確保設(shè)備設(shè)施運(yùn)行正常

　　許多下榻過(guò)國(guó)外高星級(jí)酒店的國(guó)內(nèi)客人都有這樣的同感：國(guó)外酒店硬件不如國(guó)內(nèi)，但軟件比國(guó)內(nèi)強(qiáng)。國(guó)內(nèi)會(huì)議型酒店的設(shè)備設(shè)施與同等星級(jí)其他類(lèi)型的酒店相比，又有投資更大、功能更全、品質(zhì)更高的特點(diǎn)。所以，會(huì)議型酒店的硬件管理工作就顯得特別重要。

　　首先，從酒店籌建確定客房、餐飲、會(huì)場(chǎng)的規(guī)模格局起就得慎重，盡量要做到相互配套合理，且功能上盡可能齊全，切不可貪大求多或頭重腳輕，防止給日后經(jīng)營(yíng)造成不利；二是要在充分調(diào)研認(rèn)證的前提下，配置選購(gòu)相應(yīng)的設(shè)備設(shè)施。在廠家安裝調(diào)試時(shí)，酒店要派工程師全程跟蹤參與；三是要在開(kāi)業(yè)前選用責(zé)任心強(qiáng)、有相關(guān)專(zhuān)業(yè)技術(shù)的人員參加設(shè)備廠家舉辦的輔導(dǎo)培訓(xùn)，考核合格后再上崗；四是要制定各項(xiàng)操作規(guī)程，并定期反復(fù)培訓(xùn)，杜絕違規(guī)操作、設(shè)備損傷的現(xiàn)象發(fā)生；五是要督導(dǎo)員工在日常工作中養(yǎng)成能動(dòng)地解決小問(wèn)題的良好習(xí)慣；六是酒店要通過(guò)定期大修、日常保養(yǎng)達(dá)到延長(zhǎng)其使用壽命的效果。

　　擁有協(xié)作高效的員工團(tuán)隊(duì)

　　“養(yǎng)兵千日，用兵一時(shí)?！本频暝跁?huì)議接待高峰期，如何調(diào)兵遣將、指揮作戰(zhàn)并恰到好處，是會(huì)議接待工作中的首要環(huán)節(jié)。有時(shí)酒店即便擁有一批技能高超、業(yè)務(wù)嫻熟的頂級(jí)員工，也不一定就能打勝仗，因?yàn)橹挥胁秸{(diào)一致才能取得勝利。因此，酒店要注重營(yíng)造員工之間相互理解、相互協(xié)調(diào)、換位思考的良好氛圍。

　　員工之間、崗位之間、部門(mén)之間通力協(xié)作，無(wú)論客人提出多高的要求，員工們都能臨陣不亂，胸有成竹，頂?shù)米∫粫r(shí)超負(fù)荷的工作量，經(jīng)得住隨機(jī)應(yīng)變的考驗(yàn)甚至一時(shí)的饑渴，在忘我的工作中，不忘急酒店之所急，急客人之所急，發(fā)揮酒店整體戰(zhàn)斗力的作用。

　　實(shí)行靈活適度的彈性工作制

　　會(huì)議型酒店與其他類(lèi)型酒店相比，在客情均衡度上有著明顯的弊端：忙起來(lái)時(shí)，所有員工都得加班加點(diǎn)，甚至夜以繼日；閑起來(lái)前臺(tái)服務(wù)員按部就班、出勤不出工，幾乎都處于候客狀態(tài)。這給酒店的人力資源管理工作提出了既要節(jié)約又要保證接待的難題。

　　為了科學(xué)合理地使用人員，并使酒店經(jīng)營(yíng)盡可能處于相對(duì)的平衡狀態(tài)，會(huì)議型酒店可按周或按旬調(diào)節(jié)控制員工的累計(jì)工作小時(shí)數(shù)，即實(shí)行靈活適度的彈性工作制。這樣，即保證了員工的法定權(quán)益，又給酒店降低人力資源成本帶來(lái)了空間。各部門(mén)員工每月先按正常排班及輪休，每逢會(huì)期視情況決定啟用停休人員，同時(shí)有接待任務(wù)的當(dāng)班人員還需進(jìn)行適當(dāng)加班。一般會(huì)議的會(huì)期為3天，每次會(huì)議一結(jié)束，在一周內(nèi)陸續(xù)安排停休、加班的人員進(jìn)行補(bǔ)休。補(bǔ)休結(jié)束后，要充分利用空閑時(shí)間組織員工不斷進(jìn)行培訓(xùn)、操練。

