chǎn)。管理，既包括對文件、數(shù)據(jù)等的管理，也包括它們的獲取渠道、存儲方法、訪問和檢索方法等的管理。

就內(nèi)容管理的應(yīng)用來講，當(dāng)前，其難點(diǎn)和重點(diǎn)在于：有效的采集、管理、應(yīng)用各種非結(jié)構(gòu)化和半結(jié)構(gòu)化的資源，并且將它們與企業(yè)業(yè)務(wù)系統(tǒng)（如ERP、CRM等）中的各種結(jié)構(gòu)化信息集成起來。在建設(shè)內(nèi)容管理系統(tǒng)時，我們建議客戶采用下面的步驟：

一.確立內(nèi)容管理團(tuán)隊(duì)、策略和總體計(jì)劃

毫無疑問，人在內(nèi)容管理的諸多要素中是最重要的。所以，在建立內(nèi)容管理的戰(zhàn)略時，需要建立專門的項(xiàng)目小組來負(fù)責(zé)內(nèi)容管理項(xiàng)目的推進(jìn)，包括設(shè)計(jì)、實(shí)施、質(zhì)量監(jiān)控，人員應(yīng)該包括戰(zhàn)略部門、信息技術(shù)部門、業(yè)務(wù)部門等。還應(yīng)該包括企業(yè)的高層領(lǐng)導(dǎo)，以使得決策上更加有效和迅速。

另外，在這個階段，還要確立總體的項(xiàng)目計(jì)劃、實(shí)施策略、項(xiàng)目制度，以指導(dǎo)項(xiàng)目的進(jìn)行。

二.進(jìn)行內(nèi)容清點(diǎn)

在這個階段，要對企業(yè)中已經(jīng)存在的內(nèi)容資源進(jìn)行清點(diǎn)，確定企業(yè)內(nèi)容資源的價(jià)值、數(shù)量以及獲取這些內(nèi)容的難易程度。

我們可以從三個方面進(jìn)行內(nèi)容清點(diǎn)：

1、整理各種公開發(fā)布過的文檔，如研究報(bào)告、白皮書、銷售和市場報(bào)告以及其它各種材料。

2、確定各種未公開發(fā)布過的知識資源，包括掩埋在企業(yè)知識庫中的各種信息。

3、詳細(xì)清點(diǎn)企業(yè)從外界獲取的各種內(nèi)容，如從媒體、研究機(jī)構(gòu)、市場調(diào)查公司、咨詢公司那里獲取的各種資料，還包括從政府機(jī)構(gòu)、非盈利性組織、戰(zhàn)略伙伴以及客戶那里獲取的各種公開和非公開的資料。

通過內(nèi)容清點(diǎn)，可以對企業(yè)中的內(nèi)容資產(chǎn)有一個全面的把握，這是確定內(nèi)容管理系統(tǒng)中的內(nèi)容以及技術(shù)架構(gòu)的重要一環(huán)。

三.確定企業(yè)內(nèi)外部的內(nèi)容需求

在這個階段，我們要研究企業(yè)內(nèi)外對內(nèi)容的各種需求。我們要將業(yè)務(wù)與對內(nèi)容的需求結(jié)合起來，使業(yè)務(wù)可以得到更好的支撐，如內(nèi)容管理應(yīng)該向哪些部門傾斜，重點(diǎn)滿足哪些部門的需要，這些部門的業(yè)務(wù)現(xiàn)狀是什么樣的，在業(yè)務(wù)的每個關(guān)鍵點(diǎn)上需要什么樣的資源。

從企業(yè)內(nèi)部來說，從內(nèi)容管理中獲益較多的是高層管理者、銷售和市場部門、客戶服務(wù)和技術(shù)支持部門、人力資源部門、產(chǎn)品管理部門、研究與開發(fā)部門。

從企業(yè)外部來說，內(nèi)容管理應(yīng)該側(cè)重下面的一些對象，如潛在的和現(xiàn)存的客戶，現(xiàn)有的、潛在的機(jī)構(gòu)和個人投資者，能夠?qū)井a(chǎn)生影響的人士，如記者和行業(yè)分析人士等。

通過確定這些關(guān)鍵崗位、關(guān)鍵人員、關(guān)鍵業(yè)務(wù)點(diǎn)對于內(nèi)容的需求，我們就可以繪制出知識在企業(yè)業(yè)務(wù)中的一張歷程圖，清晰地描述內(nèi)容、業(yè)務(wù)、人員之間的關(guān)系。至此，我們就知道，在內(nèi)容管理系統(tǒng)中應(yīng)該有一些什么樣的內(nèi)容，這些內(nèi)容都有哪些用處。

