作為在職場待了多年的老江湖，其實(shí)我一直都在期待有一篇這樣類似的文章，可以教人輕松掌握寫一封看起來很專業(yè)的郵件。

        對任何員工來說，寫專業(yè)的郵件都是一種公司禮節(jié)。這不僅體現(xiàn)了自我的職業(yè)修養(yǎng)程度，也是代表你公司的形象。尤其對那些在求職路上的年輕人、或者剛進(jìn)職場的新人來說，以更加專業(yè)的面貌應(yīng)對郵件往來顯得格外重要。

        今天我列了以下幾個小小的意見，希望能對剛?cè)肷鐣男氯擞兴鶐椭?/p>

        技巧1：郵件的送出何謂To(發(fā)送給)，何謂CC(抄送)，何謂BCC(密送)

        我發(fā)現(xiàn)很多人搞不清楚誰是要對話的對象，他們的郵件常常To很多人，結(jié)果郵件沒人回應(yīng)，還有甚至因?yàn)椴蛔⒁膺@些抄送用法而導(dǎo)致部門、同事、主管之間產(chǎn)生紛爭。

        (1)To的人

        淺顯易懂是你所溝通的對象，但是除了這個已經(jīng)明確的人之外，還能To的人是直接關(guān)聯(lián)的人，或是跟這件事有緊密聯(lián)系的人，還可能是你上下游任務(wù)接口的人。

        (2)CC的人

        CC的是希望讓他知道這事，但是跟他并無直接責(zé)任關(guān)系的人，通常對方會是你的直屬領(lǐng)導(dǎo)，或者是你To的人的直屬領(lǐng)導(dǎo)，也有可能是橫跨部門、但是不跟此任務(wù)直接相關(guān)的人，卻是希望他知曉的對象。

        (3)BCC的人

        BCC就是想要讓特定的他知道、但是又不想讓郵件內(nèi)相關(guān)人員知曉。這個使用要小心，因?yàn)槲矣H身經(jīng)歷過被BCC的人沒仔細(xì)看回了郵件……這是令人尷尬的事，所以除非有特殊原因建議使用Forward(轉(zhuǎn)發(fā))。

        注意事項：

        (1)很多人喜歡使用群組來發(fā)郵件，我個人認(rèn)為除非你很清楚群組內(nèi)的每一個人，不然建議少用群組發(fā)送，這樣就能避免一些基層員工收到無關(guān)郵件的情況。

        (2)盡量不要把你要To的同事的直屬主管放在ToList，因?yàn)檫@樣就意謂你跟對方是平等，以及你意圖這件事直接要對方主管執(zhí)行甚至是負(fù)責(zé)。故除非真有特殊原因，不然請放CC。

        技巧2：郵件標(biāo)題

        郵件的標(biāo)題需要一目了然。建議按照【主旨】+【敘述】的格式來撰寫。比如：【新聞稿】輕松掌握寫郵件要旨。這里，【新聞稿】是主旨部分，輕松掌握……則是比較詳細(xì)的敘述。

        (1)標(biāo)題的主旨

        方便看郵件的人一目了然地知道這是哪一方面的郵件，并且負(fù)責(zé)相關(guān)業(yè)務(wù)的人立即知曉從而會閱讀郵件。

        方便搜索。許多人郵箱里都躺著上千封郵件，所以當(dāng)你想要找特定內(nèi)容的郵件時，你會發(fā)現(xiàn)你能利用主旨的關(guān)鍵詞將相關(guān)郵件全部篩選出來，郵件列表非常清晰。這對于主管級的人真是一個超好用的小功能。

        (2)標(biāo)題的敘述

        建議標(biāo)題的敘述部分，不要超過10個中文字，因?yàn)樽謹(jǐn)?shù)多，反而不會有人看或是抓不住重點(diǎn)。簡潔的敘述是使郵件看上去很專業(yè)的一個要領(lǐng)。

        技巧3：郵件的正文

        (1)收件人

        在英文中我們會常用Dear、Hi或者Hello當(dāng)作開頭，不過在中文，目前似乎?？匆姷木褪悄衬抽L官或是某某你好這樣的敬稱，因?yàn)闆]有敬語很容易會產(chǎn)生命令口吻或是平等地位等誤會。所以收件人稱謂要很注意。

        如果可以，請一定明確收件人，盡量不要用All來取代。收件人明確了，這樣才能確保對方能回復(fù)并且執(zhí)行。如果郵件內(nèi)是超過1個人來負(fù)責(zé)不同任務(wù)，那么請分段寫，這樣更清晰。

        (2)主要內(nèi)容

        郵件的主要目的是要讓對方快速掌握需要執(zhí)行的內(nèi)容，所以需要保證以下兩條：

        郵件正文內(nèi)容不要超過800字。如果800字都無法說清楚，請直接溝通，確定雙方都達(dá)到共識后再發(fā)郵件。

        如果需要傳遞的內(nèi)容比較復(fù)雜，建議提供附件。其他的輔助說明，提供網(wǎng)絡(luò)鏈接。

        郵件內(nèi)容如果能條列說明是最好，這能讓看郵件的人快速領(lǐng)會。

        (3)注意小細(xì)節(jié)

        我常常發(fā)現(xiàn)很多人喜歡轉(zhuǎn)發(fā)郵件給直屬領(lǐng)導(dǎo)或是附上附件卻不加說明。我個人覺得這是很不專業(yè)的表現(xiàn)。如果郵件轉(zhuǎn)發(fā),請?zhí)崃修D(zhuǎn)發(fā)內(nèi)容的重點(diǎn);如果是附件,，也需要簡單說明這個附件并且提供此附件的重點(diǎn)。

        有時候所提供的附件很大。因?yàn)楝F(xiàn)在很多人已經(jīng)習(xí)慣在手機(jī)上看郵件，故有個小建議當(dāng)附件郵件過大，建議將附件單獨(dú)提供給所需要的人?；蚴窃卩]件上說明如果需要，單獨(dú)索取，尤其郵件ToCC人員很多的時候特別注意這一點(diǎn)。

        我有時候會發(fā)現(xiàn)有些人喜歡把郵件的內(nèi)容標(biāo)注為不同大小的字體、不同的顏色，甚至還使用粗體細(xì)體斜體的字型。我個人覺得這樣會讓郵件看起來亂七八糟，所以建議一封郵件不要超過2種不同的視覺形式變化。

        技巧4：結(jié)尾署名

        署名對于對外聯(lián)系人員其實(shí)非常重要，因?yàn)樗鴤€人信息，比如名字、職稱、部門、電話、郵箱/IM(即時通訊)、公司網(wǎng)址等等?，F(xiàn)在很多人還會加上個人二維碼。

        署名也是代表公司身份，所以不要加上太多有個人色彩的內(nèi)容及敘述。

        以上四點(diǎn)是我總結(jié)的關(guān)于如何寫出一封專業(yè)的郵件的4個速成溝通技巧，供大家學(xué)習(xí)交流。因?yàn)閮H為個人觀點(diǎn)，相信還存在很多疏漏，也請職場的牛人有更多補(bǔ)充。