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項目綜合管理：工程設(shè)計院應(yīng)用項目管理問題的研究
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通過對多個工程設(shè)計院項目管理的調(diào)查和規(guī)劃，提出了實施項目管理的基礎(chǔ)框架．給出了應(yīng)用信息技術(shù)和變革管理模式的問題及對策，最后對應(yīng)用過程中的一些問題和經(jīng)驗進行了探討。
近年來，項目管理越來越為企業(yè)的管理層所認識。項目管理在工程行業(yè)、航空航天、設(shè)計開發(fā)領(lǐng)域等許多方面得到廣泛的應(yīng)用。但是。由于項目管理是運用系統(tǒng)科學(xué)的原理對工程建設(shè)項目進行計劃、組織和控制的系統(tǒng)管理方法。是一項復(fù)雜的系統(tǒng)工程。因此在應(yīng)用中失敗的比例也非常高。本文將結(jié)合筆者在多個工程設(shè)計院的實踐對項目管理如何在我國的工程設(shè)計院得以應(yīng)用進行探討。
一、項目管理的基礎(chǔ)
項目管理是在一定資源如時間、資金、人力、設(shè)備、材料、能源動力等約束條件下。對一個有既定目標(質(zhì)量、投資、進度)要求的一次性任務(wù)進行計劃和控制的過程【l1。項目管理涉及到管理、人員素質(zhì)、組織形式、工具等多方面的問題，涉及信息學(xué)、運籌學(xué)、決策科學(xué)等多種學(xué)科知識的運用。它還要充分利用以電子信息技術(shù)為代表的多項高新技術(shù)來為最終全面實現(xiàn)項目目標而服務(wù)。實施項目管理的關(guān)鍵方面包括：
(1)設(shè)計院的經(jīng)營管理是以人為本員工的觀念和素質(zhì)，直接影響著管理模式的采用。實施項目管理更是如此。如果不經(jīng)過長期耐心的培訓(xùn)．員工特別是管理層的綜合素質(zhì)就很難提高。對很多新的關(guān)于項目管理觀念就不可能接受。這樣，實施項目管理就失去了主體的支持。也就談不上成功。
(2)高水平的管理需要高水平的技術(shù)支撐現(xiàn)代信息技術(shù)的發(fā)展給設(shè)計院管理帶來全方位的、革命性的影響。信息技術(shù)在現(xiàn)代中得到廣泛應(yīng)用，不僅起到了促進管理的作用，更創(chuàng)新了大量的管理方法。從而實現(xiàn)了沒有計算機時管理者想象不到的管理目標。項目管理也越來越傾向于依靠計算機技術(shù)手段來解決。諸如Focus、Convero等在克瓦納工程公司、三峽工程得到了成功應(yīng)用，取得了良好的效益。
(3)項目管理中蘊涵著的管理思想不更新管理思想，不改變管理體制和管理辦法。單純追求工具的完美和高標準的人員素質(zhì)是做不好項目管理的。無論是提高人員素質(zhì)，還是信息技術(shù)的運用。也都必須進行組織結(jié)構(gòu)和管理的變革。
(4)強調(diào)以流程為核心2O世紀9O年代以來。美國和西方許多國家開始興起企業(yè)流程再造~(BusinessProcessReengi．neefing,簡稱BRP)的熱潮，從根本上打破傳統(tǒng)職能分工理論的管理變革。為設(shè)計院實施項目管理帶來了新的挑戰(zhàn)和機遇。
管理模式、人員素質(zhì)以及對信息技術(shù)的使用這三者是相輔相成、缺一不可的。同時。還需要通過對項目生命周期的全面考慮，識別、提取對業(yè)務(wù)產(chǎn)生影響的關(guān)鍵流程，去除或者整合一些影響效率和非增值的流程。得到適合項目管理的組織結(jié)構(gòu)、方法和工具。此外，隨著項目管理的運行和實施，也會對管理模式、人員素質(zhì)以及對信息技術(shù)的使用提出新的需求，會促使它們做出新的改進甚至是變革。推行項目管理是一個長期的、持續(xù)改善的過程。管理模式可以通過借鑒國外先進經(jīng)驗、通過管理上的變革來得到改善。信息技術(shù)也可以通過更多的投入和策略性的使用得到提高．而人員素質(zhì)的提高不僅受到設(shè)計院本身情況的影響，而且需要員工不斷地學(xué)習(xí)和接受各種培訓(xùn)，同時還受全社會整體素質(zhì)的影響。本文主要討論管理模式和信息技術(shù)方面的問題。
