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綜合管理：工程項(xiàng)目管理信息系統(tǒng)研究
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摘要:闡述了項(xiàng)目的建立過(guò)程,同時(shí)對(duì)項(xiàng)目管理信息系統(tǒng)進(jìn)行了總體描述。
關(guān)鍵詞:項(xiàng)目管理;信息系統(tǒng);
1在項(xiàng)目管理中,信息、信息流和信息處理各方面的總和稱為項(xiàng)目管理信息系統(tǒng)。管理信息系統(tǒng)是將各種管理職能和管理組織溝通起來(lái)并協(xié)調(diào)一致的神經(jīng)系統(tǒng)。建立管理信息系統(tǒng),并使其順利地運(yùn)行,是項(xiàng)目管理者的責(zé)任,也是完成項(xiàng)目管理任務(wù)的前提。項(xiàng)目管理信息系統(tǒng)有一般信息系統(tǒng)所具有的特性。
項(xiàng)目管理信息系統(tǒng)總體模式項(xiàng)目管理信息系統(tǒng)必須經(jīng)過(guò)專門的策劃和設(shè)計(jì),并在項(xiàng)目實(shí)施中控制它的運(yùn)行。
2 項(xiàng)目管理信息系統(tǒng)的建立過(guò)程信息系統(tǒng)是在項(xiàng)目組織模式、項(xiàng)目管理流程和項(xiàng)目實(shí)施流程的基礎(chǔ)上建立的,它們之間互相聯(lián)系又互相影響。項(xiàng)目管理信息系統(tǒng)的建立需要確定以下幾個(gè)基本問(wèn)題:
2.1 信息的需要項(xiàng)目管理者和各職能部門為了決策、計(jì)劃和控制需要哪些信息?以什么形式、何時(shí)、從何種渠道取得信息?上層系統(tǒng)和周邊組織在項(xiàng)目過(guò)程中需要什么信息?這是調(diào)查確定信息系統(tǒng)的輸出,不同層次的管理者對(duì)信息的內(nèi)容、精度、綜合性有不同的要求。
2.2 信息的收集和加工
(1)信息的收集在項(xiàng)目實(shí)施過(guò)程中,每天都要產(chǎn)生大量的原始資料,如記工單、領(lǐng)料單、任務(wù)單、圖紙、報(bào)告、指令、信件等。必須確定的是,由誰(shuí)負(fù)責(zé)這些原始數(shù)據(jù)的收集?這些資料、數(shù)據(jù)的內(nèi)容、結(jié)構(gòu)、準(zhǔn)確程度怎樣?由什么渠道獲得這些原始數(shù)據(jù)、資料?
(2)信息的加工這些原始資料面廣、量大,形式豐富多彩,必須經(jīng)過(guò)信息加工才能符合不同層次項(xiàng)目管理的要求。信息加工的概念很廣,包括:①一般的信息處理方法,如排序、分類、合并、插入、刪除等;②數(shù)學(xué)處理方法,如數(shù)學(xué)計(jì)算、數(shù)值分析、數(shù)理統(tǒng)計(jì)等;③邏輯判斷方法,包括評(píng)價(jià)原始資料的置信度、來(lái)源的可靠性、數(shù)值的準(zhǔn)確性,利用資料進(jìn)行項(xiàng)目診斷和風(fēng)險(xiǎn)分析等。
2.3 編制索引和存儲(chǔ)為了查詢、調(diào)用的方便,建立項(xiàng)目文檔系統(tǒng),將所有信息分類、編目。許多信息作為工程項(xiàng)目的歷史資料和實(shí)施情況的證明,必須被妥善保存,一般要保存到項(xiàng)目結(jié)束,有些則要作長(zhǎng)期保存。按不同的使用和存儲(chǔ)要求,數(shù)據(jù)和資料儲(chǔ)存于一定的信息載體上,要做到既安全可靠,又使用方便。
2.4 信息的使用和傳遞渠道信息的傳遞(流通)是信息系統(tǒng)活性和效率的表現(xiàn)。信息傳遞的特點(diǎn)是僅傳輸信息的內(nèi)容,而保持信息結(jié)構(gòu)不變。在項(xiàng)目管理中,要設(shè)計(jì)好信息的傳遞路徑,按不同的要求選擇快速的、誤差小的、成本低的傳輸方式。
3 項(xiàng)目管理信息系統(tǒng)總體描述項(xiàng)目管理信息系統(tǒng)是在項(xiàng)目管理組織、項(xiàng)目工作流程和項(xiàng)目管理工作流程基礎(chǔ)上設(shè)計(jì)的,并全面反映他們之中的信息和信息流。所以對(duì)項(xiàng)目管理組織、項(xiàng)目工作流程和項(xiàng)目管理流程的研究是建立管理信息系統(tǒng)的前提,而信息標(biāo)準(zhǔn)化、工作程序化、規(guī)范化是它的基礎(chǔ)。項(xiàng)目管理信息系統(tǒng)可以從以下幾個(gè)角度進(jìn)行總體描述。
