歷時(shí)一年多的軟件開發(fā)項(xiàng)目終于快要結(jié)束了，對(duì)我來(lái)說(shuō)這意味著沒(méi)日沒(méi)夜瘋狂加班的苦日子要熬到頭了。開發(fā)組成員接二連三地相互表示祝賀，看到這種情況我一臉苦笑，快要看到勝利的曙光這話說(shuō)得早了點(diǎn)，還是想想該怎么對(duì)付黎明前的黑暗吧。如果把軟件開發(fā)項(xiàng)目比作一盤圍棋，項(xiàng)目收尾就是到了勝負(fù)關(guān)鍵的時(shí)刻，一不小心就有可能前功盡棄、滿盤皆輸。
充滿血淚的項(xiàng)目收尾
眾所周知，一個(gè)完整的軟件項(xiàng)目生命周期在RUP(RationalUnifiedProcess，統(tǒng)一軟件開發(fā)過(guò)程)方法中可以分為：初始需求分析、業(yè)務(wù)建模、設(shè)計(jì)階段、編碼和測(cè)試、交付部署與收尾階段等幾個(gè)過(guò)程。在初始階段項(xiàng)目發(fā)生風(fēng)險(xiǎn)損失是最小的，比如在這個(gè)階段如果突然資金來(lái)源斷了，以至于不能繼續(xù)進(jìn)行而不得不終止項(xiàng)目，那么這時(shí)候的損失只是需求分析階段的投入。但隨著項(xiàng)目進(jìn)展風(fēng)險(xiǎn)對(duì)項(xiàng)目的損失逐漸變大，快到收尾階段的時(shí)候如果發(fā)生重大風(fēng)險(xiǎn)將產(chǎn)生最大的項(xiàng)目損失，嚴(yán)重時(shí)可能會(huì)爛尾或收不到結(jié)算款，這對(duì)軟件開發(fā)項(xiàng)目來(lái)說(shuō)是最大的打擊。
但讓人非常遺憾的是,在軟件開發(fā)項(xiàng)目中項(xiàng)目收尾過(guò)程和工作往往不被大家重視。有時(shí)是因?yàn)轫?xiàng)目任務(wù)繁重，開發(fā)組為了按時(shí)完成任務(wù)正忙于埋頭趕工，或一大堆的問(wèn)題急需解決，有時(shí)是項(xiàng)目經(jīng)理干脆就把該項(xiàng)工作給忽略了。因此，在談到項(xiàng)目收尾時(shí)，可能大家都有一大段牢騷話要說(shuō)，其中的血淚史更是數(shù)不勝數(shù)。例如，誰(shuí)都可能經(jīng)歷過(guò)在項(xiàng)目"接近"結(jié)束的時(shí)候突然陷入困境的情況，以為已經(jīng)干完了"該干的事情"，但客戶卻不斷的提出新要求，結(jié)果拿起合同一看。天啊，不但在許多細(xì)節(jié)需求上丟三落四，而且還可能在重大需求上也存在著缺失，如果客戶一定要一項(xiàng)一項(xiàng)地對(duì)合同的話，項(xiàng)目根本就不可能驗(yàn)收通過(guò)。
準(zhǔn)確定義軟件開發(fā)項(xiàng)目收尾
項(xiàng)目收尾根據(jù)PMI(美國(guó)項(xiàng)目管理協(xié)會(huì))的概念，工作內(nèi)容包括：項(xiàng)目范圍重新確認(rèn)和質(zhì)量驗(yàn)收，就是說(shuō)項(xiàng)目驗(yàn)收前重新審核工作成果，檢驗(yàn)各項(xiàng)工作范圍是否完成，或者完成到何種程度。如果是外部開發(fā)項(xiàng)目還有費(fèi)用結(jié)算，例如對(duì)從項(xiàng)目開始到項(xiàng)目結(jié)束全過(guò)程所支付的全部費(fèi)用進(jìn)行核算，編制項(xiàng)目決算表的過(guò)程。最后，還有合同終結(jié)，例如整理并存檔各種合同文件。