二、管理模式及對策
項目管理離不開管理模式的再造其焦點在于要使工作與完成工作的人之間達到最優(yōu)的適應(yīng)狀態(tài)。在全球化、市場化和信息化三大時代大潮的背景下。組織環(huán)境一方面呈現(xiàn)出復(fù)雜多變的發(fā)展趨勢。另一方面又為組織對付這種趨勢提供了一定的技術(shù)工具。這使得管理組織創(chuàng)新呈現(xiàn)出追求網(wǎng)絡(luò)化、扁平化、柔性化的發(fā)展趨勢。
長期以來。設(shè)計院都是按照職能設(shè)立管理部門，按照管理幅度劃分管理層。形成了金字塔型的管理組織結(jié)構(gòu)。這種以勞動分工、科層結(jié)構(gòu)和職能主導(dǎo)為特征的設(shè)計院組織形式可用圖1描述。其特點①呈現(xiàn)出金字塔形狀，基層由技研、結(jié)構(gòu)、機電等組織和各種職能部門構(gòu)成。每個子組織內(nèi)部又有自己的層級機構(gòu)；②所有的下級組織都對上級管理者負責，各子組織和職能部門負責人對總經(jīng)理負責；③組織上下共同提供產(chǎn)品與服務(wù)。
這種金字塔狀的管理結(jié)構(gòu)越來越不適應(yīng)需要更多溝通交流、更快響應(yīng)速度的信息社會的要求，減少管理層次和管理職能部門已經(jīng)成為一種新的趨勢，取代這種固定層次結(jié)構(gòu)組織形式基層單位與職能部門以團隊形式，直接面向顧客需要的滿足這一經(jīng)營目標，提供高品質(zhì)的產(chǎn)品與服務(wù)。
我國大部分設(shè)計院目前采用的都是“職能主導(dǎo)”的組織形式．如果全盤打破現(xiàn)有模式，建立新的過程和新的項目運作系統(tǒng)，變革的幅度比較大，會遇到觀念的、歷史的、管理體制等許多方面的阻力，最終可能導(dǎo)致模式改變的失敗。我們認為，在我國更適宜采用漸進的模式，即先實施既有設(shè)計院體系之上的變革．較為平緩地去除既有過程中不具附加價值的活動、合理化現(xiàn)有的過程、將現(xiàn)有的設(shè)計院系統(tǒng)予以強化，以符合項目管理的需要。例如，可以把一個設(shè)計院的組織結(jié)構(gòu)分為兩個組成部分．一個部分是為了完成組織的一些經(jīng)常性任務(wù)而建立的組織結(jié)構(gòu)f改良的“職能主導(dǎo)”組織形式)，這部分組織結(jié)構(gòu)比較穩(wěn)定，是組織結(jié)構(gòu)的基本組成部分；另一部分是為了完成一些臨時性的任務(wù)而成立的項目組。是組織結(jié)構(gòu)的補充部分。
這也是組織結(jié)構(gòu)柔性化的一種表現(xiàn)形式。
三、信息技術(shù)的使用策略
項目管理將創(chuàng)造跨越功能部門界限和以職能為基礎(chǔ)的管理模式．此時需要一個具有整體特性和快速獲得信息資源的技術(shù)，將組織成員緊密結(jié)合在一起。而信息技術(shù)的運用正好能滿足這樣的需求，它不僅可以促進日常業(yè)務(wù)的順利進行，提高生產(chǎn)力及提高生產(chǎn)效率，而且能對信息有更好的控制、快速取得群體的智慧、獲得外界各類信息和資源，使得泱策的制定迅速且正確。因此，對成功項目管理來說，信息技術(shù)是強有力的支援和后盾[21。具體來說有以下幾點：①信息系統(tǒng)的使用有利于形成自上而下的領(lǐng)導(dǎo)和自下而上的變革，消除組織內(nèi)部的抗拒。項目管理的進行必須依賴項目經(jīng)理的權(quán)威領(lǐng)導(dǎo)，由他對整個過程負責，同時設(shè)計院領(lǐng)導(dǎo)者必須對項目經(jīng)理充分授權(quán)，這樣就會帶來管理層級的減少。