3.1 項(xiàng)目參加者之間的信息流通項(xiàng)目的信息流就是信息在項(xiàng)目參加者之間的流通。在信息系統(tǒng)中,每個(gè)參加者為信息系統(tǒng)網(wǎng)絡(luò)上的一個(gè)節(jié)點(diǎn),它們都負(fù)責(zé)具體信息的收集(輸入)、傳遞(輸出)和信息處理工作。項(xiàng)目管理者要具體設(shè)計(jì)這些信息的內(nèi)容、結(jié)構(gòu)、傳遞時(shí)間、精確程度和其他要求。例如,在項(xiàng)目實(shí)施過(guò)程中:
(1)業(yè)主需要的信息①項(xiàng)目實(shí)施情況月報(bào),包括工程質(zhì)量、成本、進(jìn)度總報(bào);②項(xiàng)目成本和支出報(bào)表,一般按分部工程和承包商作成本和支出報(bào)表;③供審批用的各種設(shè)計(jì)方案、計(jì)劃、施工方案、施工圖紙、建筑模型等;④決策前所需要的專門信息、建議等;⑤各種法律、規(guī)定、規(guī)范,以及其他與項(xiàng)目實(shí)施有關(guān)的資料等。
(2)業(yè)主作出的信息①各種指令,如變更工程、修改設(shè)計(jì)、變更施工順序、選擇承包商等;②審批各種計(jì)劃、設(shè)計(jì)方案、施工方案等;③向董事會(huì)提交工程項(xiàng)目實(shí)施情況報(bào)告。
(3)項(xiàng)目經(jīng)理需要的信息①各項(xiàng)目管理職能人員的工作情況報(bào)表、匯報(bào)、報(bào)告、工程問(wèn)題請(qǐng)示;②業(yè)主的各種口頭指令和書面指令、各種批準(zhǔn)文件;③項(xiàng)目環(huán)境的各種信息;④工程各承包商、監(jiān)理人員的各種工程情況報(bào)告、匯報(bào)、工程問(wèn)題的請(qǐng)示。
(4)項(xiàng)目經(jīng)理作出的信息①向業(yè)主提交各種工程報(bào)表、報(bào)告;②向業(yè)主提出決策用的信息和建議;③向社會(huì)其他方面提交工程文件;④向項(xiàng)目管理職能人員和專業(yè)承包商下達(dá)各種指令,答復(fù)各種請(qǐng)示,落實(shí)項(xiàng)目計(jì)劃,協(xié)調(diào)各方面工作等。
3.2 項(xiàng)目管理職能之間的信息流通是一個(gè)非常復(fù)雜的系統(tǒng),它由許多子系統(tǒng)構(gòu)成,可以建立各個(gè)項(xiàng)目管理信息子系統(tǒng)。例如,成本管理信息系統(tǒng)、信息系統(tǒng)、信息系統(tǒng)、材料管理信息系統(tǒng)等。它們是為專門的職能工作服務(wù)的,用來(lái)解決專門信息的流通問(wèn)題,共同構(gòu)成項(xiàng)目管理信息系統(tǒng)。
3.3 項(xiàng)目實(shí)施過(guò)程的信息流通項(xiàng)目實(shí)施過(guò)程中的工作程序既可表示項(xiàng)目的工作流,又可以從一個(gè)側(cè)面表示項(xiàng)目的信息流。在項(xiàng)目管理信息系統(tǒng)中,應(yīng)設(shè)計(jì)在各工作階段的信息輸入、輸出和處理過(guò)程及信息的內(nèi)容、結(jié)構(gòu)、要求、負(fù)責(zé)人等。項(xiàng)目計(jì)劃階段的工作程序如圖4所示,可以看出,在圖中的每一環(huán)節(jié)上都需要信息,也會(huì)產(chǎn)生信息,這樣便構(gòu)成了項(xiàng)目計(jì)劃管理系統(tǒng)的信息流。工程項(xiàng)目計(jì)劃工作流程按照項(xiàng)目生命期過(guò)程,還可以劃分為可行性研究系統(tǒng)、計(jì)劃管理信息系統(tǒng)、實(shí)施控制信息系統(tǒng)等。
4 結(jié)語(yǔ)為提高水平,實(shí)現(xiàn)工程項(xiàng)目管理信息化,必須要利用計(jì)算機(jī)以及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目管理。通過(guò)收集、存儲(chǔ)和處理有關(guān)數(shù)據(jù),建立項(xiàng)目管理信息系統(tǒng),為項(xiàng)目管理人員提供信息,作為項(xiàng)目管理規(guī)劃、決策、控制和檢查的依據(jù),以保證項(xiàng)目管理工作順利實(shí)施?？荚嚧缶庉嬚?
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