簡(jiǎn)單的說(shuō)，軟件開發(fā)收尾一般分為合同收尾和管理收尾兩部分。合同收尾就是抓起合同，和客戶(無(wú)論是內(nèi)部客戶還是外部客戶)一項(xiàng)一項(xiàng)的核對(duì)，是否完成了合同所有的要求，是否可以把項(xiàng)目結(jié)束掉，也就是通常所說(shuō)的項(xiàng)目驗(yàn)收。管理收尾是說(shuō)把開發(fā)期間的所有項(xiàng)目文檔整理和歸檔的過(guò)程，例如收集需求分析文檔、編碼文檔、測(cè)試文檔、會(huì)議記錄，當(dāng)然還有階段性總結(jié)報(bào)告等。
(1)合同收尾
合同收尾就是了結(jié)開發(fā)合同并結(jié)清帳目，包括解決所有尚未了結(jié)的事項(xiàng)。合同收尾需要對(duì)整個(gè)項(xiàng)目開發(fā)過(guò)程進(jìn)行系統(tǒng)地審查，找出合同上簽訂的事項(xiàng)是否已經(jīng)完成任務(wù)。據(jù)經(jīng)驗(yàn)分析，軟件開發(fā)項(xiàng)目也象眾多的工程項(xiàng)目收尾一樣，合同收尾是最容易產(chǎn)生問(wèn)題的時(shí)候。就象經(jīng)常提到的8020理論，花了計(jì)劃的80%的時(shí)間以為完成了項(xiàng)目80%的工作，結(jié)果剩余的20%的收尾工作又要花80%的計(jì)劃時(shí)間來(lái)完成。
因此，合同收尾往往是軟件開發(fā)經(jīng)理最為頭痛的事情，理想的情況下既要使客戶和用戶對(duì)軟件滿意，又要使公司順利地收到項(xiàng)目資金，造就一個(gè)"雙贏"的局面。但實(shí)際中，軟件開發(fā)項(xiàng)目先天就有很多不確定因素，比如軟件功能需求人員在并不清楚項(xiàng)目的具體細(xì)節(jié)和難度的時(shí)候所許諾的事情根本就是一個(gè)泥潭，還有由于用戶需求不明確造成的不斷變更需求等?？荚嚧缶庉嬚?BR> (2)管理收尾
管理收尾是指對(duì)項(xiàng)目驗(yàn)收正式化而進(jìn)行的項(xiàng)目資料的移交和歸檔。具體包括開發(fā)記錄、功能需求對(duì)照表、測(cè)試記錄、項(xiàng)目階段性進(jìn)度報(bào)告等。因此，管理收尾做得是否好對(duì)降低項(xiàng)目失敗率有重大的意義，例如有什么地以改進(jìn)的建議，這類問(wèn)題進(jìn)行分析總結(jié)得越多，資料就越豐富，就越能預(yù)防項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)。同時(shí)，管理收尾也是收集、整理、保存項(xiàng)目記錄最好的時(shí)機(jī)。當(dāng)當(dāng)項(xiàng)目快要完成的時(shí)候，項(xiàng)目成員手頭都還保留有工作記錄，收集起來(lái)是非常容易的。時(shí)間久了，有些項(xiàng)目成員可能去了其它項(xiàng)目組，有些可能離職了，到那時(shí)去收集可能就晚了，有些記錄可能就永遠(yuǎn)也找不到了。
為什么項(xiàng)目收尾工作總是這么難?