因而只有將決策權(quán)更多地交給前線人員，設(shè)計單位才能掌握業(yè)主需求和設(shè)計變更，迅速響應(yīng)市場與業(yè)主需求。信息系統(tǒng)可以以加快信息傳遞的效率，它不僅可以使設(shè)計院過程內(nèi)部的溝通協(xié)調(diào)得以順利進行，而且能對項目過程有更好的控制，使工作進行得迅速而不混亂。②項目管理需要更多員工的協(xié)同工作．需要員工具有更多的專業(yè)知識。特別是對跨專業(yè)知識的了解。而信息系統(tǒng)的使用將有到發(fā)展和提高。通過計算機提圖3項目管理的協(xié)作框架供的協(xié)同工作能力，可以增加員工的反應(yīng)能力，使生產(chǎn)率得到提高，多人的交互也給了員工更多的創(chuàng)新意識，最終用戶的技能素質(zhì)得到提高；知識的共享、在線的培訓(xùn)也能進一步提高員工的素養(yǎng)，素養(yǎng)的提高帶來了生產(chǎn)率的提高和反應(yīng)能力的增強，反應(yīng)能力的增強帶來更多的創(chuàng)新機會。③實施項目管理很難確定項目的流程和工作方式，不可能經(jīng)常性地改變組織結(jié)構(gòu)。而信息系統(tǒng)可以幫助設(shè)計院確認流程、制定規(guī)劃計劃。
利用工作流系統(tǒng)。規(guī)劃實施人員可以在信息系統(tǒng)上建立運行模型．建立虛擬設(shè)計院，經(jīng)過該系統(tǒng)一段時間的運行和對工作流信息的監(jiān)控，規(guī)劃實施人員可以比較清楚地發(fā)現(xiàn)哪些環(huán)節(jié)是設(shè)計院的核心環(huán)節(jié)或重要環(huán)節(jié)。改善原有設(shè)計的不足，在花費較小的前提下感知項目管理對于解決設(shè)計院面臨的危機的可行性、得到再造成功概率大小的數(shù)據(jù)分析。
我國許多工程設(shè)計院現(xiàn)在都在使用數(shù)字工具來輔助基本的作業(yè)：財務(wù)管理、開立發(fā)票、制作設(shè)計圖紙等等，設(shè)計院對它們的使用大都僅僅將舊有流程自動化，并沒有涉及到設(shè)計院的業(yè)務(wù)實質(zhì)，沒有對設(shè)計院現(xiàn)有的工作重組。沒有對設(shè)計院進行任何改造，這些數(shù)字工具可以認為是一種替代員工勞動、提高生產(chǎn)效率的工具，但很難起到輔助項目管理的作用。大部分設(shè)計院缺乏一個具有整合特性的信息系統(tǒng)，缺乏一個能夠解決用戶具體需求、能夠使用戶在業(yè)務(wù)和管理環(huán)節(jié)上對系統(tǒng)達成共識的整體框架。因此，不僅需要避免信息系統(tǒng)改造帶來的只是組織的自動化，而非設(shè)計院流程和進一步改造。而且也要避免不符合實際的高屋建瓴。只有兩者兼顧，就可以克服導(dǎo)致改造工作失敗的因素。促使項目管理工作順利而圓滿的完成。
四、案例研究
實踐中，通過對某市政設(shè)計院、某石油研究中心開發(fā)設(shè)計院、某省交通設(shè)計院等多家工程設(shè)計單位的調(diào)查研究。發(fā)現(xiàn)這些工程設(shè)計單位雖然基本業(yè)務(wù)不盡相同．但是在進行項目管理改造時都會遇到一些大致相同的問題。
某石油研究中心開發(fā)設(shè)計院是一個擁有先進技術(shù)與設(shè)施的甲級設(shè)計院，幾百名設(shè)計人員不僅可以從事工程設(shè)計和專業(yè)開發(fā)的研究，而且可以從事生產(chǎn)建設(shè)管理的研究。該院由于長期與國外著名的專業(yè)公司和工程公司合作。在許多國際合作項目上很早就開始推行項目管理機制，但是由于受到職能分工的管理模式影響，項目管理實施不徹底．效果也總是不盡如人意，主要原因有如下幾點：①人員歸屬和部門權(quán)力分配的影響使得項目人員不能方便地流動和靈活使用，因而經(jīng)常出現(xiàn)某些項目人員閑置和某些項目人員緊缺的矛盾：②人員工作隨意性比較大，工作好壞主要依靠榜樣作用和個人工作態(tài)度，不能量化個人工作成績，因而缺乏對個人工作有效的跟蹤、監(jiān)控機制；③對項目按專業(yè)分割而不是按工作流程分割．