四.確定策略，選定產(chǎn)品，制定實(shí)施計(jì)劃

如何才能滿足各部門和人員的內(nèi)容需求？

這需要從兩個方面入手。其一，內(nèi)容建設(shè)，這包括是否購買外部的內(nèi)容、怎樣將已有的內(nèi)容重新整理以滿足新的需求或者滿足不同人員的需求、怎樣進(jìn)行研發(fā)創(chuàng)新。其二，建設(shè)內(nèi)容管理的系統(tǒng)，并采取切實(shí)措施，確保應(yīng)用。

在這里，我們重點(diǎn)討論后一方面。首先，要確定內(nèi)容管理系統(tǒng)的建設(shè)策略。是自己建立內(nèi)容管理系統(tǒng)還是請專業(yè)咨詢公司去做，是依靠自己的IT人員來管理系統(tǒng)，還是將它外包出去，或者將兩者結(jié)合起來。

其次，要進(jìn)行產(chǎn)品和技術(shù)方案的選擇。是選擇傳統(tǒng)的內(nèi)容管理產(chǎn)品，如Interwoven、Broadvision、Vignette和Documentum等，還是采用一些傳統(tǒng)的數(shù)據(jù)庫和應(yīng)用產(chǎn)品，如Oracle、Sybase、IBM（收購Informix）等，還是采用國內(nèi)內(nèi)容管理廠商，如易寶北信、國信貝斯等。

技術(shù)路線確定后，我們就可根據(jù)產(chǎn)品特點(diǎn)、內(nèi)容管理的要求制定出系統(tǒng)的實(shí)施計(jì)劃，用以指導(dǎo)系統(tǒng)的建設(shè)。

五.建設(shè)內(nèi)容管理系統(tǒng)，確保內(nèi)容管理的成功應(yīng)用

為了確保內(nèi)容管理系統(tǒng)的成功實(shí)施，可以先選定1到3個部門進(jìn)行試點(diǎn)，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)后再全面推開。這樣，推廣的阻力會相對較小。而且，每個階段的實(shí)施后，都必須及時地進(jìn)行制度化，保證內(nèi)容管理可以得到有效的應(yīng)用。在試點(diǎn)結(jié)束后，就應(yīng)該加以總結(jié)，制定內(nèi)容管理的制度，譬如內(nèi)容的獲取方法，安全性保證制度，依據(jù)個人對于內(nèi)容貢獻(xiàn)程度制定激勵機(jī)制，指定每部分內(nèi)容的專門負(fù)責(zé)人等。

在這個階段，有兩個方面是我們難以回避的。

其一，多種內(nèi)容獲取渠道的集成。僅僅將內(nèi)容存儲好還是遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠的，用戶應(yīng)該能通過多種渠道、多種形式獲得所需的信息，而這些信息源。這些渠道包括：

1、公眾網(wǎng)站、公司的內(nèi)聯(lián)網(wǎng)、為員工和戰(zhàn)略伙伴準(zhǔn)備的企業(yè)外聯(lián)網(wǎng)

2、為購買商品和服務(wù)的人準(zhǔn)備的網(wǎng)上商店

3、集成的企業(yè)門戶，將內(nèi)部網(wǎng)、外部網(wǎng)和外聯(lián)網(wǎng)的內(nèi)容進(jìn)行整合和個性化

4、公告欄、新聞組和用戶組

5、共享的數(shù)據(jù)庫、文檔知識庫和協(xié)同的社區(qū)

6、電子郵件以及其它的電子傳遞手段

7、印刷的通訊、備忘錄、公司介紹等

其二，與其它系統(tǒng)進(jìn)行有效的集成。包括與、郵件系統(tǒng)、ERP、CRM等業(yè)務(wù)系統(tǒng)的集成。有時，與OA、郵件系統(tǒng)的集成會較容易實(shí)現(xiàn)。在與ERP、CRM等業(yè)務(wù)系統(tǒng)進(jìn)行時，會有不同層次的集成，業(yè)務(wù)系統(tǒng)中的靜態(tài)報(bào)表是比較容易提取到內(nèi)容管理系統(tǒng)中的，但是一些實(shí)時的數(shù)據(jù)集成就比較困難。因此，在做這類集成時，就必須綜合考慮需求的強(qiáng)烈程度、成本等諸多因素，按收益成本最大化的原則進(jìn)行集成。

在國內(nèi)，雖然內(nèi)容管理做得好的企業(yè)還不多見，但我們也注意到，關(guān)注、信息門戶、內(nèi)容管理等的企業(yè)越來越多，其中不少企業(yè)已經(jīng)正式立項(xiàng)，進(jìn)入建設(shè)期。在這樣一個時期，企業(yè)有必要了解和學(xué)習(xí)內(nèi)容管理建設(shè)的一般步驟和可能出現(xiàn)的問題，而內(nèi)容管理廠商和咨詢公司應(yīng)該更加貼近用戶的需求，進(jìn)行產(chǎn)品研發(fā)和實(shí)施策略設(shè)計(jì)，這樣我們才能將內(nèi)容管理落到實(shí)處。