一直以來(lái)有一個(gè)怪圈，項(xiàng)目似乎到達(dá)收尾階段很容易，但真正要把尾給收好了，到達(dá)一個(gè)可以完善的階段卻總是面臨一堆問(wèn)題，拖了又拖。我們經(jīng)常在軟件開發(fā)項(xiàng)目中不止一次聽到，許多項(xiàng)目在合同收尾的時(shí)候才出現(xiàn)了大的漏洞。
(1)沒(méi)有明確項(xiàng)目收尾負(fù)責(zé)人
我曾經(jīng)經(jīng)歷過(guò)的兩個(gè)項(xiàng)目，在收尾的時(shí)候都設(shè)置了項(xiàng)目收尾主管來(lái)專門負(fù)責(zé)收尾，項(xiàng)目收尾之難，可見(jiàn)一斑。因?yàn)槭瘴补ぷ鞯膹?fù)雜和千頭萬(wàn)緒，收尾如果沒(méi)有指定專人負(fù)責(zé)，就不能及時(shí)的把項(xiàng)目文檔整理、驗(yàn)收、歸檔等。而且沒(méi)有專人結(jié)合合同條款擬定收尾計(jì)劃也就不能保證能全面的解決了合同的要求?？偠灾绻麑?duì)項(xiàng)目收尾工作不重視，就會(huì)因?yàn)楹贤徊钌僭S事情沒(méi)有做好而不能驗(yàn)收通過(guò)，使到結(jié)算款收不到，這對(duì)軟件開發(fā)來(lái)說(shuō)可是一件大事情。
(2)開發(fā)計(jì)劃安排前松后緊
無(wú)數(shù)個(gè)項(xiàng)目我們?cè)谠缙陲@得"有條不紊"，前期時(shí)間安排寬裕，成員可以花大量時(shí)間不緊不慢地討論、寫文檔，而且許多管理收尾的工作如文檔應(yīng)該提前做好而事實(shí)上沒(méi)有做好，到了后期時(shí)間緊張時(shí)才發(fā)現(xiàn)沒(méi)有時(shí)間再做文檔資料整理了。由于后期時(shí)間緊張，結(jié)果為了趕工除了不斷加班還被迫刪減一些東西，或許采用"臨時(shí)"方案造成虎頭蛇尾，也許刪減是可行的，但"臨時(shí)"方案幾乎必然導(dǎo)致更大的人力浪費(fèi)和混亂。造成這種問(wèn)題就是因?yàn)榍捌诎才挪痪o湊，過(guò)度樂(lè)觀的假設(shè)，低估工作量，使到項(xiàng)目收尾時(shí)經(jīng)常發(fā)生丟三落四的事情。
(3)沒(méi)有制定規(guī)范的管理收尾制度
項(xiàng)目收尾是個(gè)瑣碎、重復(fù)的工作，所以必須要制定規(guī)范的收尾制度。項(xiàng)目收尾制度必須是嚴(yán)密無(wú)情的，這樣才能確保該收上來(lái)的信息、數(shù)據(jù)、文檔等能及時(shí)的收上來(lái)。管理收尾是項(xiàng)目經(jīng)理經(jīng)常忽略的過(guò)程，實(shí)際上如果在合同清理時(shí)找不到相關(guān)文檔，還是一樣要找項(xiàng)目經(jīng)理的茬。因此，項(xiàng)目收尾規(guī)范化是很關(guān)鍵的，這也是日后系統(tǒng)運(yùn)行維護(hù)的需要，不能總是依靠項(xiàng)目組成員的自覺(jué)性來(lái)保證。所以，從制度上保證不丟失重要的資料，保證管理收尾的各項(xiàng)活動(dòng)不得拖延到項(xiàng)目完成之后非常有必要。
成功項(xiàng)目收尾的步驟
項(xiàng)目負(fù)責(zé)人在項(xiàng)目快結(jié)束的時(shí)候，除了要做好合同收尾的一項(xiàng)一項(xiàng)對(duì)照檢查外，還需要重點(diǎn)關(guān)注以下的幾個(gè)收尾細(xì)節(jié)，為日后項(xiàng)目驗(yàn)收打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。否則會(huì)悔之莫及。
(1)專人負(fù)責(zé)、強(qiáng)調(diào)計(jì)劃