造成資料、信息提取困難，人員協(xié)作、流程協(xié)調(diào)不力；④工作量主要靠經(jīng)驗估計，項目結(jié)束后工時統(tǒng)計也不準確．對成本核算造成困難；⑤工作流程分解不夠細致經(jīng)常造成工作難以落實到人，對某些任務(wù)也因而出現(xiàn)相互推委、互相扯皮的現(xiàn)象；⑥雖然每個項目也有項目負責人(項目經(jīng)理)，但是人員的組織結(jié)構(gòu)決定其對部門負責，因此項目負責人對項目的管理缺乏足夠的權(quán)力；⑦各個部門的利益沖突使得管理很難從整體來統(tǒng)籌、規(guī)劃項目；⑧由于按專業(yè)的條塊分割，造成項目中管理人員(協(xié)調(diào)、行政等)比例過高，從而影響到項目的效益。
為此，在管理實施過程中，通過對國外先進模式的介紹、相似項目效益的橫比，站在輔助管理、推進改革的高度去推動高層對改進改革管理模式信息系統(tǒng)的決心。并獲得他們的一貫支持。通過同中層管理人員、業(yè)務(wù)人員的座談、培訓(xùn)．站在幫他們解決問題的出發(fā)點．使得他們有較高的工作熱情和較明確的任務(wù)方向，減少他們對變革的阻力；后期通過某個項目的成功運做的示范作用去增強他們對變革的信心和認同感。
在管理模式方面，考慮到該設(shè)計院組織結(jié)構(gòu)是相對穩(wěn)定的，通過建立項目管理部，通過矩陣方式來重新分配權(quán)力．建立項目廠組獨立的運作機制.把組織結(jié)構(gòu)可以看成是一個由部門、項目組、管理結(jié)構(gòu)組成的三維空間．各專業(yè)部室之間以及項目組的技術(shù)人員可以橫向和縱向調(diào)動，項目小組和負責人是臨時委任的。人員也是變動的，項目組成員可以是全職也可以是兼職，需要誰，誰就來，任務(wù)完成后就可以回到原有崗位或者其他項目組在信息系統(tǒng)的使用方面。
系統(tǒng)通過對該院IS09000文件的研究和用戶需求的獲取，抽象業(yè)務(wù)模型，結(jié)合管理模式的改造，經(jīng)過系統(tǒng)需求分析，建立先進穩(wěn)定的系統(tǒng)功能結(jié)構(gòu)。系統(tǒng)運用工作流軟件快速建立虛擬組織．
建立該院的知識庫．為該院系統(tǒng)提供實踐和研究基礎(chǔ)．
為該院的核心競爭力的提高探索道路；通過過程的管理．獲得過程數(shù)據(jù)，加強工程的監(jiān)督和對個人行為的約束：在文檔的管理方面，徹底改變該院文檔有存檔沒有有效使用的狀況。為相似項目的開發(fā)提供決策依據(jù)和工作參考：項目管理數(shù)據(jù)的收集與管理，為輔助決策、成本核算、個人考核打下基礎(chǔ)。
該院經(jīng)過1年多的項目管理實施改造，在沒有人員縮減，設(shè)計人員工作性質(zhì)沒有質(zhì)的變化的前提下．項目管理的實施達到甚至超過了開始時設(shè)定的目標．取得了不斷的鞏固與擴大的、良好的改革成果，具體如下：①主要設(shè)計環(huán)節(jié)減少了40％，相似項目的設(shè)計人員減少3O％；②專業(yè)間互提資料時間縮短38％，專業(yè)內(nèi)互提資料時間縮短14％；③項目工作量統(tǒng)計準確率提高，使得大部分項目可以得到度量；④加班減少了2O％．收益率增長17％。
實施項目管理，需要通過人員素質(zhì)的提高和全體人員認識的統(tǒng)一。將管理改革和戰(zhàn)略計劃結(jié)合起來，借助信息科技的力量強化管理、提高企業(yè)能力、促進改造。同時，推進過程中不能忽視設(shè)計院文化(或者說長期習(xí)慣)的作用，應(yīng)該保持設(shè)計院上下頻繁的溝通與信息反饋，樹立實施項目管理是一個長期的、持續(xù)改善過程的認識。
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