　　當(dāng)然，會(huì)議型酒店也可以在提高硬件設(shè)施的利用率上做些文章，充分利用客房變動(dòng)成本低、多功能廳綜合性能強(qiáng)的優(yōu)勢(shì)，在無(wú)會(huì)議時(shí)大打散客特價(jià)房，利用多功能廳多辦喜慶宴會(huì)。這樣，能彌補(bǔ)客情不均衡的不足。

　　編制跟蹤計(jì)劃并協(xié)調(diào)執(zhí)行

　　會(huì)議型酒店會(huì)議服務(wù)的專(zhuān)業(yè)化程度，決定了酒店服務(wù)水準(zhǔn)及檔次，接待一個(gè)具體的會(huì)議，酒店該如何深入仔細(xì)地開(kāi)展會(huì)前、會(huì)中、會(huì)后的工作呢？首先，酒店在營(yíng)銷(xiāo)上要富有特色和創(chuàng)意，營(yíng)銷(xiāo)人員必須具備較高的職業(yè)素質(zhì)：精通雙語(yǔ)甚至多語(yǔ)、熟悉各部門(mén)營(yíng)業(yè)狀況、有豐富的談判經(jīng)驗(yàn)等：二是會(huì)議接待采取“誰(shuí)洽談?wù)l負(fù)責(zé)到底”的原則，不管是營(yíng)銷(xiāo)代表或營(yíng)銷(xiāo)經(jīng)理甚至營(yíng)銷(xiāo)總監(jiān)，會(huì)議的一般決策權(quán)歸會(huì)議負(fù)責(zé)人，由他說(shuō)了算。在接洽會(huì)議的全程中他可以代表酒店與客戶(hù)洽談溝通一切事務(wù)。如因會(huì)議的規(guī)模大或級(jí)別高，需要成立接待小組的，也同樣由他召集，聽(tīng)他統(tǒng)一指揮；三是會(huì)前主動(dòng)與客戶(hù)溝通聯(lián)系，盡早確切了解會(huì)議的大體規(guī)格和總體要求。對(duì)缺乏辦會(huì)經(jīng)驗(yàn)的客戶(hù)，會(huì)議負(fù)責(zé)人要酌情精心設(shè)計(jì)幾套方案，包括會(huì)場(chǎng)、用餐、議程編排等，供客戶(hù)參考選用，會(huì)議一旦確定，雙方必須簽訂合同；四是組織召開(kāi)會(huì)議主辦方負(fù)責(zé)人與酒店相關(guān)部門(mén)經(jīng)理的協(xié)調(diào)會(huì)，在一一確認(rèn)接待細(xì)節(jié)后編制出詳細(xì)周密的接待計(jì)劃；五是各部門(mén)在做準(zhǔn)備工作時(shí)，就應(yīng)確立“零差錯(cuò)”的目標(biāo)，一定要在細(xì)節(jié)上狠下工夫，瑣碎的事不能怕麻煩，要從方便客人著想，做細(xì)做透。部門(mén)內(nèi)各級(jí)管理人員對(duì)下屬的工作督查要得力、層層把關(guān)、精益求精；六是會(huì)議負(fù)責(zé)人在全程跟蹤時(shí)，要做到提前一一驗(yàn)證接待現(xiàn)場(chǎng)的準(zhǔn)備工作是否萬(wàn)無(wú)一失。為了提高客人的滿(mǎn)意度，會(huì)議負(fù)責(zé)人員必須24小時(shí)手機(jī)開(kāi)通，保持與客人熱線(xiàn)聯(lián)系，客人的變更需求和意見(jiàn)要及時(shí)反饋到有關(guān)部門(mén)。任何部門(mén)在獲取信息后都必須密切配合，設(shè)法在第一時(shí)間內(nèi)解決問(wèn)題或改進(jìn)不足，直至客人滿(mǎn)意為止；七是每個(gè)會(huì)議結(jié)束后，會(huì)議負(fù)責(zé)人都要主動(dòng)征求客人的意見(jiàn)，分析存在不足的原因，以便日后糾正預(yù)防。