搞軟件開發(fā)的人都知道項(xiàng)目開始和收尾是最難干的，尤其是項(xiàng)目收尾。紛繁復(fù)雜是個(gè)擦屁股的辛苦活，加上臨近結(jié)束人心浮動(dòng),和客戶的關(guān)系也因?yàn)闋可娴阶詈蟮慕Y(jié)算，扯皮事兒特別多，矛盾日漸突出。在這種情況下，項(xiàng)目經(jīng)理的重視和對(duì)收尾工作的強(qiáng)力支持就顯得異常重要了，因此收尾必須指定專人負(fù)責(zé)。此人直接對(duì)項(xiàng)目經(jīng)理負(fù)責(zé)，再輔以熟悉項(xiàng)目情況的人員，組成一個(gè)精干的移交、驗(yàn)收、資料歸檔小組，進(jìn)行驗(yàn)收和歸檔為主的收尾工作。
同時(shí)，收尾要特別強(qiáng)調(diào)計(jì)劃。可由負(fù)責(zé)收尾的人根據(jù)實(shí)際情況結(jié)合合同條款擬定計(jì)劃，為保證計(jì)劃的執(zhí)行，最好要有一個(gè)例會(huì)制度，各方定期審查進(jìn)度，及時(shí)解決存在的問(wèn)題?？傊浞譁?zhǔn)備就是要有水到渠成的感覺(jué)，所有的問(wèn)題都要在驗(yàn)收前解決掉，真正到驗(yàn)收時(shí)只是個(gè)形式，簽字就行了。因此，一定要重視并做好項(xiàng)目收尾工作，千萬(wàn)不要把它當(dāng)作可有可無(wú)的事情。
(2)收尾階段需求變更的處理方法
當(dāng)項(xiàng)目要收尾了，用戶需求還在變?cè)趺崔k呢?如果任由用戶需求老是在變，項(xiàng)目驗(yàn)收就會(huì)遙遙無(wú)期。因此，要主動(dòng)取得用戶的理解，對(duì)其不甚合理的地方作出解釋，爭(zhēng)取談判和開發(fā)上的主動(dòng)性。不能一味的答應(yīng)用戶無(wú)理的需求，否則很有可能會(huì)陷入反復(fù)變更的泥潭而不得脫身，可以盡量與用戶溝通爭(zhēng)取把某些功能將放在下一個(gè)版本中去實(shí)現(xiàn)。
(3)公司領(lǐng)導(dǎo)大力支持,為順利收尾保駕護(hù)航
軟件項(xiàng)目收尾是一項(xiàng)復(fù)雜的工作，項(xiàng)目經(jīng)理是其中的關(guān)鍵人物。成功的軟件項(xiàng)目收尾應(yīng)當(dāng)是驗(yàn)收通過(guò)、資金順利回收、客戶關(guān)系保持良好的。因此收尾成功要求項(xiàng)目經(jīng)理機(jī)智地協(xié)調(diào)收尾工作中的人物的關(guān)系，但因?yàn)轫?xiàng)目開發(fā)活動(dòng)只是整個(gè)生態(tài)范圍環(huán)境中的一部分，許多對(duì)項(xiàng)目的影響因素不是為項(xiàng)目經(jīng)理所控制的。因此，在收尾工作如客戶款項(xiàng)收取、合同結(jié)束會(huì)談、客戶關(guān)系出現(xiàn)危機(jī)等許多場(chǎng)合下需要開發(fā)方公司高層領(lǐng)導(dǎo)的支持和參與，在一個(gè)公司領(lǐng)導(dǎo)很重視的環(huán)境下，收尾工作會(huì)是更為出色和順利。
(4)強(qiáng)調(diào)并建立管理收尾的制度化
最后一點(diǎn),是應(yīng)該建立制度化的管理收尾。一般建議管理收尾事先列一個(gè)項(xiàng)目記錄存檔清單，在項(xiàng)目每一個(gè)階段那些工作記錄需要收集、整理和保存，由誰(shuí)提供，什么時(shí)候提供，文檔記錄格式和要求等。并告知相關(guān)項(xiàng)目成員，除了完成項(xiàng)目工作以外，向項(xiàng)目經(jīng)理及時(shí)提供準(zhǔn)確的工作記錄也是一項(xiàng)非常重要的工作。只有做到這一點(diǎn)，才能為項(xiàng)目收尾真正畫上一個(gè)圓滿的句號(hào)。
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